هنالك العديد من المزايا يتجهاهلها الكثيرون ممن يعملون على برنامج إدارة المشاريع Microsoft Project ومن أهمها ميزة تتبع سير العمل في المشروع!
يكتفي البعض بوضع الخطة واسناد الموارد (Resources) الى المهام (Tasks) لكن لا يستفيد من خاصية متابعة أداء المشروع على Microsoft Project!
يتيح Ms. Project لمدير المشاريع إمكانية تتبع تقدم العمل في المشروع وذلك عبر رصد الأعمال الفعلية التي تمت على المشروع ليقوم البرنامج باحتساب الجهد والتكلفة الفعلية والمتوقعة ويتنبأ بالزمن والجهد المتوقع عند انتهاء المشروع إضافة الى فروقات الأداء Performance Variances كمايُظهر مؤشرات وتقارير تساند صناع القرار في تحسين أداء المشروع.
جميع تلك الفوائد وغيرها الكثير لا يمكن أن تتم دون استخدام خاصية الـ Baseline (خط الأساس)
ما هو Baseline (خط أساس المشروع):
هو عبارة عن نسخة لتفاصل خطة المشروع يحتفظ بها برنامج مايكروسوفت بروجكت عند إكتمال عملية التخطيط للمشروع.
يقوم الـ Baseline بتخزين بيانات خمسة عناصر أساسية لكل مهمة وهي:
- تاريخ بداية كل مهمة ( Task start date)
- تاريخ نهاية كل مهمة (Task Finish Date)
- المدة الزمنية لكل مهمة (Task Duration)
- التكلفة المادية لكل مهمة (Task Cost)
- مقدار العمل لكل مهمة (Task Work)
يقوم برنامج Ms Project بتخزين المعلومات أعلاه كمرجع للخطة الأصلية ويقوم بمقارنتها مع التغيرات التي تحدث أثناء العمل على المشروع.
متى استخدم الـ Baseline:
عادة يتم ضبط خط أساس المشروع (Baseline) عند اكتمال الخطة واعتمادها من قبل راعي المشروع وبقية أصحاب المصلحة Stakeholders وقبل البدء فعلياً بالمشورع وتحديث الخطة.
كيف أضبط خط أساس المشروع؟
من خلال القائمة Project > Set Baseline > Set Baseline.
ستجد في الاعدادات الافتراضية أن البرنامج سيقوم بتخزين المعلومات لكافة المهام الموجودة في الخطة ….
كيف أتأبع الخطة بعد تطبيق خط أساس المشروع Baseline؟
بعد تطبيق خط الأساس وتحديث خطتك بالعمل الفعلي لمشروعك، يمكنك مقارنة أداء مشروع بالشكل الذي خُطط له مع الوضع الفعلي للمشروع.
أسهل طريقة لمتابعة تقدم سير المشروع هو من خلال مخطط تتبع جانت Tracking Gantt،يمكن الدخول عليه من خلال القائمة View >Gantt Chart > Tracking Gantt)
مخطط تتبع جانت هو مخطط شبيه بمخطط Gantt Chart لكن يُوضح لكل مهمة ما هو وضعها الحالي مقارنة بما كان قد خُطط لها … ستجد أن كل مهمة فعلية يُعبر عنها مستطيل باللون الأحمر وآخر تحته باللون الرمادي الغامق (وهو شكل المهمة عند وضع الخطة).
في هذا المثال من الخطة، ستجد أنه حصل تأخير في المهمة رقم 6 “رسم الخرائط” فالمفروض أن تستهلك 3 أيام وفعلياً استغرقت 7 أيام حتى انتهت! لاحظ بقية المهام، ستجد أن التأخير انعكس على مهام أخرى وقعت في نفس المسار.
جدول فروق الأداء Variance Table:
هنالك أيضاً إمكانية لمتابعة الفروقات التي طرأت على التكاليف والأعمال في المشروع، يتم ذلك من خلال استعراض جدول 
خلال القائمة: View > Tables > Variances
في الجدول أدناه تجد أن هنالك تغيير في المهمة رقم 6 (بدلا من أن تنجز خلال 3 أيام، تم انجازها خلال يومين) وهذا ما أدى الى توفير يوم (انظهر خانة Finish Variance -1 day) وتم توفير بالتكلفة 900 ريال (انظر خانة Cost Variance = -900 SR) وبطبيعة الحال تم توفير 21 ساعة عمل (انظر خانة Work Variance).
هنالك ضوابط في قراءة قيم الفروقات:
- عندما تكون النتيجة بالقيمة السالبة فهذا يعني أن الأداء جيد وأفضل مما خُطط له.
- عندما تكون انتيجة بالقيمة الموجبة فهذا يعني أن الأداء ليس في صالح الخطة وهنالك تأخيرات أو زيادة في المصاريف أو العمالة.
أي اسئلة، فضلا ضعها في خانة التعليقات …