الوصف الوظيفي أو الـ Job Description يظنه البعض أنها من الكماليات أو الترف الإداري – إن صح التعبير – فلا تجد العديد من اصحاب المناصب الادارية العليا يهتم بوجوده داخل منظمته ربما لعدم تخيل الفوائد الحقيقية!
سأحاول في هذا الموضوع تسليط الضوء على فائدة وجود الأوصاف الوظيفية داخل المنظمة، وأهميته ….
اهمية الاوصاف الوظيفية
للوصف الوظيفي أهمية كبيرة سواءً للعاملين أو أصحاب العمل، فجميع الموظفين يرغبون في معرفة ما المتوقع منهم في المناصب التي يتعينوا عليها وكيف سيتم تقييم أدائهم لاحقاً،
كما أن – من جهة أخرى – أرباب العمل يودون أيضاً معرفة المهام التفصيلية لكل وظيفة لتقييم أهمية الوظيفية التي سيتم البحث عن موظفين لشغرها أو في حال تفكيرهم بإقالة من يشغرها.
يمكن القول أن استخدامات الوصف الوظيفي يساعد في :
- وضع عوامل لقياس الاداء الوظيفي
- تكوين تصور واضح لكل موظف عن المهام والمسؤوليات الملقاة على عاتقه
- إظهار الحدود الوظيفية والصلاحيات لكل منصب
- تسهيل عملية التوظيف والاستقطاب لموظفي الموارد البشرية
- تحديد المهارات والمعارف الواجب تنميتها لدى الموظفين
- توضيح التسلسل الهرمي للوظيفي وتحديد المسار الوظيفي
- بناء الصلاحيات ورسم حدود الاعتماد عند تطبيق النظام التقني
بنود الوصف الوظيفي
للأوصاف الوظيفية محددات لا يجب أن تُغفل، منها: 
- ترويسة الوصف
وتشمل تاريخ اعداده و رمزه واسم الوظيفة والادارة والمرؤوسين وغيرها.. - الهدف من الوظيفة
ويشمل الهدف العام للوظيفة - المهام الوظيفية
ويُذكر المهام التفصيلية التي يتوجب ان يقوم بها الموظف بشكل دوري - المواصفات الى يجب توافرها في الموظف
كالمؤهلات الأكاديمية والخبرات المطلوبة - المعارف والمهارات الرئيسية التي تحتاجها الوظيفة
المتطلبات الاساسية لبناء أوصاف وظيفية واضحة ومتكاملة،
يوصى بشدة ان تكون العناصر أدناه جاهزة قبل البدء في اعداد الاوصاف الوظيفية:
- العمليات على مستوى المنظمة High-level Business Process
- هيكل تنظيمي Organizational Chart واضح للإدارات والوظائف موضحا بها اهداف كل ادارة (انظر موضوع الهياكل التنظيمية http://www.monzerosama.com/?p=786 )
- الخطة الاستراتيجية Strategic Plan
- الوصف الوظيفي الحالي إن وجد
أخيرا لا يُنصح ان تقوم الشركة عبر أحد إداراتها بتصميم الوصف الوظيفي الخاص بها دون إشراك مستشار إداري خارجي، ذلك لأن المستشار الإداري يبني هذه الاوصاف بناء على اسس علمية بعد تحليل دقيق للمنظمة عبر عقد ورشات عمل مشتركة مستحضرا خبرات سابقة لمنظمات شبيهة مستخدما أفضل الممارسات في ذلك
مقال رائع
موضوع ممتاز.. بارك الله فيك.. من واقع ممارسة عملية قرابة ٢٠ عاما في ادارة الموارد البشرية والبناء التنظيمي.. فإن وصف الوظائف هو الركن الأساسي وبدونه لا يعرف الموظف ما بتوقع منه expectations وبالتالي.. فإن إدارة الأداء وتقييم الأداء السنوي بعنمدان اساسا على الوظيفة التي تم وصفها بدقة وتحديد specific job description الذي يؤطر لعدم تداخل او تضارب او تعارض الصلاحيات والمسؤولبات بل انه اساس رسم المسار الوظيفي واداة لعملية التعاقب الوظيفي والاحلال المخطط وبالتالي تتميز الشركة بببئة عمل مستقرة
شكرا لمرورك أخ عبد المنعم