تحدثنا في الموضوع السابق عن تعريف إجراءات العمل Business Procedures واليوم أفرد هذه التدوينة لشرح كيفية تحسين العمليات.
عادة ما تكون عمليات التحسين والمتابعة مستمرة على صعيد العملية أو على صعيد الإجراء بشكلٍ عام , ويتم مراجعتها كل ستة أشهر أو عند تطبيق تكنولوجيا جديدة,أو إعادة تنظيم المؤسسة, أو تغيير الظروف الاقتصادية والاجتماعية أو عند تغيير الأنظمة والتشريعات الحكومية .
مثال :
لو كانت أحد عمليات إجراء ” إصدار أمر شراء PO ” لمنتج معين في شركة ما تتطلب :
- عملية توقيع من إدارة المستودعات يفيد بعدم توفر المواد في مستودعات الشركة .
- عملية توقيع من الشؤون المالية للتأكد من عدم تجاوز الميزانية المحددة.
- عملية تعميد من شؤون المحاسبة من وجود رصيد كافي بالبنك لإخراج شيك للمورد.
عند تطبيق نظام ERP بشكل صحيح لم يعد هنالك أي مبرر لتلك العمليات السابقة, لأن النظام يقوم بعرضها أمامك وسيحكمك بأن لا تتجاوزها تلك السياسات.
عند تحسينك لإجراءٍ معين ينبغى أن تأخذ بعين الاعتبار ما يلي:
- محاولة تقليل الوقت :
وقت تنفيذ الإجراء هو مجموع وقت الموظف + وقت العميل ,فحاول التقليل من وقت العملية دون المساس بجودة مخرجات الإجراء أو فتح ثغرات فيه. - الخبرة والتدريب:
وذلك بتدريب المعنيين على تنفيذ الإجراءات بالشكل الصحيح وإكسابهم خبرة كافية في هذا المجال وتزويدهم بمراجع ورسومات يلجئوا إليها عند اللزوم .أؤكد على التدريب حتى على الخطوات البسيطة في الإجراءات. - تحليل العمل:
لوضع إجراء جديد قم أولاً بتعريف المنتج النهائي أي أرسم مخرجاته , ثم اكتب العمليات والمستندات اللازمة للوصول الى المنتج النهائي,
إذا كانت العمليات كثيرة قَسِّم المنتج النهائي الى منتجات مرحلية تكون متكاملة مع بعضها حتى تصل الى المنتج النهائي, ثم قم بإسناد العمليات بين الأقسام المعنية بتنفيذ كل عملية (كما في الشكل السابق ). - فكر قبل توزيع المهمة :
وهذه من أكثر الأخطاء التي يقع بها الكثيرون, ففي إجراء طباعة الرواتب ستلاحظ أن كثير من المهام التي يفترض أن تقوم بها الموارد البشرية يقوم بها قسم الحسابات ! وهذا يستدعي الى إعادة توزيع المهام بين الأقسام كلاً بحسب اختصاصه.
أيضاً احرص أن تُنجز أكثر من عملية لدى الشخص نفسه إن تسنى لك ذلك وذلك اختصاراً للوقت. - تبسيط الإجراءات:
تبسيط الإجراء يؤدي الى سهولة تطبيقه ويختصر الوقت اللازم لإنجازه, ولتبسيط الإجراءات احرص على :- تقليل العمليات داخل الإجراء
فتخلص –مثلاً- من كثرة التواقيع التي لا فائدة حقيقة من وجودها , أيضاً لا تفصل بين العمليات الإدارية والمالية وتجعل لكل منها إجراء منفصل!, رتب مكان العمل لتسهيل التمرير الداخلي للمعاملات (أي أعد تخطيط مكان عملك ) . - تقليل المستندات
فكثرة المستندات ليست شرطاً في زيادة التوثيق, ولا دعي لطلب مستندات موجوداً أصلا في الملف أو مدخلة في الكمبيوتر وأنت تعلم أنه لم يطرأ عليها تعديل . - تقليل الوقت
استخدم برامج حاسوبية تُسرع من استرجاع المعلومات وتقلل الأعمال اليدوية, استخدم التقنيات التي تسرع إدخال المعلومة مثل البطاقات الالكترونية, البصمة والباركود , وإذا كان هنالك حاجة للنماذج الورقية , وفر نماذج جاهزة . - تقليل الاحتكاك مع الجمهور \ العملاء
كأن تجعل الموظف يتعامل مع موظف واحد فقط , مع محاولة الاستفادة من خدمات الإنترنت والفاكس وبقية وسائل الاتصال والرد الآلي.
- تقليل العمليات داخل الإجراء
هنالك بعض البرامج لمساعدتك في رسم إجراءات العمل منها:
السلام عليكم
يعطيك العافية اخي اسامة
اشكرك على المدونة المفيدة واتمنى لك التوفيق
عندي استفسار
اعمل في شركة تصنيع مفروشات وانا موكل باعداد اجراءات عمل لكل الاقسام واعداد هيكل تنظيمي
برايك ما هي الخطوات الاساسية لاعداد خطة العمل للبدء بعملية التطوير وهل يوجد عندك امثلة لاجراءات عملية وهل بامكانك ان تدلني على مراجع في هذا الخصوص
شكرا لتعاونك
وعليكم السلام, أهلا أخي عثمان ومرحبا بك
اعذرني على تأخري في الإجابة, كوني على سفر,
هذا الرابط يحتوي على بعض المعلومات التي تفيدك http://www.google.co.uk/search?hl=ar&pwst=1&rlz=1C1GGGE_arSA459SA459&sa=X&ei=L4vbTsu0Kor28gOqid3VCA&ved=0CBUQvwUoAQ&q=how+to+create+business+process&spell=1&biw=1366&bih=600
و هنالك إجراءات جاهزة وضعهتا جمعية زمزم الخيرية على موقعها الالكتروني:
http://www.zmzm.org/MedicalDepart/Products/ProductDetails.aspx?Sec=35
جازاك الله خيرا ياأخي أسامة على هذه المعلومات القيمة والإفادة أطال الله بعمرك مع وافر الصحة والعافيةوالحفظ من كل مكرون والمزيد من الازدهار والتقدم آمين يارب
أرجو لو تكرمت إفادتي عن كيفية تسهيل وتطوير عمل الأرشيف والسكرتارية حيث اني اعمل سكرتيرة إدارة الجريدة الرسمية + جميع اعمال الارشيف والطباعة ومتابعة الرسائل الالكترونية وأتعامل في خدمة المتعاملين لإجراءات النشر والاشتراكات وشراء أعداد ومجلدات في جهة حكومية بدولة الامارات ولك جزيل الشكر والتقدير والعرفات بالجميل والدعوات من القلب..
أهلا بك أخت هدى وشكرا على مرورك الكريم
أعتقد الموضوع أكبر من أن يُشرح في تعليق أو بريد لكن أقترح عليك أن تبدأي بـ
– بسرد المهام المسؤولة عنها
– قومي بتوزيع أولوية المهام وأهميتها وكل مهمة أعطيها رقم من 1 الى 10 بحسب الأهميلة
– إبدأي بالمهام ذات الأولية القصوى والعاجلة, واسردي العمليات التي تحتاجينها لتنفيذ هذه المهة مع ذكر الأشخاص المرتبطين بهذه العمليات, ويفضل رسم شكل العملية على Visio
– تأكدي من أن جميع العمليات يقوم بها أصحابها, يعني مثلا قد تكتشفي أحيانا بعد رسم خريطة العملية أن بعض عمليات قسم الموارد البشرية يقوم بها المحاسبة وهكذا … هنا عليكي إعادة توزيع العمليات بشكلها الصحيح.
– حاولي أن تبحثي عن برامج وتقنيات يمكن أن تساعدك في العمل وتقلل عليكي الوقت والتكلفة
رمضان كريم كل عام وانتم بخير
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أخي الفاضل أسامة حفظك الله يارب من كل سوء
أولاً : نهنئك بقدوم شهر رمضان المبارك وكل عام وسيادتك بخير
ويعود عليك يارب بصحة وسعادة وعمر مديد ….إن شاء الله…
وأتقدم بجزيل الشكر والتقدير والامتنان على المدونة المفيدة والإفادات الجليلة وتعاونك ومعروفك لنا يارب يديمك لنا ويطول بعمرك ويرزقك الصحة والعافية والحظ الجزيل والرزق الوفير ويحفظك من كل ضرر ويهبك المزيد من علمه وتمنياتي ودعواتي لك بالإستمرارية والمزيد من التقدم والازدهار يارب آمين آمين آمين …
اختكم – هدى (هداية بالفيس بوك)
السلام عليكم
أخي الفاضل واخيرا وجدت من لديه خبره في مجالbussines Process أنا اعمل في هذا المجال من فترة ولكن مقدار معرفتي اكتسبته بالخبره واحتاج لدراسه او قراه مفيده عن هذا الموضوع أرجو اخباري عن اسماء كتب او مراجع او كورسات في هذا المجال.
بارك الله فيك وجعله في ميزان أعمالك
وعليكم السلام ورحمة الله
أهلا أخت ريما, أنصحك بهذا الكتاب: http://www.amazon.com/Workflow-Handbook-Spotlight-Business-Intelligence/dp/0981987052
أفادكم الله يا اخى الكريم