تعريف الإجراء:
ببساطة هي مجموعة من العمليات (Process) الضرورية لإنجاز عمل معين .
تبرز أهمية الإجراءات في إدارة الأعمال التشغيلية للشركات, مثل إجراءات عمليات البيع وإخراج البضائع من المستودعات, أو إجراءات توزيع رواتب الموظفين وغيرها الكثير.
مع وجود الحاجة لأتمتة المعلومات في عصرنا الحالي، أصبح لا غنى عن إعادة هندسة إجراءات العمل، التي تٌعنى بكيفية سير الإجراءات الإدارية في المنشأة، وذلك لتجنب ما قد يحدث من أخطاء عند الانتقال إلى بيئة عمل إلكترونية.
يتوجب على كل شركة تطمح الى العمل بشكل قياسي ومُنظم أن يكون لديها إجراءات عمل مكتوبة وموزعة بين أفراد الشركة.
الفائدة من توثيق إجراءات للعمل؟
- وضع طرق منظمة وقياسية يتم العمل عليها في المنشأة أو الشركة تُعلم لدى الجميع.
- تقليل الجهود الإدارية في متابعة الأعمال وبالتالي تقليل التكلفة.
- القدرة على أتمتة العملية بأحدى برامج الـ ERP أو برامج الـ Workflow وغيرها.
- إضافة الى سهولة تدريب الموظفين الجدد على كيفية العمل.
- سهولة تحديد الخلل الإداري في مسار العملية.
كما أسلفت في البداية أن إجراء العمل Business Procedure يتكون من مجموعة من العمليات Business Process , هذه العمليات قد تكون من داخل القسم الواحدة (قسم المبيعات مثلا), أو تتوزع بين عدة أقسام .
لو أخذنا إجراء طباعة رواتب الموظفين على سبيل المثال (اضغط على الصورة لتكبيرها) ستجد في تفاصيل عملياته أن قسم الموارد البشرية والإدارة العامة وقسم الحسابات مرتبطين بهذا الإجراء وكل واحدٍ له عملية Process محددة .
بالنظر الى شكل عملية طباعة الرواتب ستلاحظ أن أغلب العمليات متركزة على قسم الحسابات, والمفروض أن يكون للموارد البشرية دورٌ أكبر مما هو عليه.
رسم العمليات يساعدك على توزيع المهام بين الأقسام المسئولة بشكل صحيح
هنالك العديد من الوظائف في الشركة مشتركون في إتمام سير العمليات عموماً وتنقسم أدوراهم الى:
- مالك العملية Process Owner:
وهو الشخص الذي يضع الخطوط العريضة للعملية ويوزع مسؤولياتها على الموظفين, وبالتالي فإنه يتحمل مسؤولية نتائج العملية ويعمل على تسهيل سيرها وتغطية ثغراتها, وله مطلق الصلاحية بتعديلها بحسب المصلحة العامة.
عادة تكون هذه المهمة لدى الطبقة الوسطى من المدراء الوسطاء Middle Managers . - خبير العملية Process Expert:
وهو الشخص الخبير بعناصر وخط سير العملية لكن لا صلاحية له بالتعديل عليها وعادة ما تُلقى على عاتق المشرفين Supervisor داخل الشركات . - منفذ العملية Process Worker:
وهو الشخص أو الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ العملية End User .
أهمية تحسين العمليات :
عند تطبيقك لنظام ERP أو أيٍ من أنظمة إدارة المعلومات و تجاهل تحسين العمليات أو عدم إعادة هندستها فإن الناتج عن تطبيق هذا النظام يكاد أن يكون معدوماً! والسبب أنك لم تسخر التقنية في تحليل البيانات وتقليل نسبة الخطأ وبمعنى آخر : جعلت العمل على الكمبيوتر بدلاً من أن يكون على الورق !.
الشكل التالي يبين مقارنة بين الإجراءات القديمة ما قبل تطبيق نظام ERP وما بعده!
كما ترى, كان الإجراء معقد ويحتوي على عمليات كثيرة ومكلفة وبقيت كذلك على الرغم من تطبيق أنظمة التكنولوجيا بسبب عدم تحسين العملية.
كيف ومتى تُحسَّن العمليات؟
سأوجل هذا الموضوع الى التدوينة التالية, بعد اسبوع إن شاء الله.
تحديث يوم 15\07\2010 , تم نشر الموضوع بعنوان تحسين إجراءات العمل Business Process Enhancement
موضوع شيق ومهم ، وقد رأيت تعقيدات لا معنى لها في الإتصالات بين الأعضاء في العديد من الشركات . وعادة ما يطلب صاحب المنشأة منا كرجال التقنية بأن نقوم بتأسيس هيكلة مناسبة لمسارات العمل !!
سلمت يمينك ، وبانتظار الموضوع التالي
صدقت أخي محمد وما أكثر التعقيدات في الإجراءات الحكومية التي للأسف بلادنا ضعيفة جدا في مراقبة عملياتها.
شكرا لمرورك
السلام عليكم ورحمه الله وبركاته
اشكركم جزيل الشكر على هذا المقال المتميز والذي نعاني منه بشكل كبير
الرجاء من الاخ منذر اسامه التواصل معي اذا امكن
وشكرا
خالد \ دبي \ الامارات العربيه المتحده
اشكرك على هذا الموضوع و اتمنى ان يكون هناك اسقاط للموضوع على بيئات العمل المختلفة التى تقوم بأنشطة مختلفة فمثلا تطبيق الموضوع يختلف من شركة تسويق إلى مقاولات إلى جهات حكومية تقدم خدمات و غيرها فماذا يميز إجراءات كل منها و كيف يكون العمل على تبسيطهامختلف من بيئة لأخرى
بارك الله في جهدك
شكرا على جهودكم حاب اسائل هل الآجراءهو اسلوب وطريقة جداول اجراء بارك الله فيكم
أهلا فهد, يا ريت توضح سؤالك أكثر
مجهود رائع لتوضيح أخطاء مزمنة فى الدول النامية والله ولى التوفيق
السيد اسامه
اشكرك على هذه المواضيع المهمة والمفيده وخاصة للذين يعملون في هذا المجال
وظيفتي هي كتابة واعداد اجراءات العمل والسياسات والانظمة الخاصة بالشركة التي انتمي اليها Business process improvment
سؤالي هو : هل يوجد دورات تدريبية بنفس هذا الاختصاص ؟ وهل شهاداتها معتمده من قبل جهات مختصة مثل شهادات PMP
انا موجود بمدينة الرياض – المملكة العربية السعودية
وشكرا
أهلا بك أخي وسيم, وشكرا على مرورك
نعم هنالك شهادات أمريكية معتمدة في هذا المجال ومنها Quality Process Analyst Certification – CQPA
لمزيد من التفاصيل عنها وكيفية التقديم, راجع الرابط التالي http://prdweb.asq.org/certification/control/quality-process-analyst/index
هنالك كورس تدريبي على الانترنت يمكنك الحصول عليه من هذا الرابط
http://asq.org/training/certified-quality-process-analyst-certification-preparation_CQPAASQ.html
بالتوفيق
مشكور أ. أسامة دوما مواضيعك مميزة ومفيدة
يعطيك العافية استاذ منذر
اود اعرف اسماء برامج تساعدك في رسم العمليات.
بوركت
أهلا بك أخي سمير
هنالك برامج كثيرة من أشهرها Microsoft Visio
السلام عليكم جميعا … شكرا اخ اسامة وحقيقة موضوعك مميز انا من السعودية الرياض وحصلت علي وظيفة محلل اعمال في الفترة الاخيرة يا شباب وحاولت ادرس دورة CBAP واكتشفت انو في النهاية انو شروط الدورة انو تكون عندك خبرة 5 سنوات في نفس المجال طيب انا لو عندي خبرة خمسة سنوات ليش جاي ادرس الانسان بدرس بعد كدا بيشتغل المهم يا شباب الان المطلوب منكم كالاتي :
1/ اريد اتواصل مع اشخاص محللين اعمال لتبادر الخبرات
2/ دلوني علي دورة تحليل اعمال للمبتدرئين مع العلم اني خبرة في تحليل النظم والبرمجة 8 سنوات
وشكرااااااا
هذا رقم جوالي للتواصل :
00966561983600
أهلا أخ أحمد
للأسف لا اعرف أشخاص معتمدين في ال CBAP
ارجوا ان يتواصل معك من لديه خبرة بذلك …. او ابحث في Linkedin عن هذه الخبرات
بالتوفيق