مدونة منذر اسامة

إدارة تقنية تطوير أعمال تخطيط موارد ERP

تجد هنــا ...

مواضيع متخصصة في
إدارة المشاريع , التقنية, تطوير الأعمال, وتخطيط موارد الشركات ERP .

أهمية الوصف الوظيفي Job Description

كتبه منذر اسامة في 2016.5.07

الوصف الوظيفي أو الـ Job Description يظنه البعض أنها من الكماليات أو الترف الإداري  – إن صح التعبير – فلا تجد العديد من اصحاب المناصب الادارية العليا يهتم بوجوده داخل منظمته ربما لعدم تخيل الفوائد الحقيقية!

سأحاول في هذا الموضوع تسليط الضوء على فائدة وجود الأوصاف الوظيفية داخل المنظمة، وأهميته ….

 

اهمية الاوصاف الوظيفية

للوصف الوظيفي أهمية كبيرة سواءً للعاملين أو أصحاب العمل، فجميع الموظفين يرغبون في معرفة ما المتوقع منهم في المناصب التي يتعينوا عليها وكيف سيتم تقييم أدائهم لاحقاً، كما أن – من جهة أخرى – أرباب العمل يودون أيضاً معرفة المهام التفصيلية لكل وظيفة لتقييم أهمية الوظيفية التي سيتم البحث عن موظفين لشغرها أو في حال تفكيرهم بإقالة من يشغرها.

 

يمكن القول أن استخدامات الوصف الوظيفي يساعد في :

  1. وضع عوامل لقياس الاداء الوظيفي
  2. تكوين تصور واضح لكل موظف عن المهام والمسؤوليات الملقاة على عاتقه
  3. إظهار الحدود الوظيفية والصلاحيات لكل منصب
  4. تسهيل عملية التوظيف والاستقطاب لموظفي الموارد البشرية
  5. تحديد المهارات والمعارف الواجب تنميتها لدى الموظفين
  6. توضيح التسلسل الهرمي للوظيفي وتحديد المسار الوظيفي
  7. بناء الصلاحيات ورسم حدود الاعتماد عند تطبيق النظام التقني

بنود الوصف الوظيفي

للأوصاف الوظيفية محددات لا يجب أن تُغفل، منها:

  • ترويسة الوصف
    وتشمل تاريخ اعداده و رمزه واسم  الوظيفة والادارة والمرؤوسين وغيرها..
  • الهدف من الوظيفة
    ويشمل الهدف العام للوظيفة
  • المهام الوظيفية
    ويُذكر المهام التفصيلية التي يتوجب ان يقوم بها الموظف بشكل دوري
  • المواصفات الى يجب توافرها في الموظف
    كالمؤهلات الأكاديمية والخبرات المطلوبة
  • المعارف والمهارات الرئيسية التي تحتاجها الوظيفة

المتطلبات الاساسية لبناء أوصاف وظيفية واضحة ومتكاملة،

يوصى بشدة ان تكون العناصر أدناه جاهزة قبل البدء في اعداد الاوصاف الوظيفية:

  1. العمليات على مستوى المنظمة High-level Business Process
  2. هيكل تنظيمي Organizational Chart واضح للإدارات والوظائف موضحا بها اهداف كل ادارة  (انظر موضوع الهياكل التنظيمية http://www.monzerosama.com/?p=786 )
  3. الخطة الاستراتيجية Strategic Plan
  4. الوصف الوظيفي الحالي إن وجد

 

أخيرا لا يُنصح ان تقوم الشركة عبر أحد إداراتها بتصميم الوصف الوظيفي الخاص بها دون إشراك مستشار إداري خارجي، ذلك لأن المستشار الإداري يبني هذه الاوصاف بناء على اسس علمية بعد تحليل دقيق للمنظمة عبر عقد ورشات عمل مشتركة مستحضرا خبرات سابقة لمنظمات شبيهة مستخدما أفضل الممارسات في ذلك

التصنيفات : إدارة, تخطيط

هذا الموضوع يُبسط مفهوم الخطة الاستراتيجية وتبين مشاكل تطبيق الخطة الاستراتيجية لدى المنظمات.
يمكن القول أن التخطيط الاستراتيجي Strategic Plans عبارة عن عملية شاملة أو نتيجة أو خارطة طريق يخرج بها أصحاب المصلحة Stakeholders داخل المنظمة لتحديد ما ينبغي أن تُصبح عليه الأعمال و تؤسس لعوالم تساعد المنظمة للتحرك الى مستويات أعلى في الإنجاز خلال السنوات القادمة !

 

تُبين الخطة الاستراتيجية أين أنت الآن، وما هو المهم بالنسبة لمنظمتك لتركز عليه، وما الذي يجب أن تُنجزه خلال الفترة القادمة.

لا بد للتخطيط الاستراتيجي أن يصف الرسالة والرؤية والقيم الأساسية للمنظمة، ويستكشف  التهديدات والفرص للأسواق او المجالات المستهدفة ويؤخذ بعين الاعتبار الأولويات الحالية والمستقبلية للمنظمة.

 

 

هل يمكن أن تقوم المنظمات بعمل خطتها الاستراتيجية مُعتمدين على طاقمها الداخلي فقط؟
يصعب أن يكون الجواب “نعم” ! إذ أَن مُعظم العاملين في المنظمات التجارية أو الخيرية أو الحكومية لديهم ما يُشغلهم من أعمال تم تعيينهم في المنظمة لأدائها، وقد لا يكونوا على اطلاع على كافة المنهجيات وطرق تصميم  الاستراتيجيات، لذا يُوصى بشدة بأن يُركز منسوبي المنظمة على تنفيذ الاستراتيجية عوضاً عن تأسيسها من البداية وإسناد هذه المهمة لمختص أو جهة استشارية تُشرف على عملية التخطيط بمشاركة أصحاب العلاقة.

دور الطرف الاستشاري في صياغة الاستراتيجية هام جداً, ومستشار التخطيط الاستراتيجي – والذي يسمى أحيانا بـ Facilitator – دوره يكمن في مساعدة الفريق الإداري للمنظمة في تطوير وتبني الخطة الاستراتيجية والتأكد من الإحاطة بكافة جوانبها وفق منهجيات معتمدة.


كثيرةٌ هي المهام المناطة بهذا المستشار فهو مسؤول عن دفع وقيادة العجلة أثناء عملية التخطيط… ويعمل على المساهمة في تبني فريق المنظمة للاستراتيجية ومن انخراط الأطراف اللازمة في عملية التخطيط،
هو يساعد أيضاً على استخراج الأفكار والأهداف وتفكيكها ووضعها في إطارها المناسب ومناقشة توافقها مع الاستراتيجية وفق منهجيات علمية، ويتأكد من جودة المخرجات وصلاحيتها للتطبيق من خلال ورشات عمل مكثفة ومُرَكزة.

 

 

مكونات الخطة الاستراتيجية

يمكن للخطة الاستراتيجية بأن تأتي بأشكال مختلفة، لكن أغلب الخطط  الفعالة تحتوي على:

  1. الرؤية  Vision
  2. الرسالة Mission statement
  3. قيم المنظمة
  4. التحليل الرباعي SWOT Analysis
  5. الميزة التنافسية
  6. الأهداف الاستراتيجية البعيدة المدى
  7. الاهداف والمبادرات الاستراتيجية قصيرة المدى
  8. بطاقة الأداء المتوازن ومؤشرات الأداء KPI

وقفت على العديد من الشركات الكبيرة التي تعمل دون تخطيط استراتيجي وبعضهم كان عنده خطة استراتيجية موجودة بداخل مُغلفٍ فخم ومطبوعةٍ على أوراقٍ فاخرة، ويُفرد لها صفحات على موقع الشركة على الانترنت! لكن للأسف محتواها لم يخرج عن إطار الدُرج الذي يحتويها وما يُطبق منها لا يكاد يُذكر …. ويتساءل أصحاب القرار في المنظمة عن سبب الفشل وبطئ الإنجاز!!!

 

من أهم الأسباب التي قد تؤدي الى فشل تطبيق الخطة الاستراتيجية:

  1. عدم وجود قناعة \ أو وعي بأهمية التخطيط الاستراتيجي. بعض الشركات تضع الخطة الاستراتيجية ليُقال أن لديها خطة وحسب!
  2. عدم أخذ بيئة المنظمة أثناء التخطيط بعين الاعتبار والتركيز على النتائج وإهمال عملية التغيير.
  3. عدم التبني أو الالتزام الجزئي لمجلس الإدارة أو المدراء التنفيذيين.
  4. إشراك الأشخاص الخطأ في عملية التخطيط مما يؤدي الى حصول تضارب أثناء عملية تنفيذ الخطة
  5. تعيين الأشخاص الخطأ في المناصب القيادية
  6. اعداد الخطة بناء على بيانات غير دقيقة.
  7. ضعف المتابعة وعدم المسائلة لمسؤولي تنفيذ الاستراتيجية
  8. ضعف في الموارد اللازمة لتنفيذ الاستراتيجية أو وضع الأهداف بطريقة غير صحيحة (قد تكون غير واقعية أو مبعثرة ) تؤدي الى قلة التركيز!

 

 

في المكتب الاستشاري الذي أعمل به (مكتب المسارات الرائدة للاستشارات الإدارية و تقنية المعلومات) أطلعني بعض الاستشاريين المعتمدين دولياً على حالات رائعة لاستشارات طُبقت لمنظمات خيرية أَحدثَ التخطيط الاستراتيجي فيها نقلة نوعية! بل إن بعض المنظمات قادها الالتزام بخطتها الاستراتيجية الى الحصول على جوائز متميزة في العمل الخيري.

ختاماً: الخطة الاستراتيجية شيء رائع…. تطبيقها بشكل سليم قد ينقل منظمتك الصغيرة الى مستويات عالية ويفتح أمامها مجالات لم تعتقد يوماً أنه من الممكن بلوغها .

في الموضوع القادم بإذن الله، سأتحدث عن أهم الأدوات التي تساعد في تطبيق الاستراتيجية وقياس فعاليتها وهي أداة Balance Scorecard أو بطاقة الأداء المتوازن.

 

شاركني معلوماتك حول تحديات تنفيذ الخطة الاستراتيجية في منظمتك.

الهياكل التنظيمية في الشركات

كتبه منذر اسامة في 2011.30.04
هل تعلم أن أسلوب الهيكل التنظيمي في شركتك له دور إداري كبير في نموها؟
هل تعلم أن أحد أسباب طول المهام وتعقيد الإجراءات وبُطئ سير المعاملات ينتج أحياناً بسبب وضع هيكل إداري غير مناسب؟
عادة ما يتم بناء الهيكل التنظيمي للشركات بحسب حجم وطبيعة واستيراتيجية العمل و يؤخذ بعين الاعتبار المتغيرات المؤثرة في الشركة.
هنالك العديد من نماذج الهياكل التنظيمية سأسرد منها الأكثر تداولاً مروراً بمساوئ ومحاسن كل هيكل إداري.
1نموذج الهيكل الوظيفي (Functunal Structure):
وهو النموذج المشهور والمعمول به في أغلب الشركات, ففيه يتم تجميع كل تخصص وظيفي في إدارة واحدة فيكون هناك إدارة مالية واحدة و إدارة مشتريات واحدة و إدارة صيانة واحدة ..الخ, وكل ادارة يندرج تحتها التفرعات المطلوبة.
Fh
مثال عن الهيكل الوظيفي

محاسن استخدام الهيكل الوظيفي

العيوب

الوضع الأمثل لاستخدامه

1- اقتصادي

2- المتخصصين يكونون على اتصال دائم وفعال

3- يقلل الازدواجية ويمنح التركيز

4- أريح للموظف

5- يتيح تبادل خبرات جيدة بين الموظفين

6- يساعد على تحقيق الأهداف الوظيفية.
مثل أن يضع قسم المبيعات أهداف معينة ويجتمع الفريق على تحقيقها

1- قليل المرونة
2- علاقات ركيكة بين التخصصات المختلفة والموظفين لا يدركون ما بالتخصصات الأخرى
3- عملية اتخاذ القرار بطيئة
4- طول الهرم الوظيفي
5- مستويات إدارية كثيرة
6- مركزية في اتخاذ القرارات وهي محصورة لدى جهات معينة بالشركة
7- المركزية تجعل القرارات بطيئة لكن الرقابة أشد
1- عندما يكون طبيعة العمل بسيطة ومتكررة
2- عندما يكون هنالك خطوط عمل قليلة لدى الشركة Business lines
2- الهيكل القطاعي(Divisional Structure) :
وفيه يتم تجميع العاملين المختصين بمنتج معين أو خدمة معينة في قطاع واحد, مثلاً لو شركة كبيرة لديها قطاع المقاولات و قطاع الاستثمار, وقطاع تجاري, سيتبع القطاع المقاولات جميع خدماته – تقريباً- من مالية و صيانة و تقنية ومشتريات وغيرها , وقطاع الاستثمار سيتبعه جميع خدماته من مالية, وصيانة … وهكذا ..
ويمكن أيضا تقسيم هذا الهيكل بحسب الموقع الجغرافي, كأن يكون للشركة فروع في دول عديدة و تحت كل دولة يتبعها هيكلها الخاص من مرافق خدمية وربحية.
لاحظ أنه مع استخدام هذا النظام فإنه قد يتم أحيانا الإبقاء على بعض الإدارات مركزية مثل إدارة الموارد البشرية.
dh
مثال عن الهيكل القطاعي

خصائص استخدام الهيكل القطاعي

عيوبه

الوضع الأمثل لاستخدامه

1- مرونة واضحة
2- سرعة في اتخاذ القرارات
3-يعزز عملية الابتكار لدى العاملين
4- يرسخ مفهوم اللامركزية, أي ان كل طبقة مدراء لديهم صلاحية كبيرة كالتحكم بالمصاريف بحسب ميزانيته كما يشاء
5- اللامركزية تجعل القرارات سريعة لكن الرقابة أقل
6- يودي الى رضا العميل لأنه سيتعامل مع دائرة واحدة والتنسيق يكون عالي بين الموظفين
1- قد يتم الإبقاء على بعض الإدارات مركزية مثل إدارة الموارد البشرية
2- يلغي الاختصاص المتعمق لدى الموظف ويبعده عن التفاصيل التقنية
3- يؤدي الى ضعف التنسيق بين بقية القطاعات
1-عندما تكون متغيرات السوق سريعة جدا
2-عند عدم تفرغ كامل للإدارة العليا
3- عند الاحتياج للمرونة والمرونة عامل أساسي إذا كانت الاستراتيجية تركز على التميز و تشجع الإبداع
4- الشركات الكبيرة التي لديها منتجات عديدة ومتشعبة
3- الهيكل المصفوفي (Matrix Structure ):
وفيه يتم تقسيم العاملين حسب الوظائف في هيكل وظائفي و كذلك يتم اختيار مسئول عن كل نشاط بحيث يكون أيضا مديرا للعاملين في وظائف مختلفة و في هذه الحالة سيكون للموظف رئيسين مثال :
Matrix_Structure الهيكل المصفوفي

محاسن استخدام الهيكل المصفوفي

عيوبه

الوضع الأمثل لاستخدامه

يجمع الكثير من مميزات كلا من التنظيم الوظائفي و القطاعي
1- قد يكون للموظف رئيسان
2- صعوبة تنظيم العمل بالنسبة للعاملين الذين يتبعون رئيسين
1-في الشركات الكبيرة التي تعمل في أكثر من منطقة في العالم
2- أو إذا كان لدى الشركة خطوط عمل مختلفة
نقطة مهمة
إن تعدد المستويات الإشرافية الرأسية بدون داعي (كأن يكون هناك وظيفة مدير عام أول وتحته مدير عام وتحته مدير أول وتحته مدير وتحت المدير مشرف أول وتحت المشرف الأول مشرف … الخ ) سيؤدي الى طول خط السلطة وبالتالي تتعقد الإجراءات ويزيد الوقت و الجهد والتكلفة, ولذا يفضل للشركات المتوسطة الاكتفاء بثلاث مستويات كلما أمكن لممارسة الأنشطة التفصيلية بحيث:
– يتولى المستوى الأول رسم السياسة وإعداد الخطة وإجراء الدراسات
– ويمارس المستوى الثاني البرمجة والتنسيق والإشراف والمتابعة
– ويقوم المستوى الثالث بالتنفيذ الفعلي.
جدول مقارنة (ملخص) يبين أنواع الهياكل التنظيمية (لدقة أعلى اضغط على الصورة)
Structure
التصنيفات : إدارة, تخطيط