هل تعلم أن أسلوب الهيكل التنظيمي في شركتك له دور إداري كبير في نموها؟
هل تعلم أن أحد أسباب طول المهام وتعقيد الإجراءات وبُطئ سير المعاملات ينتج أحياناً بسبب وضع هيكل إداري غير مناسب؟
عادة ما يتم بناء الهيكل التنظيمي للشركات بحسب حجم وطبيعة واستيراتيجية العمل و يؤخذ بعين الاعتبار المتغيرات المؤثرة في الشركة.
هنالك العديد من نماذج الهياكل التنظيمية سأسرد منها الأكثر تداولاً مروراً بمساوئ ومحاسن كل هيكل إداري.
1– نموذج الهيكل الوظيفي (Functunal Structure):
وهو النموذج المشهور والمعمول به في أغلب الشركات, ففيه يتم تجميع كل تخصص وظيفي في إدارة واحدة فيكون هناك إدارة مالية واحدة و إدارة مشتريات واحدة و إدارة صيانة واحدة ..الخ, وكل ادارة يندرج تحتها التفرعات المطلوبة.
وهو النموذج المشهور والمعمول به في أغلب الشركات, ففيه يتم تجميع كل تخصص وظيفي في إدارة واحدة فيكون هناك إدارة مالية واحدة و إدارة مشتريات واحدة و إدارة صيانة واحدة ..الخ, وكل ادارة يندرج تحتها التفرعات المطلوبة.
مثال عن الهيكل الوظيفي
|
محاسن استخدام الهيكل الوظيفي |
العيوب
|
الوضع الأمثل لاستخدامه |
| 1- اقتصادي
2- المتخصصين يكونون على اتصال دائم وفعال 3- يقلل الازدواجية ويمنح التركيز 4- أريح للموظف 5- يتيح تبادل خبرات جيدة بين الموظفين 6- يساعد على تحقيق الأهداف الوظيفية. |
1- قليل المرونة
2- علاقات ركيكة بين التخصصات المختلفة والموظفين لا يدركون ما بالتخصصات الأخرى
3- عملية اتخاذ القرار بطيئة
4- طول الهرم الوظيفي
5- مستويات إدارية كثيرة
6- مركزية في اتخاذ القرارات وهي محصورة لدى جهات معينة بالشركة
7- المركزية تجعل القرارات بطيئة لكن الرقابة أشد
|
1- عندما يكون طبيعة العمل بسيطة ومتكررة
2- عندما يكون هنالك خطوط عمل قليلة لدى الشركة Business lines
|
2- الهيكل القطاعي(Divisional Structure) :
وفيه يتم تجميع العاملين المختصين بمنتج معين أو خدمة معينة في قطاع واحد, مثلاً لو شركة كبيرة لديها قطاع المقاولات و قطاع الاستثمار, وقطاع تجاري, سيتبع القطاع المقاولات جميع خدماته – تقريباً- من مالية و صيانة و تقنية ومشتريات وغيرها , وقطاع الاستثمار سيتبعه جميع خدماته من مالية, وصيانة … وهكذا ..
وفيه يتم تجميع العاملين المختصين بمنتج معين أو خدمة معينة في قطاع واحد, مثلاً لو شركة كبيرة لديها قطاع المقاولات و قطاع الاستثمار, وقطاع تجاري, سيتبع القطاع المقاولات جميع خدماته – تقريباً- من مالية و صيانة و تقنية ومشتريات وغيرها , وقطاع الاستثمار سيتبعه جميع خدماته من مالية, وصيانة … وهكذا ..
ويمكن أيضا تقسيم هذا الهيكل بحسب الموقع الجغرافي, كأن يكون للشركة فروع في دول عديدة و تحت كل دولة يتبعها هيكلها الخاص من مرافق خدمية وربحية.
لاحظ أنه مع استخدام هذا النظام فإنه قد يتم أحيانا الإبقاء على بعض الإدارات مركزية مثل إدارة الموارد البشرية.
مثال عن الهيكل القطاعي
|
خصائص استخدام الهيكل القطاعي |
عيوبه |
الوضع الأمثل لاستخدامه |
|
1- مرونة واضحة
2- سرعة في اتخاذ القرارات
3-يعزز عملية الابتكار لدى العاملين
4- يرسخ مفهوم اللامركزية, أي ان كل طبقة مدراء لديهم صلاحية كبيرة كالتحكم بالمصاريف بحسب ميزانيته كما يشاء
5- اللامركزية تجعل القرارات سريعة لكن الرقابة أقل
6- يودي الى رضا العميل لأنه سيتعامل مع دائرة واحدة والتنسيق يكون عالي بين الموظفين
|
1- قد يتم الإبقاء على بعض الإدارات مركزية مثل إدارة الموارد البشرية
2- يلغي الاختصاص المتعمق لدى الموظف ويبعده عن التفاصيل التقنية
3- يؤدي الى ضعف التنسيق بين بقية القطاعات
|
1-عندما تكون متغيرات السوق سريعة جدا
2-عند عدم تفرغ كامل للإدارة العليا
3- عند الاحتياج للمرونة والمرونة عامل أساسي إذا كانت الاستراتيجية تركز على التميز و تشجع الإبداع
4- الشركات الكبيرة التي لديها منتجات عديدة ومتشعبة
|
3- الهيكل المصفوفي (Matrix Structure ):
وفيه يتم تقسيم العاملين حسب الوظائف في هيكل وظائفي و كذلك يتم اختيار مسئول عن كل نشاط بحيث يكون أيضا مديرا للعاملين في وظائف مختلفة و في هذه الحالة سيكون للموظف رئيسين مثال :
وفيه يتم تقسيم العاملين حسب الوظائف في هيكل وظائفي و كذلك يتم اختيار مسئول عن كل نشاط بحيث يكون أيضا مديرا للعاملين في وظائف مختلفة و في هذه الحالة سيكون للموظف رئيسين مثال :
|
محاسن استخدام الهيكل المصفوفي |
عيوبه |
الوضع الأمثل لاستخدامه |
|
يجمع الكثير من مميزات كلا من التنظيم الوظائفي و القطاعي
|
1- قد يكون للموظف رئيسان
2- صعوبة تنظيم العمل بالنسبة للعاملين الذين يتبعون رئيسين
|
1-في الشركات الكبيرة التي تعمل في أكثر من منطقة في العالم
2- أو إذا كان لدى الشركة خطوط عمل مختلفة
|
نقطة مهمة
إن تعدد المستويات الإشرافية الرأسية بدون داعي (كأن يكون هناك وظيفة مدير عام أول وتحته مدير عام وتحته مدير أول وتحته مدير وتحت المدير مشرف أول وتحت المشرف الأول مشرف … الخ ) سيؤدي الى طول خط السلطة وبالتالي تتعقد الإجراءات ويزيد الوقت و الجهد والتكلفة, ولذا يفضل للشركات المتوسطة الاكتفاء بثلاث مستويات كلما أمكن لممارسة الأنشطة التفصيلية بحيث:
– يتولى المستوى الأول رسم السياسة وإعداد الخطة وإجراء الدراسات
– ويمارس المستوى الثاني البرمجة والتنسيق والإشراف والمتابعة
– ويقوم المستوى الثالث بالتنفيذ الفعلي.
جدول مقارنة (ملخص) يبين أنواع الهياكل التنظيمية (لدقة أعلى اضغط على الصورة)
