تقرير التدفق النقدي للمشروع Project Cash flow Report من التقارير المهمة جدا لكل مدير مشروع أو محاسب أو حتى ممول المشروع! يُجيب هذا التقرير عن أسئلة مثل: ” متى يحتاج المشروع للنقود ليستمر العمل دون تأخير؟” ويجيب أيضاً عن التساؤل عن كيفية توزيع الدفعات بينك وبين العميل مثلاً وغيرها…
باختصار يوضح هذا التقرير احتياجك لتدفق الأموال الى مشروعك عبر الزمن كم تحتاج من النقود ومتى . يمكن تصميم التقرير بأن يظهر الدفعات المطلوبة بشكل اسبوعي أو شهري أو حتى سنوي.
في برنامج Microsoft Project 2019 والنسخ التي قبله يمكنك استخراج هذا التقرير بسهولة شريطة أن تكون مدخلاتك صحيحة! المدخلات يُقصد بها على سبيل المثال لا الحصر: إدخال تعيين الموارد على المهام ، وإدخال تكلفة الموظفين، تكلفة الموردين، تكلفة المواد التي تستخدمها في المشروع، التكاليف الإضافية وغيرها ….
جميع هذه التكاليف يجب أن تُحصر وتُعرَّف وتُسند بشكل جيد في المشروع على مستوى كل مهمة وليس تعيين موار وتكاليف بشكل عشوائي.
أيضا طريقة تعريف الموارد Resources وضبط تراكم استحقاقها المالي (حقل Accrue at) وإسناد تلك الموارد الى المهام وضبط الـ Unit يلعب دوراً هاماً في تعيين التكلفة بشكل منطقي فضلاً عن توزيعها بشكل صحيح.
جميع ما سبق بالاضافة الاعداد الصحيح للخطة يُشكل مدخلاً اساسياً لضبط تقارير برنامج Microsoft Project ومنها تقرير التدفق المالي للمشروع أو Project Cash flow Report.
للحصول على هذا التقرير من داخل برنامج Microsoft Project تصفح البرنامج من خلال القائمة Report > Costs > Cashflow ، سيظهر التقرير بهذا الشكل
التقارير المرئية Visual Reports
بإمكانك أيضاً الاطلاع على هذا التقرير بشكل أكثر تفصيلا عبر ربطه ببرنامج Excel واستخدام الـ Visual Reports عبر المسار التالي: Report > Visual Reports> Task Usage> Cashflow Report
بإمكانك هنا ان تختار الفترات المالية التي تريد للتقرير أن يوزع الدفعات عليها (بحسب اليوم، الاسبوع، الشهر، الربع، أو السنة)
بعد الضغط View سيقوم Microsoft Project بتصدير ملف Excel ويُحمل بيانات المشروع كاملة على ملف إكسل وينشئ ورقتي عمل Sheets الأولى تحتوي على التقرير بشكل رسم بياني والورقة الأخرى تحتوي على البيانات مفصلة كتابياً …
في النهاية، من البديهي أن تعلم أنه:
- لا تتوقع الحصول على تقرير منضبط لو لم تُربط التكاليف بالمهام
- لا تتوقع تقرير دقيق منضبط مالم تكون جميع المهام مرتبطة ببعضها Liked بشكل جيد
- لا تتوقع تقرير دقيق مالم تُضبط نسبة تحميل كل مورد Resource على المهمة
- تحديثك للخطة ووضع العمل الفعلي Actual Work سيُساهم في ضبط التدفقات النقدية بشكل كبير وسيظهر لك احتياجك الحقيقي للنقود …. متى وكم