مدونة منذر اسامة

إدارة تقنية تطوير أعمال تخطيط موارد ERP

تجد هنــا ...

مواضيع متخصصة في
إدارة المشاريع , التقنية, تطوير الأعمال, وتخطيط موارد الشركات ERP .

يتطلع كل مدير مشروع الى مراقبة أداة عمل مشروعه بما فيه العناصر المُحركة للمشروع ومن أهم هذه العناصر هي موارد المشروع البشرية وغيرها من موارد تساهم في تحريك عجلة المشروع كالمستلزمات والأدوات وغيرها

يتيح برنامج Microsoft Project 2016 مجموعة من التقارير والرسوم البيانية التي تُساعد مدراء المشاريع وصناع القرار في إدارة موارد مشروعاتهم، ومن التقارير المهمة هي:

الرسم البياني الأول:
نظرة عامة عن تكاليف الموارد 
Resource Cost Overview

يحتوي هذا الرسم البياني على ثلاثة رسوم بيانية تعطي نظرة سريعة وشاملة حول جميع التكاليف المرتبطة بموارد المشروع وكيفية توزعها وسلوك صرفها ..
الرسم التالي يوضح شكل هذه الرسوم البيانية ويليه تفاصيل كل رسم
image
حالة تكلفة موارد العمل COST STATUS
   يُظهر مقارنة بين تكلفة موارد العمل في المشروع مع توضيح التكلفة المتبقية والتكلفة الفعلية لكل مورد ويُبين لو تجاوزت الموارد التكلفة المخطط له أم لا
– توزيع التكاليف  COST DISTRIBUTION

يُظهر هذا الرسم البياني أين تتوزع مصاريف المشروع بين الموارد (العاملين، المواد، التكاليف الأخرى)
– تفاصيل تكلفة الموارد COST DETAILS
يُبين هذا الجدول اسم كل مورد بالإضافة الى عدد ساعات

العمل الفعلية والتكاليف الفعلية في المشروع بالإضافة الى التكلفة القياسية لكل مورد
للوصول الى هذه الرسوم البيانية:

    من قائمة التقارير Report >> تكاليف Costs >> نظرة عامة على التكاليف Resource Cost Overview

 

الرسم البياني الثاني :
نظرة عامة عن الموارد  Resource Overview

تُبين هذه الرسوم البيانية حالة وأداء الموارد داخل المشروع، عبر ثلاثة رسوم بيانية فرعية كالتالي:
image
إحصائيات الموارد Resource Stats
  يُظهر هذا الرسم البياني توزع ساعات العمل على الموارد مُبيناً لكل مورد إجمالي ساعات العمل و عدد  الساعات المُنجَزة وفيما لو تجاوزت هذه الساعات خط الأساس Base Line أم لا
– حالة إنجاز العمل Work Status
   يُظهر هذا الرسم البياني إجمالي النسبة المئوية لانتهاء كل مورد من مهامه داخل المشروع
– حالة الموارد
يُظهر هذا التقرير الفترة الزمنية لالتزام كل مورد في المشروع بالإضافة الى حجم العمل المتبقي مُمثلاً بعدد الساعات المتبقية

للوصول الى هذه الرسوم البيانية:
من قائمة التقارير Report >> موارد Resource >> نظرة عامة على الموارد Resource Overview

تقرير:

استخدام الموارد  Resource Usage Tools

يُعتبر هذا التقرير من أفضل التقارير التفاعلية التي تُبين استخدام الموارد في المشروع، إذ يعرض التقرير اسم كل مورد  Resource وإجمالي عدد الساعات المطلوبة منه في المشروع وتحته تفصيل المهام المسؤول عنها وتوزيع الساعات على كل مهمة.
في القسم الآخر الآخر من التقرير يعرض توزع هذه المهام على الفترات الزمنية.image

فكما تلاحظ في الرسم يشير الى أن الموظف أحمد مطلوب منه 48 ساعة عمل في المشروع موزعة على أربعة مهام، في المهمة المسماة ” مهمة 5″  مطلوب منه 16 ساعة، وهذه الساعات مطلوبة منه على يومين  بتاريخ 4/4/2017 و 5/4/2017 بمعدل 8 ساعات يومياً.أنت الآن كمدير مشروع ستتمكن – مثلاً – من اتخاذ قرار في حال لو قدم هذا الموظف طلب إجازة في تاريخ سيُخبرك Microsoft Project إن كان مطلوباً في مهمة داخل المشروع أم لا …

للوصول الى هذا العرض من قائمة Task أو  Resource اختر Resource Usage من القائمة المنسدلة View

في النهاية التقرير والرسوم البيانية التي ذُكرت أعلاه هي التقارير القياسية Standered أي كما تم إعداداها مسبقاً داخل Microsoft Projcet، تذكر أنه بإمكانك التعديل على هذه التقارير وإضافة أو إزالة أي معلومات أخرى بسهولة عبر الضغط على الرسم البياني Chart واختيار الحقول التي تريد إظهارها ….

.

التصنيفات : إدارة

اختبار ” إدارة المشاريع باستخدام برنامج بروجيكت ” Managing Projects with Microsoft Project  هو الاختبار الرسمي من شركة مايكروسوفت لتقييم مدى كفاءة الأفراد في استخدام البرنامج في تخطيط ومتابعة المشاريع. يحمل هذا الاختبار الرقم Exam 74-343 ويتم حالياً قياس المهارات بناءً على آخر إصدار طرحته مايكروسوفت وهو Microsoft Project 2016.

اجتيازك لهذا الاختبار يؤهلك للحصول على شهادة أخصائي مايكروسوفت في بروجيكت 2016 Microsoft Specialist certification in Microsoft Project 2016

 

مواضيع الاختبار وتوزيع الأسئلة

هنالك ما يقارب 55 سؤال بطريقة الاختيارات المتعدد Multiple-choice، يتوجب الإجابة عليهم في فترة لا تتجاوز الساعتين من خلال اختبار حاسوبي Computer-based يتم من خلال أحد المراكز المعتمدة لشركة Pearson VUE المنتشرة حول العالم (Pearson VUE Test Center)نتيجة بحث الصور عن ‪Microsoft Specialist certification in Microsoft Project 2016‬‏

لتتخطى هذا الاختبار، عليك الحصول على  درجة 700 من أصل 1000

يمكن التقدم للاختبار بأكثر من لغة (على الرغم من وجود نسخة عربية من البرنامج إلا أن اللغة العربية ليست من الخيارات المتاحة لدخول الاختبار )

 

تتوزع أسئلة الاختبار حول المواضيع التالية:

  • تهيئة البرنامج لإنشاء مشروع جديد Initialize a project ( نسبة الأسئلة من 15 الى 20%)
  • إنشاء المهام Create a task-based schedule (نسبة الأسئلة من 20الى 25%)
  • إدارة الموارد والتعيينات Manage resources and assignments (نسبة الأسئلة من  20 إلى 25%)
  • تتبع وتحليل أداء المشروع  Track and analyze a project  (نسبة الأسئلة من 20الى 25%)
  • استخدام معلومات البرنامج في التواصل Communicate project information (من 15إلى 20%)

قيمة الاختبار:

رسوم تقديم الاختبار هي165$ (قد يختلف المبلغ بحسب مكان إقامتك)
هنالك إمكانية لحصولك على خصم إن كنت ما زلت طالباً، اتبع الرابط أدناه لمزيد من المعلومات
https://www.microsoft.com/en-us/learning/certification-exam-policies.aspx#policies-2

 

للتسجل في الاختبار:

اتبع الرابط التالي https://goo.gl/lGXEDB للتسجيل في الاختبارـ يتوجب أن يكون لديك حساب على Windows Live  وبطاقة ائتمانية.Project 2013

احرص على إدخال اسمك كما هو موجود في جواز السفر وتذكر أن الشهادة ستُطبع بنفس الطريقة التي كتبت بها الاسم.
سيتم عرض المراكز المعتمدة، اختر الأقرب إليك واحدد التاريخ والوقت وتذكر بإنك لو أردت تغيير التاريخ فيجب القيام بذلك قبل 24 ساعة على الأقل من موعد الاختبار

 

 

 

مراجع وروابط مفيدة:

التصنيفات : إدارة, تخطيط

تقارير ورسوم بيانية متقدمة لإدارة المشاريع من برنامج مايكروسوفت بروجيكت Ms Project 2016

يصب اهتمام الكثير ممن يعملون على برنامج إدارة المشاريع Ms. Project على الاكتفاء بوضع الخطط الزمنية والمالية للمشروع ويقتصرون على شيء بسيط من التقارير! الحقيقة أن هنالك العديد من التقارير والتحليلات الهامة التي يوفرها برنامج مايكروسوفت بروجيكت Microsoft Projcet 2016 تتسم بالاحترافية وبسهولة استخراجها، هذه التقارير ستكون مهمة جدا بالدرجة الاولى لمدير المشروع ومن ثم للفريق ولراعي المشروع، كلٌّ بحسب احتياجه.

 

سأتناول اليوم الرسم البياني الذي يبين المهام المتبقية مقابل الزمن Task Burndown

يُعتبر الرسم البياني Task Burndown من الرسومات المهمة لكل مدير مشروع، إذ يكون محط متابعة يومية.
هذا المخطط مهم للغاية لمن ينتهجون منهجية الـ Agile & Scrum-based Methodology.

Capture

 

 

 

تم إدراج هذا المخطط في النسخة Project 2013،
في السابق لرؤية هذا المخطط كان عليك استخدام قوالب Excel لتصل اليه، والان أصبح الحصول على المعلومة سهل للغاية

 

كيف تقرأ هذا المخطط البياني؟

يبين هذا الرسم البياني مقدار المهام المكتملة خلال فترة زمنية (يمكن تحديدها).

يمثل المحور العمودي مقدار عدد المهام بينما يمثل المحور الأفقي الزمن.
يمكن أن تتحكم بطريقة عرض الزمن بحسب مدة المشروع (كأن يظهر بحسب اليوم أو الأسبوع أو الشهر ..)
إن كانت الفجوة بين منحنى المهام المتبقية (اللون الأزرق) ومنحنى المهام الفعلية المتبقية (اللون البرتقالي)

فهذا يدل على ان المشروع عرضة بشكل الكبير لأن يتأخر.

 

 

ليظهر هذا الرسم بشكل صحيح يجب أن تحتوي خطتك على:

  1. تعريف الموارد البشرية وربطها بالمهام Define and assign resources
  2. ربط المهام فيما بينها Link Tasks
  3. تعريف خط أساس للمشروع Project Baseline
  4. إدخال القيم الفعلية التي تنتج عن تقدم سير المشروع  Project Progress

للوصول الى هذا التقرير اتبع المسار التالي:

Report > Dashboard > Burndown

 

 

التصنيفات : إدارة, تخطيط

منظومة Project Online لإدارة المشاريع

كتبه منذر اسامة في 2014.17.12

الكثير منا عمل أو يعمل على برنامج Microsoft Project 2013  في إدارة مشاريعه. هذا البرنامج الذي تطوره مايكروسوفت يبدي بين الحين والآخر كفاءة عالية في التحكم وفي إدارة موارد وتكاليف ووقت المشروع.

من أجل تحكم أكثر مرونة للمشاريع التي تتعدد فيها المدخلات والتي يكون البعد الجغرافي بين أفراد المشروع مهيمناً قامت مايكروسوفت بإنشاء منظومة بروجيكت سيرفر Microsoft Project server  الذي يتيح بيئة تعاونية على المشروع مستفيدة من إمكانيات الشيربوينت.

لماذا لا نكتفي باستخدام برنامج Microsoft Project فقط؟

يعتبر برنامج Microsoft Project فعال في إدارة الجداول الزمنية للمشاريع الفردية. إذ يتيح التعامل مع الكم كبير من المهام والمصادر من خلال مستخدم واحد فقط في أغلب الأحيان.
أحد الإشكاليات هي أن جميع التعديلات على خطة المشروع تتم من طرف واحد وهو مدير المشروع غالباً أو مسؤول التخطيط., مما يجعل عملية تحديث مهام المشروع المرتبطة بالموظفين داخل البرنامج عبأً إضافياً على مدير المشروع وترفع من نسبة الخلل والدقة.

يفتقر برنامج Project professional 2013 الى وجود مكان موحد يجمع جميع خطط وملفات المشروع في مكان موحد، كخطة المخاطر, ملفات التعاقد, المراسلات الرسمية، محاضر الاجتماعات …الخ

هذا عدا عن صعوبة الربط بين المشاريع مما يُنتج صعوبة في إدارة وتوزيع الموظفين بين مشاريع المنظمة.

 

منظومة Project Online

قامت مايكروسوفت بإطلاق منتجاها الجديد بروجيكت أون لاين  Project Online والمتخصصimage في إدارة المشاريع التفاعلية عبر الانترنت دون الحاجة الى تركيب وشراء Microsoft Project server أو SharePoint server على السيرفرات المحلية بل من خلال الحزمة السحابية لـ Office 365.

 

 

 

الفوائد المكتسبة من العمل على Project Online

يعتبر Project Online منظومة متخصصة في إدارة المشاريع Projects والمحافظ Portfolio تتيح لجميع أفراد المشاريع من إدارة أعمالهم عبر الانترنت من أي مكان حول العالم وذلك عبر توفير منصة على الانترنت تتيح للإدارة العليا متابعة سير جميع المشاريع القائمة بالإضافة الى:

  1. إيجاد آلية تتيح التعاون بين جميع موظفي الشركة على مستوى المشروع أو المشاريع.
  2. القدرة على توزيع الموارد البشرية والمادية بين المشاريع وضبط أوقاتهم.
  3. قدرة العاملين على تحديث المهام المسندة إليهم في المشاريع مباشرة.
  4. توحيد منهجية لاعتماد إنجاز مهام المشروع
  5. توفير بيئة تزامنية تتيح أرشفة جميع مستندات المشروع في مكان واحد
  6. إمكانية إدارة المشكلات والمخاطر المتعلقة بكل مشروع
  7. الاستفادة من خاصية التقويم المشترك shared calender المتعلق بكل المشروع وربطها مع برنامج الأوتلوك.Microsoft Outlook
  8. تسجيل الدروس المستفادة من المشاريع
  9. تعزيز التعاون اليومي بالاستفادة من الإمكانيات الاجتماعية في SharePoint Online لتسهيل المناقشات ومشاركة المعلومات، وكذلك الاستفادة من قدرة الفريق على إنجاز المزيد من الأعمال.
  10. ربطه مع برامج خارجية مثل برنامج التواصل الاجتماعي Yammer
  11. توفير رخص لاستخدام برنامج Microsoft Project Professional عند المستخدمين مع امكانية الحصول على النسخ الجديدة حال صدورها
  12. إمكانية تنفيذ جميع ما سبق من أهداف عبر شبكة الانترنت من أي مكان وفي أي وقت.
  13. يدعم البرنامج التاريخين الهجري والميلادي بالإضافة الى اللغة العربية
  14. الحصول على تقارير إجمالية وتفصيلية على مستوى المهام, المشروع والمشاريع

    من التقارير:

  1. تقرير عن سير عمل المشروع والمهام الجاري تنفيذها
  2. المهام التي ستبدأ بالفترة القادمة و تقرير بالمهام المتأخرةimage
  3. إجمالي وتفصيل لتكلفة المشروع/ المشاريع المخطط لها
  4. تقرير دوري بالمهام التي قاربت أو تجاوزت التكلفة
  5. التنبؤ بتاريخ انتهاء المشروع
  6. تقرير المخاطر وتاريخ المتوقع لحدوثها ونسبة احتمالية وقوعها وأثره
  7. وغيرها الكثير …

التجهيزات المطلوبة لبدء العمل على منظومة إدارة المشاريع

تبني هذه المنظومة في منظمتك هو أمر سهل نسبياً إلا أنه يتوجب أن يكون هنالك:

  • منهجية متبعة ومهارات تنظيمية في إدارة المشاريع
  • المعرفة بالعمل على برنامج Microsoft Project 2013
  • الحصول على الاشتراكات اللازمة للخدمة ( اضغط هنــــا )
  • تكييف البرنامج وتطبيقه بناءً على خصوصية منظمتك ( عادة يقوم بها طرف استشاري خارجي)
  • اتصال سريع ومستقر بشبكة الانترنت

عينات من بعض التقارير والـ Dashboards التي يمكن استخراجها

image

image

التصنيفات : إدارة, تخطيط, تقنية

كان الحديث في الموضوع السابق عن بعض الميزات في Microsoft Project 2013 اليوم أستكمل الحديث عن أحدى الميزات الجديدة ثم أُسلّط مزيداً من الضوء على التقارير التي تحصل عليها من البرنامج.

.

.

أبدأ بميزة التواصل مع أعضاء المشروع مباشرة من داخل مشروعك :

كما تعلم, المهام Tasks الموجودة في مايكروسوفت بروجيكت, يتم إسنادها إلى أعضاء المشروع Resources المُعرفين مسبقاً في Ms.Project.
في الإصدار الأخير أصبح بإمكانك التواصل – وبضغطة زر- مع الأشخاص المُعرفينlyc في مشروعك من خلال المهام المسندة إليهم, وذلك باستخدام تقنية Lync 2010 المرتبطة بالـ Active Directory

يمكنك الضغط على اسم من تريد الاتصال به واختيار زر الاتصال لتتصل معه هاتفياً أو ترسل له رسالة فورية أو تبدأ بمكالمة مرئية, أو تضع له رسالة على بريده الالكتروني .

 

 

 

 

التقارير

كما ذكرت فإنه بالإمكان إنشاء تقارير ومخططات بيانية في بروجيكت 2013 دون الحاجة الى برامج مساندة (third party) فمن خلال القائمة  Project >> Report يمكنك الدخول الى القائمة الرئيسية للتقارير

image_thumb20

واختيار التقرير المطلوب كمُلخص عن المشروع  Project Overview, أو تقرير عن ملخص الأعمال القائمة Work Overview أو خلاصة التكاليف Cost Overview  (المخطط لها والمصروفة والتكاليف المتبقية)
أو تقرير الـ Burndown

 

تقرير Burndown

هذا المخطط البياني (Chart) تم إضافته في Project 2013 , و باختصار شديد تتمثل فائدته في التنبؤ في موعد الانتهاء من جميع المهام المتراكمة.
أهمية هذا التقرير أنه يُظهر لمدير Burndownالمشاريع وبقية الأشخاص المرتبطين بالمشروع Stakeholders عن حالة المشروع وفيما لو كان المشروع متقدما عن الوقت المخطط له أو متأخرا.

 

في الناحية العامودية Y :
يظهر مجموع ساعات الأعمال المتراكمة.

وفي الناحية الأفقية X :
يُظهر عدد الأيام أو التاريخ .

 

 

 

الأعمال المخطط لها (Planed Work),الأعمال المنتهية (Completed Work), و الأعمال المتبقية (Remaining Work) يتم تمثيلها " خطياً " كما في الشكل في الأعلى.
لمزيد عن مخططات  Burndown  راجع الرابط التالي: http://en.wikipedia.org/wiki/Burn_down_chart

 

القاعدة العامة في التعامل مع تقارير Microsoft Project 2013 أنه بالإمكان تعديل على محتواها, كأن تغيير تسمية التقرير بالنقر على اسمه وتكتب الاسم الأنسب الذي يعبر عن المحتوى بحسب تقديرك,
أو تغير التنسق (Style) الذي هو عليه كالألوان و نوع المخطط مخروطي, أو خطي أو غيره.Capture

 

الشي الأخير في التقارير, وهو الأهم
أنه بإمكانك أن تتحكم بمحتوى التقرير وإضافة الحقول التي تريدها كما لو أنك تعمل على Pivot Table من داخل برنامج Excel  , مما يجعل نوعية التقارير المُستخرجة لا حدود لها

 

 

ما سبق ذكره من ميزات كانت توافرت في نسخة العرض Microsoft Project 2013 Preview  ومن المتوقع أن يتم تغذية البرنامج بمزيد من الإضافات عند إصدار النسخة النهائية

التصنيفات : إدارة, تقنية

لربما هذا أول مقال عربي حول النسخة الجديدة لبرنامج إدارة المشاريع مايكروسوفت بروجيكت 2013   Microsoft Project 2013 التي طرحت مايكروسوفت نسخته التجريبية منذ أقل من شهر ومن المنتظر أن تُطلق النسخة النهائية قريباً.
هنالك العديد من الإضافات والتعديلات حصلت على هذا البرنامج الذي لا غنى عنه فProject 2013ي إدارة أي مشروع, يمكنك أن تجد تغييرا كبيراً على في جزئية التقارير الرسومية التي أُضيفت الى هذا الإصدار وأصبح بالإمكان الاطلاع على المخططات البيانية Dashboard من خلال البرنامج مباشرة والتعديل على تصميمها دون الحاجة الى Project Server أو  Reporting Services أو SharePoint, ولربما يكون هنالك تقارير إضافية في الإصدار الرسمي القادم.

 

لندخل في الموضوع مباشرة …

يمكنك متابعة ما سأذكره عملياً بعد تحميل البرنامج والحصول على مفتاح التسجيل التجريبي مجاناً بالضغط على هذا الرابط. سيتم تنبيهك عند نزول النسخة النهائية على بريدك.

آلية حفظ المشاريع:

أُتيح في هذا الإصدار إمكانيات أكبر لحفظ مشاريعك, فهنالك 3 أماكن تستطيع أن تحفظ مشروعك فيها:image

  1. الحفظ العادي على جهاز الكمبيوتر .
  2. الحفظ والتزامن على الشيربوينت سيرفر (SharePoint Server)
  3. والحفظ على شبكة الإنترنت عبر خدمة سكاي درايف SkyDrive  الموجودة على https://skydrive.live.com

 

حيث يمكنك الدخول بواسطة حسابك في Windows Live من داخل برنامج بروجيكت 2013 وتحفظ وتسترجع ملفاتك من خلال الانترنت من أي مكان, وستظهر الملفات التي تحفظها في قسم SkyDrive خلال تصفحك  لبريدك الهوتميل أو تفتحها من برنامج Project 2013

image

 

 

 

 

شريط الحالة Status Bar:

زر جديد تم إضافته ليعطيك قراءة سريعة وملخصة عن حالة المشروع  ونسبة اكتمال كل مرحلة
والمراحل (MILESTONES) الذي يجب أن تكون قد اكتملت أو المفروض أن تكتمل قريباً.

كما ذكرت سابقاً هنالك إمكانية تعديل المخطط البياني الذي يظهر أمامك بسهولة, وسيكون الكلام على التقارير في موضوع لاحق إن شاء الله

image

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

خاصية مسار المهام …  Task Path

وهي من الإضافات المهمة التي تساعد مدير المشروع أثناء مراقبة أداء العمل خصوصاً إذا كانت هنالك علاقات شائكة بين المهام الموجودة على المسار الحرج للمشروع.

لرؤية فائدة هذه الإضافة اختر المهمة التي تريد دراسة جوانبها ومن تحت القائمة Format  تجد زر Task Path وستجد تحته الخيارات التالية:

Predecessors:

يميز جميع العمليات التي تسبق المهمة المحددة بلون مختلف

Successors:

يميز جميع العمليات التي تلي المهمة المحددة بلون مختلف

Driving Predecessors:

يعرض جميع المهام التي تسبق المهمة المحددة والذي يؤدي تأخر أحدها الى تأخر المهمة المحددة و تأخر المشروع برمته (أي أنه بهذه الحالة سيكون  SLACK و FLOAT يساوي 0)

image

 

Driven Successors:

يعرض جميع المهام التي تلي المهمة المحددة والذي يؤدي تأخر أحدها الى تأخر المشروع برمته.
انظر الصورة …

image

 

في الموضوع القادم إن شاء الله سأُعرّج على تفاصيل أكثر حول ميزات التقارير التي يمكن استخراجها من البرنامج… تابعوني …..

 

تحديث:
تم إدراج الجزء الثاني عبر الرابط http://www.monzerosama.com/?p=1284

التصنيفات : إدارة