مدونة منذر اسامة

إدارة تقنية تطوير أعمال تخطيط موارد ERP

تجد هنــا ...

مواضيع متخصصة في
إدارة المشاريع , التقنية, تطوير الأعمال, وتخطيط موارد الشركات ERP .

يتطلع كل مدير مشروع الى مراقبة أداة عمل مشروعه بما فيه العناصر المُحركة للمشروع ومن أهم هذه العناصر هي موارد المشروع البشرية وغيرها من موارد تساهم في تحريك عجلة المشروع كالمستلزمات والأدوات وغيرها

يتيح برنامج Microsoft Project 2016 مجموعة من التقارير والرسوم البيانية التي تُساعد مدراء المشاريع وصناع القرار في إدارة موارد مشروعاتهم، ومن التقارير المهمة هي:

الرسم البياني الأول:
نظرة عامة عن تكاليف الموارد 
Resource Cost Overview

يحتوي هذا الرسم البياني على ثلاثة رسوم بيانية تعطي نظرة سريعة وشاملة حول جميع التكاليف المرتبطة بموارد المشروع وكيفية توزعها وسلوك صرفها ..
الرسم التالي يوضح شكل هذه الرسوم البيانية ويليه تفاصيل كل رسم
image
حالة تكلفة موارد العمل COST STATUS
   يُظهر مقارنة بين تكلفة موارد العمل في المشروع مع توضيح التكلفة المتبقية والتكلفة الفعلية لكل مورد ويُبين لو تجاوزت الموارد التكلفة المخطط له أم لا
– توزيع التكاليف  COST DISTRIBUTION

يُظهر هذا الرسم البياني أين تتوزع مصاريف المشروع بين الموارد (العاملين، المواد، التكاليف الأخرى)
– تفاصيل تكلفة الموارد COST DETAILS
يُبين هذا الجدول اسم كل مورد بالإضافة الى عدد ساعات

العمل الفعلية والتكاليف الفعلية في المشروع بالإضافة الى التكلفة القياسية لكل مورد
للوصول الى هذه الرسوم البيانية:

    من قائمة التقارير Report >> تكاليف Costs >> نظرة عامة على التكاليف Resource Cost Overview

 

الرسم البياني الثاني :
نظرة عامة عن الموارد  Resource Overview

تُبين هذه الرسوم البيانية حالة وأداء الموارد داخل المشروع، عبر ثلاثة رسوم بيانية فرعية كالتالي:
image
إحصائيات الموارد Resource Stats
  يُظهر هذا الرسم البياني توزع ساعات العمل على الموارد مُبيناً لكل مورد إجمالي ساعات العمل و عدد  الساعات المُنجَزة وفيما لو تجاوزت هذه الساعات خط الأساس Base Line أم لا
– حالة إنجاز العمل Work Status
   يُظهر هذا الرسم البياني إجمالي النسبة المئوية لانتهاء كل مورد من مهامه داخل المشروع
– حالة الموارد
يُظهر هذا التقرير الفترة الزمنية لالتزام كل مورد في المشروع بالإضافة الى حجم العمل المتبقي مُمثلاً بعدد الساعات المتبقية

للوصول الى هذه الرسوم البيانية:
من قائمة التقارير Report >> موارد Resource >> نظرة عامة على الموارد Resource Overview

تقرير:

استخدام الموارد  Resource Usage Tools

يُعتبر هذا التقرير من أفضل التقارير التفاعلية التي تُبين استخدام الموارد في المشروع، إذ يعرض التقرير اسم كل مورد  Resource وإجمالي عدد الساعات المطلوبة منه في المشروع وتحته تفصيل المهام المسؤول عنها وتوزيع الساعات على كل مهمة.
في القسم الآخر الآخر من التقرير يعرض توزع هذه المهام على الفترات الزمنية.image

فكما تلاحظ في الرسم يشير الى أن الموظف أحمد مطلوب منه 48 ساعة عمل في المشروع موزعة على أربعة مهام، في المهمة المسماة ” مهمة 5″  مطلوب منه 16 ساعة، وهذه الساعات مطلوبة منه على يومين  بتاريخ 4/4/2017 و 5/4/2017 بمعدل 8 ساعات يومياً.أنت الآن كمدير مشروع ستتمكن – مثلاً – من اتخاذ قرار في حال لو قدم هذا الموظف طلب إجازة في تاريخ سيُخبرك Microsoft Project إن كان مطلوباً في مهمة داخل المشروع أم لا …

للوصول الى هذا العرض من قائمة Task أو  Resource اختر Resource Usage من القائمة المنسدلة View

في النهاية التقرير والرسوم البيانية التي ذُكرت أعلاه هي التقارير القياسية Standered أي كما تم إعداداها مسبقاً داخل Microsoft Projcet، تذكر أنه بإمكانك التعديل على هذه التقارير وإضافة أو إزالة أي معلومات أخرى بسهولة عبر الضغط على الرسم البياني Chart واختيار الحقول التي تريد إظهارها ….

.

التصنيفات : إدارة

أهمية الوصف الوظيفي Job Description

كتبه منذر اسامة في 2016.5.07

الوصف الوظيفي أو الـ Job Description يظنه البعض أنها من الكماليات أو الترف الإداري  – إن صح التعبير – فلا تجد العديد من اصحاب المناصب الادارية العليا يهتم بوجوده داخل منظمته ربما لعدم تخيل الفوائد الحقيقية!

سأحاول في هذا الموضوع تسليط الضوء على فائدة وجود الأوصاف الوظيفية داخل المنظمة، وأهميته ….

 

اهمية الاوصاف الوظيفية

للوصف الوظيفي أهمية كبيرة سواءً للعاملين أو أصحاب العمل، فجميع الموظفين يرغبون في معرفة ما المتوقع منهم في المناصب التي يتعينوا عليها وكيف سيتم تقييم أدائهم لاحقاً، كما أن – من جهة أخرى – أرباب العمل يودون أيضاً معرفة المهام التفصيلية لكل وظيفة لتقييم أهمية الوظيفية التي سيتم البحث عن موظفين لشغرها أو في حال تفكيرهم بإقالة من يشغرها.

 

يمكن القول أن استخدامات الوصف الوظيفي يساعد في :

  1. وضع عوامل لقياس الاداء الوظيفي
  2. تكوين تصور واضح لكل موظف عن المهام والمسؤوليات الملقاة على عاتقه
  3. إظهار الحدود الوظيفية والصلاحيات لكل منصب
  4. تسهيل عملية التوظيف والاستقطاب لموظفي الموارد البشرية
  5. تحديد المهارات والمعارف الواجب تنميتها لدى الموظفين
  6. توضيح التسلسل الهرمي للوظيفي وتحديد المسار الوظيفي
  7. بناء الصلاحيات ورسم حدود الاعتماد عند تطبيق النظام التقني

بنود الوصف الوظيفي

للأوصاف الوظيفية محددات لا يجب أن تُغفل، منها:

  • ترويسة الوصف
    وتشمل تاريخ اعداده و رمزه واسم  الوظيفة والادارة والمرؤوسين وغيرها..
  • الهدف من الوظيفة
    ويشمل الهدف العام للوظيفة
  • المهام الوظيفية
    ويُذكر المهام التفصيلية التي يتوجب ان يقوم بها الموظف بشكل دوري
  • المواصفات الى يجب توافرها في الموظف
    كالمؤهلات الأكاديمية والخبرات المطلوبة
  • المعارف والمهارات الرئيسية التي تحتاجها الوظيفة

المتطلبات الاساسية لبناء أوصاف وظيفية واضحة ومتكاملة،

يوصى بشدة ان تكون العناصر أدناه جاهزة قبل البدء في اعداد الاوصاف الوظيفية:

  1. العمليات على مستوى المنظمة High-level Business Process
  2. هيكل تنظيمي Organizational Chart واضح للإدارات والوظائف موضحا بها اهداف كل ادارة  (انظر موضوع الهياكل التنظيمية http://www.monzerosama.com/?p=786 )
  3. الخطة الاستراتيجية Strategic Plan
  4. الوصف الوظيفي الحالي إن وجد

 

أخيرا لا يُنصح ان تقوم الشركة عبر أحد إداراتها بتصميم الوصف الوظيفي الخاص بها دون إشراك مستشار إداري خارجي، ذلك لأن المستشار الإداري يبني هذه الاوصاف بناء على اسس علمية بعد تحليل دقيق للمنظمة عبر عقد ورشات عمل مشتركة مستحضرا خبرات سابقة لمنظمات شبيهة مستخدما أفضل الممارسات في ذلك

التصنيفات : إدارة, تخطيط

في أغلب الشركات يقوم المدير بتقييم موظفيه كل 6 أشهر أو كل سنة وذلك بتعبئة نموذج معين يصف أداءه ودرجة التزامه وانضباطه وغيرها من المعايير الموضوعة مسبقاً.

من أهم الإشكاليات في هذه الطريقة – والتي قد يقع الموظف ضحيتها – هو قيام جهة واحدة بعملية التقييم (المدير المباشر غالباً), وقد يكون المدير المباشر نفسه لديه خلل في كيفية التقييم وربما هنالك جوانب اجتماعية وشخصية أخرى تؤثر سلباً أو إيجاباً على تقييم الموظف.

إشكالية أخرى وهي وجود الفاصل الزمني بين إنجازات الموظف وتقييمها! فمثلاً:

لو قام خالد بأعمالٍ رائعة خلال السنة وفي الشهور الأخيرة من السنة وعند تقييمه كان أدائه سيئاً فإن المدير غالباً سينسى جهوده القديمة وستبدأ مخيلته بسرد الأداء السيء كونه أقرب الى الذاكرة…  والعكس صحيح!

 

تقييم الأداء من زوايا مختلفة

من الطرق الحديثة في تقييم الموظفين هو اعتماد طريقة ” 360° Performance Evaluation ”
وهي أن يُقيَم الموظف استناداً على تقييم من حوله, كأن يُقَيّم من مevalديره وممن يديرهم ومن الموظفين الذين في نفس مستواه الوظيفي,وربما من العملاء الذين يتعاملون معه وبعدها يتم احتساب المتوسط الحسابي لهذه التقييمات.

 

هذا النوع من التقييم سيحقق للموظف تقيماً صادقاً وعادلاً, وسيعرف الموظف كيف ينظر إليه الآخرون وبالتالي يسمح له بإعادة دراسة سلوكياته تجاههم.

وبالنهاية يمكن لمديره اكتشاف جوانب الخلل والقصور الحقيقية لديه ويحاول تلافيها, ويوجهه الى التدريب المناسب.

 

 

بقي أن نعرف أن الجانب الأكثر تحديا للتقييم 360 درجة هو السرية,

عند تنفيذ هذا النوع من التقييم، فمن الأفضل إعطاء ضمانات للموظفين أن ما يُتقاسم به من معلومات ستظل سرية للغاية وذلك لتضمن الإدارة الدقة في النتائج.

 

360

التصنيفات : إدارة, ريادة الأعمال

الهياكل التنظيمية في الشركات

كتبه منذر اسامة في 2011.30.04
هل تعلم أن أسلوب الهيكل التنظيمي في شركتك له دور إداري كبير في نموها؟
هل تعلم أن أحد أسباب طول المهام وتعقيد الإجراءات وبُطئ سير المعاملات ينتج أحياناً بسبب وضع هيكل إداري غير مناسب؟
عادة ما يتم بناء الهيكل التنظيمي للشركات بحسب حجم وطبيعة واستيراتيجية العمل و يؤخذ بعين الاعتبار المتغيرات المؤثرة في الشركة.
هنالك العديد من نماذج الهياكل التنظيمية سأسرد منها الأكثر تداولاً مروراً بمساوئ ومحاسن كل هيكل إداري.
1نموذج الهيكل الوظيفي (Functunal Structure):
وهو النموذج المشهور والمعمول به في أغلب الشركات, ففيه يتم تجميع كل تخصص وظيفي في إدارة واحدة فيكون هناك إدارة مالية واحدة و إدارة مشتريات واحدة و إدارة صيانة واحدة ..الخ, وكل ادارة يندرج تحتها التفرعات المطلوبة.
Fh
مثال عن الهيكل الوظيفي

محاسن استخدام الهيكل الوظيفي

العيوب

الوضع الأمثل لاستخدامه

1- اقتصادي

2- المتخصصين يكونون على اتصال دائم وفعال

3- يقلل الازدواجية ويمنح التركيز

4- أريح للموظف

5- يتيح تبادل خبرات جيدة بين الموظفين

6- يساعد على تحقيق الأهداف الوظيفية.
مثل أن يضع قسم المبيعات أهداف معينة ويجتمع الفريق على تحقيقها

1- قليل المرونة
2- علاقات ركيكة بين التخصصات المختلفة والموظفين لا يدركون ما بالتخصصات الأخرى
3- عملية اتخاذ القرار بطيئة
4- طول الهرم الوظيفي
5- مستويات إدارية كثيرة
6- مركزية في اتخاذ القرارات وهي محصورة لدى جهات معينة بالشركة
7- المركزية تجعل القرارات بطيئة لكن الرقابة أشد
1- عندما يكون طبيعة العمل بسيطة ومتكررة
2- عندما يكون هنالك خطوط عمل قليلة لدى الشركة Business lines
2- الهيكل القطاعي(Divisional Structure) :
وفيه يتم تجميع العاملين المختصين بمنتج معين أو خدمة معينة في قطاع واحد, مثلاً لو شركة كبيرة لديها قطاع المقاولات و قطاع الاستثمار, وقطاع تجاري, سيتبع القطاع المقاولات جميع خدماته – تقريباً- من مالية و صيانة و تقنية ومشتريات وغيرها , وقطاع الاستثمار سيتبعه جميع خدماته من مالية, وصيانة … وهكذا ..
ويمكن أيضا تقسيم هذا الهيكل بحسب الموقع الجغرافي, كأن يكون للشركة فروع في دول عديدة و تحت كل دولة يتبعها هيكلها الخاص من مرافق خدمية وربحية.
لاحظ أنه مع استخدام هذا النظام فإنه قد يتم أحيانا الإبقاء على بعض الإدارات مركزية مثل إدارة الموارد البشرية.
dh
مثال عن الهيكل القطاعي

خصائص استخدام الهيكل القطاعي

عيوبه

الوضع الأمثل لاستخدامه

1- مرونة واضحة
2- سرعة في اتخاذ القرارات
3-يعزز عملية الابتكار لدى العاملين
4- يرسخ مفهوم اللامركزية, أي ان كل طبقة مدراء لديهم صلاحية كبيرة كالتحكم بالمصاريف بحسب ميزانيته كما يشاء
5- اللامركزية تجعل القرارات سريعة لكن الرقابة أقل
6- يودي الى رضا العميل لأنه سيتعامل مع دائرة واحدة والتنسيق يكون عالي بين الموظفين
1- قد يتم الإبقاء على بعض الإدارات مركزية مثل إدارة الموارد البشرية
2- يلغي الاختصاص المتعمق لدى الموظف ويبعده عن التفاصيل التقنية
3- يؤدي الى ضعف التنسيق بين بقية القطاعات
1-عندما تكون متغيرات السوق سريعة جدا
2-عند عدم تفرغ كامل للإدارة العليا
3- عند الاحتياج للمرونة والمرونة عامل أساسي إذا كانت الاستراتيجية تركز على التميز و تشجع الإبداع
4- الشركات الكبيرة التي لديها منتجات عديدة ومتشعبة
3- الهيكل المصفوفي (Matrix Structure ):
وفيه يتم تقسيم العاملين حسب الوظائف في هيكل وظائفي و كذلك يتم اختيار مسئول عن كل نشاط بحيث يكون أيضا مديرا للعاملين في وظائف مختلفة و في هذه الحالة سيكون للموظف رئيسين مثال :
Matrix_Structure الهيكل المصفوفي

محاسن استخدام الهيكل المصفوفي

عيوبه

الوضع الأمثل لاستخدامه

يجمع الكثير من مميزات كلا من التنظيم الوظائفي و القطاعي
1- قد يكون للموظف رئيسان
2- صعوبة تنظيم العمل بالنسبة للعاملين الذين يتبعون رئيسين
1-في الشركات الكبيرة التي تعمل في أكثر من منطقة في العالم
2- أو إذا كان لدى الشركة خطوط عمل مختلفة
نقطة مهمة
إن تعدد المستويات الإشرافية الرأسية بدون داعي (كأن يكون هناك وظيفة مدير عام أول وتحته مدير عام وتحته مدير أول وتحته مدير وتحت المدير مشرف أول وتحت المشرف الأول مشرف … الخ ) سيؤدي الى طول خط السلطة وبالتالي تتعقد الإجراءات ويزيد الوقت و الجهد والتكلفة, ولذا يفضل للشركات المتوسطة الاكتفاء بثلاث مستويات كلما أمكن لممارسة الأنشطة التفصيلية بحيث:
– يتولى المستوى الأول رسم السياسة وإعداد الخطة وإجراء الدراسات
– ويمارس المستوى الثاني البرمجة والتنسيق والإشراف والمتابعة
– ويقوم المستوى الثالث بالتنفيذ الفعلي.
جدول مقارنة (ملخص) يبين أنواع الهياكل التنظيمية (لدقة أعلى اضغط على الصورة)
Structure
التصنيفات : إدارة, تخطيط

إدارة التغيير Change Management

كتبه منذر اسامة في 2009.24.09

نادراً ما يُتطرق في الشركات الى موضوع إدارة التغيير أو ما يسمى بالـ Change Management مع إنها من الأمور المهمة جداً لمن يريد تطبيق أي نظام في الشركة وخصوصا أنظمة تخطيط موارد الشركات ERP .

وبشكل عام فهي العملية الوحيدة المستمرة بالمؤسسة.

والادارة الفعالة هي التي تتخذ خطوات متأنية لتدير التغيير بسلاسة دون ان تُحدث صدامات أو ردود فعل عنيفة تؤثر على أداء العمل.

كثيرا ما يواجه التغيير عوائق – أغلبها تكون نفسية – من الموظفين لذلك لابد ان تكون عملية التغيير بطريق سليمة ومدروسة وفق استراتيجية واضحة ومتدرجة .

أهمية إدارة التغيير في تطبيق نظام الـ ERP :

لإنجاح تركيب برامج التخطيط ERP  في الشركات يحتاج الى دعم من أكبر سلطة إدارية في الشركة ويجب أن يقوم مدير المشروع أو مُطبق النظام (Implementer) أن يُقنع الإدارة بأهمية التغير وما سيترتب عليه من تحسين في أداء العمل, وبالتالي يجب أن يُفوَض بتوجيه من يلزم بإجراء هذا التغيير.

أثناء تخطيطك لتنفيذ مشروع الـERP  قد تضطر غالباً إلى تغيير في تنظيم العمل, أو توزيع المهام, أوتعيل خط سير العمليات (Workflow), أو الصلاحيات وغيرها ..change_management

كثيرٌ من المشاريع المتعثرة التي وقفت عليها كانت بسبب إهمال عامل التغيير, وتكمن المشكلة أن كثيرٌ من الناس يريدون أن يغيروا البرنامج ليفهمهم لا أن يتغيروا ليفهموه !

عندما تريد تطبيق سياسة الشركة دون تعديل في برنامج الـ ERP  سواء كان Great Plains أو Axepta أو SAP  أو Oracle  أو غيرها  فإنك ستضطر غالباً الى إجراء تعديلات كثيرة على البرنامج Customizations  وهذا بحد ذاته ليس مناسباً أبداً, وقد يكون معول هدم في طريق نجاح تطبيق النظام.

من طبع البشرأنهم مقاومون للتغيير وأعداءَ ما يجهلون , لذلك  الشركات الكبيرة تأتي بإستشاريين في الموارد البشرية بشأن إدارة التغيير , يقومون بشرح المنافع من أتمتة الأعمال وكيف أن هذا سيُسرع إنجاز وكفاءة العمل.

ينبغي أن يتم التغيير على ثلاثة محاور أساسية:

1- التغيير على مستوى الموظفيين:

الموظفون هم اللاعبون الأساسيون في سبيل إنجاح نظام الـERP  في الشركة ولا أرى من المناسب اللجوء الى النظام الديكتتوري والقمعي من البداية لفرض السياسات الجديدة , إذ أن نجاح مشروعك والنتائج المترتبة تكون مبنية على إدخالات وطرق تعامل الموظفين مع البرنامج و يشكل العاملون في تقبلهم وتأييدهم و تصرفهم ومساندتهم جزءا هاما للنجاح  وجميعنا يعرف القاعدة (Garbage In= Garbage Out ) أي لو أدخلت بيانات خاطئة فستحصل على تقارير خاطئة دون أدنى شك.

2- التغيير على مستوى العمليات (Process ):

ستجد نفسك أثناء تخطيط المشروع ,أن تغيير بسيط في العمليات (خط سير عملية المبيعات مثلا ) سيزيد من فرصة نجاح المشروع , بل ستزيد من مستوى الانتاجية وسرعة إنجاز العمل وهذا بحد ذاته هدف من أهداف الإدارة لزيادة العائد على الاستثمار ROI  , وبنهاية المطاف ستعطي نتائج مبهرة لم تكن للإدارة العليا تتوقعها.

3- التغيير على مستوى التقنية:

لكي تنجح في إنجاز مشروعك لا بد أن تستغل كل تقنية وصل إليها العالم, لا تبخل في تقديم حلول الإتصالات , والأرشفة , وربط الأنظمة (Integration System) , وجميع التقنيات التي تكون على مستوى الـ Hardwar & Software

إلتزام الشركة في التغيير:

بعد ما سبق سرده في إحداث التغيير في شركتك , فإنه من المهم جدا متابعة ومراقبة هذا التغيير. فمن أهم أهداف إدارة التغيير هو تحقيق الالتزام بالتغيير.

ختاماً : إذا كنت متأكد من اختيارك لبرنامج الـ ERP  بشكل سليم فاعلم إن التغيير الذي ستحدثه في منشأتك سيقودك حتما الى الأمام, إذ أن البرنامج الذي حصلت عليه مقابل مبلغ معين , اجتمع عليه العشرات بل ربما المئات من الخبراء والاستشاريين في وضع أفضل النظم الافتراضية Pest Practice .

التصنيفات : إدارة, تخطيط