مدونة منذر اسامة

هل لديك كتاب تشعر أنك بحاجة الى قراءته لكن يُبعدك عن ذلك حجمه وتعقيده؟

هل أنت طالب ماجستير تشعر باكتئاب حين ترى ملامح مقررك الدراسي يناديك وأنت ترمقه شزراً مؤملاً نفسك بقراءته بعطلة نهاية الأسبوع (مثل حالتي سابقاً) ؟

أرسل لي أحدهم رابط على اليوتيوب لمقطع للدكتور Jim Trelease  بعنوان: How to read a book you DON’t want to read يتحدث فيه عن الآلية التي تحفزك لقراءةِ كتابٍ لستَ متشجعاً لقراءته, وطرح أمثلة عديدة استخلصت منها فوائد سأشاركك إياها لأني قمت بتطبيقها وكانت مُثمرة للغاية ,
واستطعت بعد التوكل على الله أن أنجز في 4 ساعات ما عجزت عن انجازه لمدة أشهر عديدة ….

لقراءة كتاب لا تود قراءته, إتبع ما يلي :

1. قم بعمل تمارين رياضية خفيفة جدا لمدة 5 دقائق كحد أدنى لتنشط دورتك الدموية.
2. اجعل جسمك مرتاح وبوضعية مستقرة.
3. ابتعد عن الجلوس الذي يجلب لك النعاس (لا تجلس على السرير).
4. حافظ على مستوى قدميك أقل من مستوى قلبك لتبقى متيقظاً.
5. اختر جواً نظيفاً وأنواراً مناسبة.
6. قسم الكتاب إلى أجزاء أو الى صفحات إذا كان محتوى الجزء الواحد كبيراً.
7. حاول أن تحمل الكتاب دوماً فلا تدري متى تجد وقتاً مناسباً للقراءة (مثل أوقات الانتظار بالعيادة, انتهاء معاملة حكومية, انتهاء زوجتك من التسوق… الخ).
8. إذا كان كتابك بصيغة إلكتروني, احمله دائما في جوالك.
9. ركز أثناء القراءة ولا تشغل بالك في أي شئ آخر لتستوعب ما تقرأ بشكل صحيح.
10. أبتعد عن الجوال, التلفاز, الانترنت, ضجيج الزوجة والأطفال وجميع المقاطعات.
11. ليكن بيدك قلم تدون به ملاحظاتك أو استدلالاتك وهذا يزيد استيعاب وفهم ما تقرأ.
12. فكر بالأشياء التي تقرأها, لتزيد من قدرة تخزينها في ذاكرتك وتحولها إلى أفكار عملية.
13. اقرأ وتابع حتى النهاية فكلما تعمقت أكثر زادت معرفتك أكثر ولا تتوقع أن تفهم الكتاب من الأجزاء الأولى.
14. حاول أن تستمتع بالقراءة ولا تقرأ بنفسية المُرغم على ذلك.
15. يمكنك القراءة في السرير إذا كنت تقرأ لمجرد المتعة أو الاسترخاء فقط دون تركيز.
16. قبل كل ما ذكر, لا تنسى التوكل على الله وسؤاله المعونة والتوفيق.

إذا كانت هذه هي زيارتك الأولى, فأقترح عليك الإشتراك في خدمة الخلاصات. لتحصل على الجديد أولاً بأول, شكرا لزيارتك

تعد عملية تحديد مستويات التخزين إحدى العمليات الهامة في مجال تحديد كمية الأصناف التي يجب الاحتفاظ بها  لضمان استمرار العمل داخل الشركة دون انقطاع في المخزون و لتخفيض رأس المال المستثمر في المخزون إلى أدنى حد ممكن, إضافة إلى حماية الشركة من أية تقلبات قد تحدث في عمليات التوريد. 

تلعب برامج تخطيط موارد الشركات Enterprise Resource Planning ERP وبرامج إدارة سلسلة التوريد Supply Chain Management SCM وبرامج Material Resource Planning MRP دوراً هاماً في تحديد مستويات التخزين, إذ تُوفر تقارير مفيدة لصناع القرار

كتقرير معدل الدوران المخزني Inventory Turnover وغيره, بل من الممكن أن يقوم البرنامج بإصدار أوامر شراء تلقائياً وِفق معطيات معينة حينما يقرر البرنامج الحاجة الى طلب مواد جديدة تضاف الى المخزون .

العوامل تحديد المستويات المخزنية:

هنالك عدة عوامل يجب أن تُؤخذ بعين الاعتبار قبل البت في تحديد المستويات المخزنية

تشمل عملية تحديد مستويات التخزين ما يلي:

1. الحد الأدنى للطلب Min. Order Point.
2. نقطة إعادة الطلب Re-order Point .
3. الحد الأعلى للمخزون Max. Order Point.

أولاً: الحد الأدنى للطلب: 

يُعد الحد الأدنى لطلب تأمين الصنف حد الأمان الذي يمكن عند وصول كمية الصنف المخزنة إليه أن نقوم بسرعة بطلب الصنف وذلك لتلافي توقف العمل داخل الشركة نتيجة لعدم توفره في المستودع ويتوقف تحديد رصيد الصنف الذي يمثل حد الأمان على عدة عوامل منها:

• أهمية الصنف.
• طبيعة الصنف من حيث سرعة تلفه أو انتهاء صلاحيته.
• تكلفة الصنف وتكاليف النقل والتخزين.
• معدلات استهلاك الصنف.
• الفترة الزمنية اللازمة للشراء.

ولحساب الحد الأدنى للمخزون يتم احتساب معدل الاستهلاك اليومي للصنف وعدد الأيام التي يتم الاحتفاظ فيها بالصنف.

الحد الأدنى للمخزون = معدل الاستهلاك اليومي للصنف × الأيام اللازمة للاحتفاظ بالصنف.

ثانياً: نقطة إعادة الطلب:
وهو الحد الذي يجب عنده البدء في طلب الصنف أو إصدار أمر الشراء تلافيا لوصول الصنف للحد الأدنى وذلك لإرجاع مستوى الصنف عند الحد الأعلى أو الأقصى ويتوقف تحديد نقطة إعادة الطلب على عدة عوامل منها:

• معدل الاستخدام اليومي.
• طول فترة التوريد.
• درجة الاستقرار في معدل الاستخدام وفترة التوريد.
• درجة المخاطرة.

ويتم احتساب نقطة إعادة الطلب وفقا للمعادلة التالية:

حد إعادة الطلب = الحد الأدنى للمخزون + معدل الاستهلاك اليومي×فترة الانتظار.

ثالثاً: الحد الأعلى:  
و هو أقصى كمية يمكن الاحتفاظ بها بالمخزون من الصنف الواحد. وأى زيادة عن هذا الحد يعتبر زيادة فى المخزون. 
الهدف من تحديد الحد الأعلى هو ضمان عدم تعطيل الأموال في تخزين أصناف قد لا يتم استخدامها في الوقت المناسب، ويتم احتساب الحد الأعلى للمخزون وفقا للمعادلة التالية:

الحد الأعلى للمخزون = الحد الأدنى للمخزون + حد إعادة الطلب

المراجع:

كتاب تقارير المستودعات ومراقبة المخزون، تاج الدين محمد
إدارة المخازن، د. السيد ناجي
والعديد من المصادر ورقية

تحدثنا في الجزء الأول عن كيفية استخدام منظمة الفيفا لنظم المعلومات في تقييم لاعبيه , وتطرقنا الى الدور الذي لعبته تقنية المعلومات في تقليص التكاليف وزيادة الأرباح وتنمية المهارات .

أتحول اليوم  – وأنا ما زلت في رحلتي مع كتاب “إدارة نظم المعلومات – إدارة الشركات الرقمية ” – الى شركة UPS العملاقة , تلك الشركة التي نشأت في مدينة سياتل عام 1907 على أيدي شابين مراهقين يملكان دراجتين وجهاز هاتف فقط ! والتي تُعد اليوم من أفضل شركات التوصيل , يندرج تحتها 425,000 موظف وتملك أكثر من 93,000 حافلة , ولديها تاسع أكبر أسطول طائرات في العالم!.
تقوم لك الشركة بتوصيل ما يزيد عن 15 مليون طرد ومستند يوميا في أميركا و200 دولة.

تدفع هذه الشركة بليون دولار سنويا على تقنية المعلومات لتوفير أفضل خدمة وأقل سعر لعملائها .

تبدأ جميع عمليات الأتمتة في هذه الشركة في ورقة صغيرة تُلصق على الطرود , وعليها خطوط ورموز ( باركود Barcode ) الذي يحتوي على معلومات :

1- المُرسل     2- الجهة المُرسل إليها    3- والوقت الذي يجب أن تصل فيه.

يمكن أن يظهر هذا الباركود لدى الشخص المُرسل (العميل) عبر كتابة معلومات الشُحنة من خلال برنامجاً يُحمل من موقع UPS  ويقوم بلصقه على الطرد المُراد شحنه.

قبل أن يتم تحميل البضاعة من عند العميل  , تُرسل هذه المعلومات الى أقرب مركز توزيع من نقطة وصول الشحنة (To Destination) والتي بدورها تقوم – وعبر برنامج خاص – برسم أقصر وأفضل طريق لتوصيل الشحنة وتحديد المسار (الخارطة) آخذة بعين الاعتبار الأحوال الجوية (للطائرات) وكثافة الإشارات المرورية (للشاحنات ) ثم ترسل هذه الخريطة الى أقرب سائق متواجد من منطقة العميل كي يستلم هذا الطرد !

هذا السائق يحمل بيده جهاز مرتبط بشبكات الـ Wirless  أو شبكات  الجوال مع أجهزة شبكة UPS الرئيسية يطلق عليه DIAD  وهو اختصار لـ (Delivery Information Acquisition ) , يُسجِل هذا الجهاز النقطة التي وصل إليها هذا الطرد , ويمكن أن يتابع العميل شحنته, أين وصلت وفي أي بلد لحظة بلحظة عبر إدخال رقم التتبع Tracking Number في موقعهم الرئيسي .

تقنية تحديد المسارات واختصار الأوقات هذه ,  وفرت على شركة UPS ما يُقدر بـ 28 مليون ميل و 3 مليون جالون من البنزين سنويا !

تأتي كلمة ERP اختصارا لـ Enterprise Resource Planning  أو تخطيط موارد الشركات , ويمكن أن تتخيلها كأتمتة لأعمال الشركات مهما كان نشاطها (صناعية , مبيعات , جمعيات خيرية , مستشفيات … الخ) .

إن أهم مايميز برامج تخطيط موارد الشركات عن الأنظمة المعتادة، أنها تعمل كنظام موحد متكامل (Integrated system)، وتتصل فيما بينها كوحدة متكاملة في جميع أقسام وإدارات المؤسسة أو المنشأة. أما الأنظمة الآلية السابقة فإنها لا تعمل كنظام موحد، فلكل إدارة نظامها المستقل عن الإدارة المجاورة لها، ويبدأ وينتهي عمل النظام في نفس الإدارة، فلا يستطيع الاتصال والتواصل والتكامل مع باقي أقسام وإدارات الشركة.

فتخيل مثلاً أن موظف يعمل كمندوب مبيعات في شركة ما, عليه سلُفة (مديونية) نقدية ويجب أن يُخصم من راتبه 1000 ريال شهريا لمدة سنة , ولديه مبلغ عمولة يُضاف الى راتبه شهرياً بناء على حجم مبيعاته, و عليه عقوبات تأخير خلال الشهر يجب أن يُخصم من إجمالي الراتب.

سيقوم الشخص الذي سيصرف راتبه باحتساب ساعات تأخره خلال 30 يوما بالتنسيق مع شؤون الموظفين وبمراجعة سجل دفعات المالية للموظف لمعرفة كم هو مبلغ السلفة المتبقية عليه  إن وجدت ليخصمها من راتبه , وعليه التنسيق مع إدارة المبيعات لمعرفة حجم مبيعاته لاحتساب العمولة … وهكذا لكل موظف.

هذا أبسط مثال يمكن أن يحدث داخل كل منشأة وأنت قس على ذلك من حجم الأعمال الأخرى ….

يمكن لأنظمة الـERP  أن تقوم بما سبق بشكل آلي  ومنضبط وبدقة متناهية  .

هذه الأعمال تستنزف الكثير من الأوقات والأخطاء الكبيرة التي لا يمكن ضبطها إلا باستخدام برامج تخطيط موارد الشركات ERP .

ولكن تكمن صعوبة تنفيذ هذه المشاريع، أنها تحتاج إلى مزيج من الخبرات التقنية والإدارية ، ومن الخطأ أن يُنظر لها من منظور تقني بحت، أو منظور إداري بحت. ويجب دمج هذه الخبرات فيما بينها للخروج بمنتج إداري تقني يخدم أهداف العمل، ويساهم في سرعة إنجاز المعاملات في المؤسسة أو المنشأة. وهنا تكمن أهمية وجود الموظف الذي يعرف إجراءات العمل الدقيقة داخل القسم أو الإدارة التي يعمل بها ويتمتع بالحس التقني ليكون عنصراً مهماً في إعادة هندسة العمليات الإدارية (Business Process Reengineering  (BPR ، وفي كتابة الوثيقة (Request for Proposal  (RFP  التي تتضمن خطوات وإجراءات العمل الدقيقة وتحويلها من الإجراء اليدوي إلى الإجراء الآلي.

عوائق تطبيق نظام ERP

أظهرت نتائج إستطلاع للرأي حول العوائق التي تواجهها المنشآت في تطبيق نظام ERP والذي أجري على 230 شركة ما يلي :
36% من الشركات التي شملها المسح في طور تطبيق نظام ERP
51% من الشركات أخفقت في تطبيق نظام ERP
46% من الشركات لم تطبيق النظام بالشكل الصحيح
50% من الشركات ليست راضية عن نتائج تطبيق نظام ERP

وفي احصائيات أخرى :

أكثر من 61% من مشاريع التطبيق مصيرها الفشل

50% من مشاريع تطبيق الـ ERP  تتوقف أثناء خلال مرحلة التطبيق

75% حُكم عليها من قِبل الموظفين العاملين عليها بأنها ضعيفة .

أهم أسباب فشل تطبيق نظام ERP

عدم معرفة المتطلبات
عدم وجود الاستشاريين الخارجيين
مقاومة التغيير من قبل الموظفين والإدارات (راجع موضوعي حول إدارة التغيير )
التدريب غير الكافي (للمستخدمين الرئيسيين والمستخدمين النهائيين لا يحصلون على التدريب المناسب)
ثقافة المنشأة و عدم دعم الادارة العليا
التوقعات الغير واقعية من البرنامج
كثرة التعديلات على النظام والاعتماد على الـ Customaization
عدم المرونة في الجدول الزمني ( سوء حساب الوقت والجهد)
سوء البنية التحتية التقنية
سوء اختيار نظام ERP (اختيار المنتج الخاطئ، عدم ملائمة تطبيق البرامج مع إجراءات العمل)
سوء الاتصال والتواصل
إرتفاع تكلفة الاستشاريين الباهظة
تخفيض التكاليف الغير مجدي .

عوامل نجاح ERP

إعداد وثيقة المتطلبات  بشكل جيد بعد فهم طبيعة العمل بأدق تفاصيله

فرز المشاكل التي تطمح الشركة بالتخلص منها من جراء تركيب نظام ERP

الرؤية المستقبلية البعيدة للشركة واخذها بعين الاعتبار لدى اختيار البرنامج المناسب.
اختيار البرنامج المناسب
توفير الدعم القوي من قيادة المنشأة لمدير المشروع أو المُطبق (Implementer )
التنسيق بين أطراف المشروع (الاستشاريين وفرق العمل)
توفير فِرق عمل مؤهلة للعمل مع الشركة الاستشارية
مشاركة فرق العمل في مراجعة المخرجات و تقديم الملاحظات
مشاركة فرق العمل من خلال الالتزام والحضور الدائم في مختلف مراحل المشروع.
تدريب المستخدمين على الانظمة وإجراءات العمل الجديدة
ادارة عملية التغيير ومتابعة الموظفين .

بعض أسماء برامج ERP :
Microsoft Dynamics GP (Great Plains)
Microsoft Dynamics Axapta
Microsoft Dynamics Navision
Microsoft Dynamics Solomon
SAP
Oracle

يمكنك الاستفادة من موضوع للأستاذ عبد الحي أتاسي في موقع ومنتديات جريت بلينز العربية بعنوان “تنفيذ تقنيات نُظم ERP  لتحقيق العائد على الاستثمار بنجاح “  ..

يحكى أن رجلاً كانت وظيفته ومسؤوليته هي الاشراف على الأباريق لحمام عمومي، والتأكد من أنها مليئة بالماء بحيث يأتي الشخص ويأخذ أحد الأباريق ويقضي حاجته ثم يرجع الابريق الى صاحبنا، الذي يقوم باعادة ملئها للشخص التالي وهكذا.
في إحدى المرات جاء شخص وكان مستعجلا فخطف أحد هذه الأباريق بصورة سريعة وانطلق نحو دورة المياه، فصرخ به مسؤول الأباريق بقوة وأمره بالعودة اليه فرجع الرجل على مضض، وأمره مسؤول الأباريق بأن يترك الابريق الذي في يده ويأخذ آخر بجانبه، فأخذه الشخص ثم مضى لقضاء حاجته، وحين عاد لكي يسلم الابريق سأل مسؤول الأباريق: لماذا أمرتني بالعودة وأخذ ابريق آخر مع أنه لا فرق بين الأباريق، فقال مسؤول الأباريق بتعجب: اذن ما عملي هنا؟!
ان مسؤول الأباريق هذا يريد أن يشعر بأهميته وبأنه يستطيع أن يتحكم وأن يأمر وأن ينهى مع أن طبيعة عمله لا تستلزم كل هذا ولا تحتاج الى التعقيد، ولكنه يريد أن يصبح سلطان الأباريق!

ان سلطان الأباريق موجود بيننا وتجده أحياناً في الوزارات أو في المؤسسات أو في الجامعات أو المدارس أو في المطارات، بل لعلك تجده في كل مكان تحتك فيه مع الناس! ألم يحدث معك، وأنت تقوم بانهاء معاملة تخصك، أن تتعطل معاملتك لا لسبب الا لأنك واجهت سلطان الأباريق الذي يقول لك: اترك معاملتك عندي وتعال بعد ساعتين، ثم يضعها على الرف وأنت تنظر، مع أنها لا تحتاج الا لمراجعة سريعة منه ثم يحيلك الى الشخص الآخر، ولكن كيف يشعر بأهميته الا اذا تكدست عنده المعاملات وتجمع حوله المراجعون.. انه سلطان الأباريق يبعث من جديد!
انها عقدة الشعور بالأهمية ومركب النقص بالقوة والتحكم بخلق الله! ان ثقافة سلطان الأباريق تنسحب أيضا على المدراء والوكلاء والوزراء.. تجدها في مبادئهم حيث انهم يؤمنون بالتجهم والشدة وتعقيد الأمور ومركزيتها لكي يوهموك بأنهم مهمون، وما علموا أن أهميتهم تنبع من كراسيهم أكثر من ذواتهم!!
ولقد جاء في الحديث الشريف الذي رواه الامام أحمد (اللهم من رفق بأمتي فارفق به ومن شق على أمتي فشق عليه)، ولكنك تستغرب من ميل الناس الى الشدة والى التضييق على عباد الله في كل صغيرة وكبيرة، ولا نفكر بالرفق أو اللين أو خفض الجناح، بل نعتبرها من شيم الضعفاء!
انها دعوة لتبسيط الأمور لا تعقيدها ولتسهيل الاجراءات لا تشديدها وللرفق بالناس لا أن نشق عليهم، ولكم نحن بحاجة للتخلص من عقلية سلطان الأباريق (وما أكثرهم في هذا الزمان)، وهونها وتهون.

أشكر الكاتب (الذي لم أعرف اسمه) على هذا المقال