تجلس مع العديد من موظفي القطاع الخاص أو القطاع الخيري أو حتى الحكومي وكثيراً ما تجد بعض التذمر من عدم جدوى المشروع التقني الفلاني أو عدم الرضى الكامل عن مخرجات أنظمة الـ ERP أو CRM أو حتى الـ Workflow، أو على الأقل تجد شكاوي من ارتفاع تكاليف التقنية بشكل عام دون التماس عائد حقيقي على هذا الاستثمار! أو أن المنظمة تعمل باتجاه…. والتقنية تنحو نحو إتجاه آخر !
لا بد أن هنالك حلقة ضائعة، فالتقنية وُجدت لتحل المشكلة لا أن تَخلُق مشكلة أخرى! للتغلب على هذه إشكاليات من هذا القبيل وُجدَ ما يُسمى الحوكمة …. حوكمة تقنية المعلومات!
ما هي حوكمة تقنية المعلومات IT governance (ITG) ؟
حوكمة تقنية المعلومات – بحسب تعريف Gartner – أنها العمليات التي تضمن الاستخدام الكُفئ والفعال لتكنولوجيا المعلومات في تمكين المنظمة من تحقيق أهدافها الاستراتيجية.
وبتعريف أكثر تفصيلاً: حوكمة تقنية المعلومات تُعبر عن الأدوات والعمليات والمنهجيات المستخدمة التي تُمكِّن المنظمة من موائمة استراتيجيتها وأهدافها من خلال التقنية (الخدمات والبرامج، والبنية التحتية وغيرها)،
إذ تقوم الحوكمة على بناء علاقة تنظيمية بين أعمال المنظمة وتقنية المعلومات بالإضافة الى ضبط العلاقة التي يمكن للمستخدمين العمل بها معا عبر الحدود التنظيمية.
تمنح الحوكمة القدرة للإدارة في تقييم وقياس وإدارة موارد تقنية المعلومات لدعم تحقيق المنظمة لأهدافها الاستراتيجية العامة.
الفوائد الرئيسية:
- تقليل المخاطر المتعلقة بتقنية المعلومات
- تقلل التكاليف
- مفاجئات أقل أو شعور أقل بالاحباط عند متابعة المشاريع التقنية
- تحسين في الجودة
- تحسين في تقديم الخدمات المرتبطة بالتقنية.
خمس مناطق أساسية تركز عليها الحوكمة:
- الموائمة مع الاستراتيجية
حيث يتم ربط أهداف إدارة تقنية المعلومات بالأهداف الاستراتيجية للمنظمة بشكل يجعل التقنية تساهم في تحقيق هذه الأهداف.
شخصياً، أعتقد أن هذه النقطة أهم مافي الموضوع، إذ لو كانت التقنية فعلاً تساهم في تحقيق الأهداف العامة للمنظمة لن يُنظر لإدارة التقنية على أنها مركز تكلفة بل ستكون عصب حيوي هام لن تتمكن المنظمة من التقدم دونها.
- القيمة المقدمة
ويشمل التأكد من تحقيق القيمة المقدمة لتقنية المعلومات (IT value proposition)،
بعبارة أخرى: التأكد من أن ادارة تقنية المعلومات تقوم بالدور الصحيح للحصول على المنافع التي تم إطلاق المشاريع والمبادرات لتحقيقها، كما تتركز على تحسين النفقات المرتبطة بالـ IT بالإضافة الى التحكم في المشاريع والعمليات التشغيلية مع الممارسات التي تزيد من احتمال النجاح (ضبط الجودة والمخاطر والوقت والميزانية والتكلفة .. الخ) - إدارة الموارد
والحديث هنا عن إدارة الموارد بكافة أشكالها بشكل أكثر فعالية، بالاضافة الى هيكلية فريق التقنية بشكل أكثر كفاءة والاستثمار الأمثل واستخدام وتخصيص موارد وقدرات تكنولوجيا المعلومات (الأشخاص والتطبيقات والبنية التحتية والبيانات) والعمل على تعظيم كفائتها وتحسين تكاليفها بالإضافة الى تحسين المعرفة والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، ومعرفة أين وكيف يتم الاستعانة بمصادر خارجية (IT Outsource). - إدارة المخاطر
الحديث هنا عن مسؤوليات إدارة المخاطر في تشغيل المشاريع التقنية، وحماية أصول تكنولوجيا المعلومات الملموسة والغير ملموسة، واستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث واستمرار العمل.
لا بد من رفع الوعي بمخاطر تكنولوجيا المعلومات على أساس التقييم المستمر. و نشر الشفافية بين جميع أصحاب المصلحة واعتماد مناهج وأطر عمل إدارة المخاطر في المنظمة. - إدارة الأداء التقني
تعريف الهيكلية التي يمكن قياس الأهداف المتعلقة بالاعمال عبر استخدام بطاقات بطاقة الأداء المتوازن للتقنية IT Balance scorecard و التي تترجم الاستراتيجية التقنية إلى أفعال لتحقيق أهداف قابلة للقياس تتجاوز المحاسبة التقليدية وذلك عبر وضع مؤشرات أداء KPI’s ومبادرات يتم قياسها بشكل دوري.
إعتماد نظام بطاقة الأداء التقني المتوازن للتقنية IT Balance scorecard كنظام رقابي لأداء عمل تقنية المعلومات سيُعزز أعمال المنظمة بشكل كبير ويدفع نحو تحقيق الاستراتيجية، كما إن إعتماد نظام المعيارية لمقارنة الأداء (benchmarking) مع المنظمات الأخرى في إدارة التقنية سيحسن من مخرجات التقنية بشل عام ويقودها نحو الأفضل.
هنالك أطر عمل مشهورة في حوكمة العمليات ومنها:
- Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
بحسب تعريف Wikipedia : فهي مجموعة من المفاهيم والممارسات لإدارة خدمات تقنية المعلومات تعطي مكتبة البنية التحتية لتقنية المعلومات وصفا مفصلا لعدد من الممارسات الهامة في تكنولوجيا المعلومات، وتوفر قوائم مرجعية شاملة، بالإضافة إلى المهام والإجراءات التي يمكن أن تقوم اي
- COBIT
اطارعمل كوبيت COBIT من أشهر إطارات عمل الحوكمة وهو إطار قياسي مكون من عدة ادوات تساعد مديرى المؤسسات على تقليل الفجوة وتقليل المخاطر بين نظم المعلومات والاحتياجات الفنية واحتياجات الأعمال الأساسية للمؤسسة.
ويساعد هذا الإطار أيضا على توفير خريطة طريق مسبقة للتواصل بين نشاطات اقسام نظم المعلومات والاتصالات مع مديرى المؤسسة والمساهمين وأطراف أخرى يمكن ان يكون لها علاقة أو مصلحة من حوكمة نظم المعلومات. (ويكيبيديا
للمزيد عن COBIT الموقع الرسمي: http://www.isaca.org/COBIT/Pages/default.aspx
تعتبر حوكمة تقنية المعلومات جزء لا يتجزأ من حوكمة الشركات ومن منظومة الحوكمة بمفهومها العام، وتقع مسؤولية حوكمة التقنية على
يتولى هذا المجلس وضع اللوائح والسياسات والعمليات التي يتوجب على المنظمة اتباعها والوفاء بها وذلك بعد فهم القضايا المتعلقة بأصل نشاط المنطمة (التجارية، الخيرية … الخ) مثل المتطلبات التنظيمية،
وبعدها يتم تحسين السياسات العامة و إنشاء دليلأ لأفضل الممارسات يتم تعميمه على أفراد المنظمة ذات العلاقة و وضع المعايير البرمجة والتصميم السليم.