كمدير مشروع, أو مدير شركة أو مدير لأي كادرٍ بشري, تحتاج الى عقد اجتماعات طارئة و دورية تتابع فيها ما تم وما سيتم مستقبلاً. و حتى تضمن النجاح والفعالية لاجتماعاتك لا بد لك من بعض الأساليب الإدارية لضبطها كي لا تتحول الى مجرد “سوالف” أو ثرثرة لا يفهم المجتمعون فحواها, وقد يُستغل هذا
الاجتماع من بعض الحاضرين في استعراض عضلاته لإبراز حنكته في اكتشاف الأخطاء أو تحوير مسار الموضوع الأساسي وطرح الأفكار التي قد تكون أحياناً جيدة وبَنّاءة, لكن تكتشف بعد فترة أن كل هذا الكلام كان أصبح سراباً ولم يُنفذ شيء على أرض الواقع!
يتوقف نجاحك بشكل كبير على التحضير المسبق لاجتماعك, وليكون اجتماعك فعالاً اسأل نفسك – قبل أن تبدأ – ما يلي:
- هل تحتاج فعلاً الى الاجتماع؟ هل هنالك حاجة مُلِحة الى أن تجمع الناس أم أنك تود فقط وضع المجتمعين بصورة ” أنا موجود ” ؟
- ما طبيعة الحديث المناسبة أثناء الاجتماع؟
هل لديك معلومة تود إيصالها ومناقشتها؟ أم إنك تود إيصال قرار معين؟, أم أنك تريد أن توصل معلومة لتبيع صفقة معينة؟, هل اجتماعك بهدف الحصول على استشارة؟ أم أنك تريد الوصول الى رأي جماعي؟
كل اجتماع يجب أن يكون له طبيعة ولهجة في الحوار, فأنت حينما تجتمع مع عميل لتبيع منتج معين لا شك ستكون لغة الحوار مختلفة فيما لو كنت مجتمعاً مع موظفك لتملي عليه تعليماتك. - ما هي أهدافك من الاجتماع؟
- ما هو المضمون الذي تود أن تجتمع بشأنه؟ وما قيمته؟
- ما الذي توده من المشاركون أن يفكروا أو يعملوا أو يقولوه بالنتيجة؟
- هل هنالك قرار معين يجب أن يتُخذ؟
- منْ منَ المشاركين يجب أن يحضر؟ هل تعرف خلفياتهم وتوقعاتهم؟
- كيف سيكون تأثيرهم على الاجتماع وما القيم التي سيضفونها على اجتماعك؟
- ما هي القضايا التي قد تُطرح من قبلهم؟
- ما هي خلفياتهم السابقة وخبرتهم حول الموضوع الذي ستطرحه؟
- ما هي الأفكار التي تود مناقشتها في اجتماعك؟
- هل أرسلت أجندة اجتماعك للحضور مسبقاً؟ (من سيتكلم عن ماذا وما الوقت المحدد لذلك؟)
- ما هي الأفكار التي يمكن أن تطرحها لتساعد المجتمعين للتركيز على الموضوع الذي تريده؟
- ما هو ترتيبها؟
- ما هي الاحصائيات أو الحقائق التي تساعدك أو تدعم فكرتك؟
(مثال:”يظهر تقرير مبيعات الشهر الماضي تدني في الأرباح مما يستوجب علينا دراسة الأسعار مجدداً)
- في نهاية الاجتماع.. كيف سيتم اتخاذ القرار ؟
هل سيكون المدراء التنفيذيين هم صناع القرار؟ أم أن القرار بناءً على أغلبية المصوتين؟ أم أنه سيُتخذ بناءً على مجموعة من القواعد و المعايير ؟ - كيف سيتم توثيق الاجتماع؟
- من الذي سيكتب محضر الاجتماع؟ وما المعلومات التي سيوثقها؟
- من الذي سيستخدم هذا المحضر ومتى سيحتاجه؟
وضعت لك نموذجاً عن محضر اجتماع بالعربية والإنجليزية يمكنك تحميله من هنــــــا
- أخيراً … ماذا بعد الاجتماع؟
- ما هي الخطوة التالية؟
- هل هنالك أي التزامات\مهام تم وضعها؟ وهل أسندت هذه الى أصحابها ووضع وقت محدد لاستحقاقها؟
- كيف يجب لبقية المجتمعين أن يبقوا على إطلاع بالمتطورات؟ (هل سيتم الاجتماع مرة أخرى أم عبر البريد مثلا… )
جميل جداً.
حقيقه الأمر توقعت من رأس الموضوع وعنوانه ان أجد فى المقال حلول للمشاكل التى اعانى منها عند إداره إجتماع لكن الخلاصه التى وصلت اليها ان المقال هو خطه ارشاديه للتجهيز وعمل إجتماع لكن ماكنت ابحث عنه ولم اجده هو كيفيه إداره الإجتماع بنجاح بعد عمل التجهيزات والترتيبات المذكورة بالمقال (ترتيب الجلوس ، وقف الثرثار ، إقناع المعارض ، إغراء المنافس ، نبرات الصوت ، التهديد ،الرد على المشكك ،…….. والكثير من وسائل إداره الحوار فى الإجتماع التى بعضها يأتى بالتدريب والتعلم وبعضها فطرى . جزاكم الله خيرا
السلام عليكم
شيء جميل سيد منذز وقد سررت كثيراً بالتعرف عليك وعلى هذه المدونة الجميلة وأتمنى لك دوام التوفيق والنجاح باذنه تعالى وأن تزودنا دائماً بكل جديد والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
حياك الله أخي بلال, أخي مازن , أبو حبيبة تشرفت بمروركم الكريم
السلام عليكم
وددت أن أضيف بعض النقاط على الموضوع فأقول
أعتقد أن من العوامل المساعدة على إنجاح أي اجتماع:
1- الاستعانة بالله والتوكل عليه فيما سيتم الاجتماع لأجله
2- اختيار توقيت الاجتماع المناسب لاستحضار تركيز الجميع.. وأقصد بذلك توقيت بدء الاجتماع ومدة انعقاده..
3- تهيئة مكان الاجتماع بما يناسبه من جو مريح وإمكانيات وأدوات مطلوبة، من الجيد أن يكون هناك بروجكتور وأدوات قرطاسية ومشروبات ساخنة.
4- الأشخاص الذين قد نحتاجهم لجزئية بسيطة في الاجتماع لا يشترط أن يحضروا اجتماعاً كاملاً.. فيتم الاستعانة بهم عند الحاجة أو الانتهاء من جزئياتهم مبكراً لعدم تعطيلهم، أو يمكن التواصل معهم عن بعد عن طريق الهاتف أو الانترنت.
5- التقنية الحديثة وفرت علينا الكثير فيمكن الاجتماع عن طريق الهاتف ( Call Conference)أو عن طريق برامج المحادثة مثل ٍSKYPE وخلافها.. وذلك توفيراً لوقت وجهد الحضور.
6- التركيز على محاور الاجتماع وعدم إضاعة الوقت في نقاشات فرعية.
7- محاولة استبعاد أي مؤثرات مزعجة أو مقاطعات خارجية (جوال.. صديق.. الخ).
8- تعيين شخص مسئول لتنسيق الاجتماعات وتوثيقها.
9- بعد الاجتماع: توزيع محضر الاجتماع على جميع الحضور مع تحديد المهام المطلوبة من كل شخص وتاريخ استحقاقها، ومتابعتهم باستمرار
10- استخدم العروض التقديمية والمرئية، فهي تساعد على التركيز وجذب الانتباه.
11- استخدم برامج العصف الذهني فهي أكثر توثيقاً وتثبيتاً للمعلومات ولا تغفل أي فكرة أو اقتراح مهما صغر فقد يكون مؤثر ونافع.
12- ترتيب أولويات النقاش وعدم بدء مناقشة أي نقطة قبل الانتهاء مما سبقها.. حتى لا تضطر إلى إضاعة الوقت مرة أخرى في استحضار مجريات النقاش حولها.
هذا والله تعالى أعلم، وصلى الله على نبينا محمد وعلى آله وصحبه وسلم.
إضافة غنية ومفيدة, أخي ياسر ….
شكرا لمرورك
مدونة رائعة نتمنى منك متل هده المواضيع المفيدة
هناك طرق فعالة لإدارة الاجتماعات لو تطرق إليها الكاتب لكان أفضل..
أكثر فعالية في أقل وقت
وهذه التساؤلات المطروحة سجية أي اجتماع حاصل.
ويشكر على نموذج المحضر.
جزاك الله خيرا على نشر العلم النافع.. من اجمل واقوى المدونات التي مررت بها