الكثير منا عمل أو يعمل على برنامج Microsoft Project 2013 في إدارة مشاريعه. هذا البرنامج الذي تطوره مايكروسوفت يبدي بين الحين والآخر كفاءة عالية في التحكم وفي إدارة موارد وتكاليف ووقت المشروع.
من أجل تحكم أكثر مرونة للمشاريع التي تتعدد فيها المدخلات والتي يكون البعد الجغرافي بين أفراد المشروع مهيمناً قامت مايكروسوفت بإنشاء منظومة بروجيكت سيرفر Microsoft Project server الذي يتيح بيئة تعاونية على المشروع مستفيدة من إمكانيات الشيربوينت.
لماذا لا نكتفي باستخدام برنامج Microsoft Project فقط؟
يعتبر برنامج Microsoft Project فعال في إدارة الجداول الزمنية للمشاريع الفردية. إذ يتيح التعامل مع الكم كبير من المهام والمصادر من خلال مستخدم واحد فقط في أغلب الأحيان.
أحد الإشكاليات هي أن جميع التعديلات على خطة المشروع تتم من طرف واحد وهو مدير المشروع غالباً أو مسؤول التخطيط., مما يجعل عملية تحديث مهام المشروع المرتبطة بالموظفين داخل البرنامج عبأً إضافياً على مدير المشروع وترفع من نسبة الخلل والدقة.
يفتقر برنامج Project professional 2013 الى وجود مكان موحد يجمع جميع خطط وملفات المشروع في مكان موحد، كخطة المخاطر, ملفات التعاقد, المراسلات الرسمية، محاضر الاجتماعات …الخ
هذا عدا عن صعوبة الربط بين المشاريع مما يُنتج صعوبة في إدارة وتوزيع الموظفين بين مشاريع المنظمة.
منظومة Project Online
قامت مايكروسوفت بإطلاق منتجاها الجديد بروجيكت أون لاين Project Online والمتخصص
الفوائد المكتسبة من العمل على Project Online
يعتبر Project Online منظومة متخصصة في إدارة المشاريع Projects والمحافظ Portfolio تتيح لجميع أفراد المشاريع من إدارة أعمالهم عبر الانترنت من أي مكان حول العالم وذلك عبر توفير منصة على الانترنت تتيح للإدارة العليا متابعة سير جميع المشاريع القائمة بالإضافة الى:
- إيجاد آلية تتيح التعاون بين جميع موظفي الشركة على مستوى المشروع أو المشاريع.
- القدرة على توزيع الموارد البشرية والمادية بين المشاريع وضبط أوقاتهم.
- قدرة العاملين على تحديث المهام المسندة إليهم في المشاريع مباشرة.
- توحيد منهجية لاعتماد إنجاز مهام المشروع
- توفير بيئة تزامنية تتيح أرشفة جميع مستندات المشروع في مكان واحد
- إمكانية إدارة المشكلات والمخاطر المتعلقة بكل مشروع
- الاستفادة من خاصية التقويم المشترك shared calender المتعلق بكل المشروع وربطها مع برنامج الأوتلوك.Microsoft Outlook
- تسجيل الدروس المستفادة من المشاريع
- تعزيز التعاون اليومي بالاستفادة من الإمكانيات الاجتماعية في SharePoint Online لتسهيل المناقشات ومشاركة المعلومات، وكذلك الاستفادة من قدرة الفريق على إنجاز المزيد من الأعمال.
- ربطه مع برامج خارجية مثل برنامج التواصل الاجتماعي Yammer
- توفير رخص لاستخدام برنامج Microsoft Project Professional عند المستخدمين مع امكانية الحصول على النسخ الجديدة حال صدورها
- إمكانية تنفيذ جميع ما سبق من أهداف عبر شبكة الانترنت من أي مكان وفي أي وقت.
- يدعم البرنامج التاريخين الهجري والميلادي بالإضافة الى اللغة العربية
- الحصول على تقارير إجمالية وتفصيلية على مستوى المهام, المشروع والمشاريع
من التقارير:
- تقرير عن سير عمل المشروع والمهام الجاري تنفيذها
- المهام التي ستبدأ بالفترة القادمة و تقرير بالمهام المتأخرة
- إجمالي وتفصيل لتكلفة المشروع/ المشاريع المخطط لها
- تقرير دوري بالمهام التي قاربت أو تجاوزت التكلفة
- التنبؤ بتاريخ انتهاء المشروع
- تقرير المخاطر وتاريخ المتوقع لحدوثها ونسبة احتمالية وقوعها وأثره
- وغيرها الكثير …
التجهيزات المطلوبة لبدء العمل على منظومة إدارة المشاريع
تبني هذه المنظومة في منظمتك هو أمر سهل نسبياً إلا أنه يتوجب أن يكون هنالك:
- منهجية متبعة ومهارات تنظيمية في إدارة المشاريع
- المعرفة بالعمل على برنامج Microsoft Project 2013
- الحصول على الاشتراكات اللازمة للخدمة ( اضغط هنــــا )
- تكييف البرنامج وتطبيقه بناءً على خصوصية منظمتك ( عادة يقوم بها طرف استشاري خارجي)
- اتصال سريع ومستقر بشبكة الانترنت
عينات من بعض التقارير والـ Dashboards التي يمكن استخراجها
