تحدثنا في الموضوع السابق عن تعريف إجراءات العمل Business Procedures واليوم أفرد هذه التدوينة لشرح كيفية تحسين العمليات.
عادة ما تكون عمليات التحسين والمتابعة مستمرة على صعيد العملية أو على صعيد الإجراء بشكلٍ عام , ويتم مراجعتها كل ستة أشهر أو عند تطبيق تكنولوجيا جديدة,أو إعادة تنظيم المؤسسة, أو تغيير الظروف الاقتصادية والاجتماعية أو عند تغيير الأنظمة والتشريعات الحكومية .
مثال :
لو كانت أحد عمليات إجراء " إصدار أمر شراء PO " لمنتج معين في شركة ما تتطلب :
- عملية توقيع من إدارة المستودعات يفيد بعدم توفر المواد في مستودعات الشركة .
- عملية توقيع من الشؤون المالية للتأكد من عدم تجاوز الميزانية المحددة.
- عملية تعميد من شؤون المحاسبة من وجود رصيد كافي بالبنك لإخراج شيك للمورد.
عند تطبيق نظام ERP بشكل صحيح لم يعد هنالك أي مبرر لتلك العمليات السابقة, لأن النظام يقوم بعرضها أمامك وسيحكمك بأن لا تتجاوزها تلك السياسات.
عند تحسينك لإجراءٍ معين ينبغى أن تأخذ بعين الاعتبار ما يلي:
- محاولة تقليل الوقت :
وقت تنفيذ الإجراء هو مجموع وقت الموظف + وقت العميل ,فحاول التقليل من وقت العملية دون المساس بجودة مخرجات الإجراء أو فتح ثغرات فيه. - الخبرة والتدريب:
وذلك بتدريب المعنيين على تنفيذ الإجراءات بالشكل الصحيح وإكسابهم خبرة كافية في هذا المجال وتزويدهم بمراجع ورسومات يلجئوا إليها عند اللزوم .أؤكد على التدريب حتى على الخطوات البسيطة في الإجراءات. - تحليل العمل:
لوضع إجراء جديد قم أولاً بتعريف المنتج النهائي أي أرسم مخرجاته , ثم اكتب العمليات والمستندات اللازمة للوصول الى المنتج النهائي,
إذا كانت العمليات كثيرة قَسِّم المنتج النهائي الى منتجات مرحلية تكون متكاملة مع بعضها حتى تصل الى المنتج النهائي, ثم قم بإسناد العمليات بين الأقسام المعنية بتنفيذ كل عملية (كما في الشكل السابق ). - فكر قبل توزيع المهمة :
وهذه من أكثر الأخطاء التي يقع بها الكثيرون, ففي إجراء طباعة الرواتب ستلاحظ أن كثير من المهام التي يفترض أن تقوم بها الموارد البشرية يقوم بها قسم الحسابات ! وهذا يستدعي الى إعادة توزيع المهام بين الأقسام كلاً بحسب اختصاصه.
أيضاً احرص أن تُنجز أكثر من عملية لدى الشخص نفسه إن تسنى لك ذلك وذلك اختصاراً للوقت. - تبسيط الإجراءات:
تبسيط الإجراء يؤدي الى سهولة تطبيقه ويختصر الوقت اللازم لإنجازه, ولتبسيط الإجراءات احرص على :
- تقليل العمليات داخل الإجراء
فتخلص –مثلاً- من كثرة التواقيع التي لا فائدة حقيقة من وجودها , أيضاً لا تفصل بين العمليات الإدارية والمالية وتجعل لكل منها إجراء منفصل!, رتب مكان العمل لتسهيل التمرير الداخلي للمعاملات (أي أعد تخطيط مكان عملك ) . - تقليل المستندات
فكثرة المستندات ليست شرطاً في زيادة التوثيق, ولا دعي لطلب مستندات موجوداً أصلا في الملف أو مدخلة في الكمبيوتر وأنت تعلم أنه لم يطرأ عليها تعديل . - تقليل الوقت
استخدم برامج حاسوبية تُسرع من استرجاع المعلومات وتقلل الأعمال اليدوية, استخدم التقنيات التي تسرع إدخال المعلومة مثل البطاقات الالكترونية, البصمة والباركود , وإذا كان هنالك حاجة للنماذج الورقية , وفر نماذج جاهزة . - تقليل الاحتكاك مع الجمهور \ العملاء
كأن تجعل الموظف يتعامل مع موظف واحد فقط , مع محاولة الاستفادة من خدمات الإنترنت والفاكس وبقية وسائل الاتصال والرد الآلي.
- تقليل العمليات داخل الإجراء
هنالك بعض البرامج لمساعدتك في رسم إجراءات العمل منها:
