كمدير مشروع, أو مدير شركة أو مدير لأي كادرٍ بشري, تحتاج الى عقد اجتماعات طارئة و دورية تتابع فيها ما تم وما سيتم مستقبلاً. و حتى تضمن النجاح والفعالية لاجتماعاتك لا بد لك من بعض الأساليب الإدارية لضبطها كي لا تتحول الى مجرد “سوالف” أو ثرثرة لا يفهم المجتمعون فحواها, وقد يُستغل هذا
يتوقف نجاحك بشكل كبير على التحضير المسبق لاجتماعك, وليكون اجتماعك فعالاً اسأل نفسك – قبل أن تبدأ – ما يلي:
- هل تحتاج فعلاً الى الاجتماع؟ هل هنالك حاجة مُلِحة الى أن تجمع الناس أم أنك تود فقط وضع المجتمعين بصورة ” أنا موجود ” ؟
- ما طبيعة الحديث المناسبة أثناء الاجتماع؟
هل لديك معلومة تود إيصالها ومناقشتها؟ أم إنك تود إيصال قرار معين؟, أم أنك تريد أن توصل معلومة لتبيع صفقة معينة؟, هل اجتماعك بهدف الحصول على استشارة؟ أم أنك تريد الوصول الى رأي جماعي؟
كل اجتماع يجب أن يكون له طبيعة ولهجة في الحوار, فأنت حينما تجتمع مع عميل لتبيع منتج معين لا شك ستكون لغة الحوار مختلفة فيما لو كنت مجتمعاً مع موظفك لتملي عليه تعليماتك. - ما هي أهدافك من الاجتماع؟
- ما هو المضمون الذي تود أن تجتمع بشأنه؟ وما قيمته؟
- ما الذي توده من المشاركون أن يفكروا أو يعملوا أو يقولوه بالنتيجة؟
- هل هنالك قرار معين يجب أن يتُخذ؟
- منْ منَ المشاركين يجب أن يحضر؟ هل تعرف خلفياتهم وتوقعاتهم؟
- كيف سيكون تأثيرهم على الاجتماع وما القيم التي سيضفونها على اجتماعك؟
- ما هي القضايا التي قد تُطرح من قبلهم؟
- ما هي خلفياتهم السابقة وخبرتهم حول الموضوع الذي ستطرحه؟
- ما هي الأفكار التي تود مناقشتها في اجتماعك؟
- هل أرسلت أجندة اجتماعك للحضور مسبقاً؟ (من سيتكلم عن ماذا وما الوقت المحدد لذلك؟)
- ما هي الأفكار التي يمكن أن تطرحها لتساعد المجتمعين للتركيز على الموضوع الذي تريده؟
- ما هو ترتيبها؟
- ما هي الاحصائيات أو الحقائق التي تساعدك أو تدعم فكرتك؟
(مثال:”يظهر تقرير مبيعات الشهر الماضي تدني في الأرباح مما يستوجب علينا دراسة الأسعار مجدداً)
- في نهاية الاجتماع.. كيف سيتم اتخاذ القرار ؟
هل سيكون المدراء التنفيذيين هم صناع القرار؟ أم أن القرار بناءً على أغلبية المصوتين؟ أم أنه سيُتخذ بناءً على مجموعة من القواعد و المعايير ؟ - كيف سيتم توثيق الاجتماع؟
- من الذي سيكتب محضر الاجتماع؟ وما المعلومات التي سيوثقها؟
- من الذي سيستخدم هذا المحضر ومتى سيحتاجه؟
وضعت لك نموذجاً عن محضر اجتماع بالعربية والإنجليزية يمكنك تحميله من هنــــــا
- أخيراً … ماذا بعد الاجتماع؟
- ما هي الخطوة التالية؟
- هل هنالك أي التزامات\مهام تم وضعها؟ وهل أسندت هذه الى أصحابها ووضع وقت محدد لاستحقاقها؟
- كيف يجب لبقية المجتمعين أن يبقوا على إطلاع بالمتطورات؟ (هل سيتم الاجتماع مرة أخرى أم عبر البريد مثلا… )