مدونة منذر اسامة

إدارة تقنية تطوير أعمال تخطيط موارد ERP

تجد هنــا ...

مواضيع متخصصة في
إدارة المشاريع , التقنية, تطوير الأعمال, وتخطيط موارد الشركات ERP .

أطلقت مايكروسوفت مؤخرا منصة Microsoft Teams كإحدى الخدمات الجديدة داخل المنصة السحابية Office 365، تعمل هذه المنصة على تسهيل العمل الجماعي داخل المنظمات بمختلف أحجامها، حيث تمكن أفراد المنظمات من إدارة أعمالهم واجتماعاتهم ومناقشة الأفكار التي تخص تسيير الأعمال بالإضافة الى عقد الاجتماعات المرئية وتبادل الملفات عبر الخدمات المتضمنة لـ Skype for Business & One Drive

تتيح لك المنصة أيضا استدعاء البرامج الأخرى من Office 365  مثل ملف نصي أو تقرير مرتبط ب PowerBI  وعرضها بشكل حي وتفاعلي وبدء النقاش حولها مع فريق العمل.

 

 

 

تتيح منصة Microsoft Teams  من العمل من خلال المتصفح أو من برامج الجوال (Android & IOS) ومن خلال برامج يتم تنزيله على جهازك الشخصي ……

 

 

 

 

إن كان لديك اشتراك في Office 365 في إحدى الباقات التالية:

Business Essentials, Business Premium, أو Enterprise E1, E3, E5، جرب هذه الميزة مباشرة عبر تفعيلها من خلال المسار: Settings > Services & Add Ins > Microsoft Teams.
أو عبر الرابط https://teams.microsoft.com

 

 

لمزيد من المعلومات:

https://products.office.com/en/microsoft-teams/group-chat-software?utm_source=facebook.com&utm_medium=referral

 

التصنيفات : إدارة, ريادة الأعمال

هل سمعت بوظيفة المدير التنفيذي لتقنية المعلومات أو CIO؟ ما هو عمله وأهميته داخل الشركة؟ ما هي المهارات التي يجب أن يتقنها ليتمكن من إدارة هذا القسم؟

“كبير موظفي تقنية المعلومات” أو “المدير التنفيذي لتقنية المعلومات” هي الترجمة  المعقولة ل لـ CIO أو       Chief Information Officer .

تعتبر هذه الوظيفة من الوظائف الإدارية التي تكون في أعلى الهرم الإداري في إدارة تقنية المعلومات، من يشغل هذا المنصب تَنصَبُ عليه مسؤوليات إدارية وتقنية، وله دور مهم في الشركات التي تنوي التحول (أو تحولت ) الى التقنية وأتمته عملياتها الإدارية، إذ أنه مسؤول بالدرجة الأولى عن التوجه التكنولوجي للشركة التي يعمل بها.

يمكن القول أيضاً أن هذا الموظف يقع على عاتقه تسخير التقنية في خدمة أهداف الشركة الاستراتيجية، وعليه فإن هذا الموظف عليه أن يكون مدرك بشكل كبير بالاستراتيجية العامة التي تقود الشركة ومن ثم صياغة خطة استراتيجية تقنية IT Strategic Plan  بحيث تخدم الأهداف Strategic Goals والمبادرات Initiatives المرتبطة بتنفيذ الاستراتيجية العامة للشركة Global Strategy Plan، هذا الدور مهم للغاية ليس فقط بهدف ترشيد التكاليف بل حتى كونه جزء لا يتجزأ من صياغة نجاح استراتيجي طويل الأمد.Untitled38

الـ CIO سيعمل بشكل مباشر على إيجاد طرق جديدة للتعامل مع بيانات الشركة بشكل أكثر فعالية لدعم صناع القرار، سيكون مسؤولاً أيضاً عن تحسين العائد على الاستثمار ROI في تقنية المعلومات.

هذا باختصار شديد عن طبيعة دور هذا المنصب، أما خبرة المرشحين لهذه الوظيفة فيجب أن تتعدى الـ 7 سنوات في مجال إدارة تقنية المعلومات، وبعض الشركات تطلب أكثر من 10 سنوات، وتُفضل الحاصلين على درجة الماجستير في إدارة نظم المعلومات Master In Management Information Systems.

 

 

من تجربة شخصية عندما درست الماجستير في إدارة نظم المعلومات، وجدت أن المنهج يعمل على تهيئة الخريجين لتولي هذا المنصب بدأً من اليوم الأول في الجامعة ويركز على الأمور الاستراتيجية التقنية.

 

عودة الى الموضوع الرئيسي …  لشاغري هذا المنصب يتوجب أن يكون لديهم مهارات عالية تقنية وإدارية وقيادية بالإضافة الى خبرات متنوعة في بيئات عمل  مختلفة.

من أهم المهام الوظيفة للمدير التنفيذي لتقنية لمعلومات Chief Information Officer :

  1. يفترض أن يكون هذا الموظف CIO على تفاعلٍ واتصالٍ دائمين مع باقي الإدارات ويحضر اجتماعاتهم الدورية ليبقى مطلعا على جميع التغيرات والتحديات التي تواجه الشركة.
  2. عليه أيضاً وضع الخطة الاستراتيجية للتوجه التقني للشركة بما فيها من الأهداف والمؤشرات والمبادرات والخطط التشغيلية لتنفيذها.
  3. وضع السياسيات والإجراءات الخاصة بقسم تقنية المعلومات.
  4. تحديد احتياجات المستخدمين في بقية الأقسام وإيجاد حل لمشاكلهم.
  5. اقتراح الحلول البرمجية والتجهيزات التقنية الأخرى  (Hardware/Software) لتحقيق أهداف الشركة
  6. الاشراف على  شبكة الاتصال الداخلية والخارجية
  7. تصميم وإنشاء وإدارة ومراقبة البنية التحتية التقنية بما فيها الشبكة واجهزة السيرفرات وتهيئتها للربط لداخلي والخارجي.
  8. الاستجابة لتغيرات العمل
  9. الإشراف على إدارة الانظمة التي تدير الشركة (مثل أنظمة الـ ERP ) وتطويرها بشكل مستمر.
  10. تثقيف العاملين تقنياً والمشاركة في إدارة التغيير Change Management
  11. المشاركة مع قسم المشتريات في التفاوض على العقود المتعلقة بالمشاريع، التجهيزات أو البرامج التقنية.
  12. القيام بشكل دوري بتحليل التكلفة والمنفعة Cost-Benefit Analysis لسير العمليات الداخلية وتطويرها.
  13. تقييم المشاريع التقنية ووضع توصياته بشأن الموارد التي ستُسند لهذه المشاريع.

هل لديك مهام أو أدوار أخرى تجد من لضروري إسنادها الى هذا الموظف؟

شاركني بها في التعليقات أدناه.

التصنيفات : إدارة, تقنية

تحول المنظمات الغير ربحية الى التقنية

كتبه منذر اسامة في 2015.7.02

أجري حالياً بحثاً أكاديمياً عن واقع التحول الى التقنية في المنظمات الغير ربحية، وهو أحد متطلبات الحصول على درجة الماجستير في إدارة تكنولوجيا المعلومات.
إذا كنت قد سبق وعملت في قطاع المنظمات الغير ربحية (جمعيات خيرية، تطوعية، إغاثية .. الخ) يسعدني ملئ هذا الاستبيان.

فضلا شاركني تطوير هذا القطاع بمشاركتك رابط الاستبيان هذا:

http://monzerosama.com/survey/index.php/survey/index/sid/435326/newtest/Y/lang/ar

الهدف الرئيسي من هذا البحث هو دراسة واقع الاتمتة لدى المنظمات الغير الهادفة للربح في المملكة العربية السعودية، وهذا بما في ذلك:

1. استكشاف الوضع الحالي لتبني المنظمات الغير ربحية للتكنولوجيا.
2. اظهار قيمة تبني تلط المنظمات للأتمتة.
3. استعراض الحلول المتاحة التي قد تناسب احتياجات المنظمة غير الربحية.
4. دراسة المعوقات التي تمنع هذه المنظمات من الأتمتة، وإيجاد حلول للتغلب عليها.
5. وضع خارطة طريق للمنظمات الغير ربحية لاعتماد نظام تقنية المعلومات.
6. دراسة الإخفاقات الآكثر شيوعا في المنظمات غير الربحية.

ماهي المنظمات الغير ربحية؟

القطاع الثالث، المنظمات التطوعية، الجمعيات الخيرية، الهيئات الاغاثية هي مسميات مختلفة للمنظمات الغير ربحية non-profit organizations أو non-governmental Organizations (NGOs) والتي تعتبر المكمل لكيانات المجتمعات المتقدمة  (القطاع الحكومي، القطاع الخاص والقطاع الثالث).image

الولايات المتحدة الأمريكية ، على سبيل المثال ، هي موطن لأكثر من مليون ونصف خيرية تعمل منتظم  داخل الولايات المتحدة وخارجها في مناطق النزاعات والصراعات وتوفر الخدمات “الخيرية” و اللوجستية في جميع أنحاء العالم دعم ، مع عائدات بلغت أكثر من 200,000,000,000 $ سنويا (ويكيبيديا).

 

ليس هناك شك في أن القطاع الخيري إذا نُظم وطُور من خلال تبني تكنولوجيا المعلومات سيسهم إلى حد كبير في دعم البيئة الداخلية للبلد، حيث انه من المعروف أن القطاع الخيري يساهم في سد العجز الذي ينتج في القطاع العام والخاص، بالتالي فإن قوة وتنوع المجالات التي يعمل بها القطاع الثالث دليل على عمق المجتمع الوطني في أي بلد لديه رؤية مستقبلية لاحتواء مشاكل المجتمع وتلبية احتياجات أفراده التي لا تستطيع الحكومة والقطاع الخاص من تلبيتها.

استنادا إلى ما ذكر أعلاه، هذا البحث الذي أقوم به حالياً هو لتسليط الضوء على أهمية نقل هذا القطاع إلى التكنولوجيا، بالاضافة الى حاجتة لأنطمة تخطيط موار المنظمات ERP وعلاقات العملاء CRM وغيرها  فضلا عن دراسة العوامل البيئية للمشاريع ذات الصلة ووضع خارطة الطريق لتبني التقنية.

 

أقدر لك مشاركتك لهذا الاستبيان

لم أجد ترجمة عربية حقيقة تُلم بجميع الجوانب التي تغطيها هذه الأنظمة, لكني أحبذ أن أطلق عليها أحياناً  “برامج المعاملات الإلكترونية “, ولربما مصطلح ” أتمتة العمليات الإدارية” يكون أشمل و أقرب للصواب!logoPM1

مؤخراً عمِلتُ على أحد البرامج المفتوحة المصدر (Open Source) يُدعى ProcessMaker وطبقته في شركة متوسطة الحجم وكان أدائه متميزاً, و حالياً أدرس تطبيقاته في لندن مع الشركة المبرمجة وأُعد لامتحان شهادة الاعتماد.

قبل أن أسرد لك فكرة عن ProcessMaker دعني أُعرف الفائدة التي تجنيها من هذه البرامج بمثال يعيشه جميع الموظفين:
تفرض القوانين المعمولة بالشركات على أي موظف يريد أخذ إجازة, أن يقوم بمعاملة تبدأ بـ :

  • بملئ نموذج ورقي يسمى “بنموذج طلب إجازة ” .
  • يقدمه هذا الموظف الى مديره المباشر لكي يقرر في قبول الطلب او رفضه!
  • بعد اعتماد الطلب سيُرسل الى مدير الإدارة لاعتماده.
  • بعد الموافقة سيذهب هذا الطلب الى ادارة الموارد البشرية لتفحص رصيد هذا الموظف من الإجازات وتحدد فيما لو كانت هذه الاجازة بدون راتب او انها ستُخصم من رصيده السنوي من إجازات, سيتطلب من مشرف الموارد البشرية اعتماد هذا الطلب أيضا!
  • بعد ذلك يتوجب تسجيل هذا الطلب في برنامج إدارة شؤون الموظفين .
  • وإشعار مسؤول التأشيرات بإصدار فيزا السفر أو حجز التذاكر وغيرها من إجراءات تختلف من شركة الى أخرى.

برنامج ProcessMaker يتيح لك رسم هذه الخطوات كمهام وتربطها ببعضها وُفق شروط ومعطيات تحددها مسبقاً لتصبح قادراً على تنفيذ تلك الخطوات عبر الإنترنت, بمعنى أنه لن يحتاج أحد  من المشتركين في معاملة طلب الإجازة الى استخدام الأوراق وكل ما عليه هو الدخول الى موقع الشركة وملئ الطلب.

بتطبيق المعاملة السابقة على برنامج ProcessMaker سنخرج بالخريطة الموضحة بالصورة أدناه:
لاحظ أن هذه العملية اشترك فيها 7 أشخاص على الأقل وهم :
1- مُقدم الطلب

ProcessMaker

بروسس ميكر،ProcessMaker، عملية طلب إجازة

2- مديره المباشر

3- ومدير عام إدارته

4- ومسؤول الموارد البشرية

5- ومشرف الموارد البشرية

6- وقسم المالية

بالإضافة الى مسؤول التأشيرات.

 

 

تصميم هذه العملية سهل للغاية, فلن تحتاج الى كتابة أكواد برمجية (إلا في بعض الحالات) لترسم هذه العملية وتصمم النماذج وتربطها مع بعضها البعض وإعطاء صلاحيات كل مستخدم على المهام التي يريد تنفيذها.

هنالك العديد من التقارير والرسومات يوفرها البرنامج, بالإضافة الى إمكانية الربط مع البرامج الأخرى عبر الـ API والـ Web Service, كما بإمكان المطورين إنشاء برامج إضافية Adds on مرتبطة مع ProcessMaker .
شخصياً قمت بربط برنامج إكسل مع برنامج ProcessMaker وتمكنت من إنشاء تقارير ورسومات أكثر مرونة واحترافية.
كما ربط البرنامج مع بوابة لإرسال الرسائل القصيرة SMS في حال إسناد مهمة معينة الى شخص ما.

هذا البرنامج مبني بلغة الـ PHP وقواعد البيانات MySQL  وقمت بتعريب واجهات البرنامج بنسبة 99% سأقوم بتحميل التعريب خلال فترة قريبة بإذن الله بعد الانتهاء من التنقيح والتجربة.

البرنامج في العديد من الميزات وتعمل عليه العديد من الشركات والبنك الكبرى في أوروبا وأمريكا الشمالية, يمكنك الإطلاع على نبذة من البرنامج من خلال الفيديو التالي:

 

أمثلة بسيطة لاستخدامات ال workflow في الشركات :
أتنتة عمليات قسم موار البشرية(إجراءات التوظيف،السلف،البصمات،الانتدابات،التدريب. ..الخ)
أتمتة عمليات قسم المالية (طلبات تصفيات العهد، وغبرها )
أتمتة عملبات قسم المشتريات( كطلبات المشتريات الداخلية)
أتنتة عمليات قسم التقتية ( كنماذج طلبات الدعم الفني وغيرها)

أتمتة المشتريات الخارجية وطلبات العملاء (طلب عرض سعر, التقديم لمناقصة, طلب فتح حساب إئتمان)

وغيرها الكثير, بحسب طبيعة عمل الشركة وحجم تعاملاتها

 

 

الخلاصة:

إذا كان لديك هدف لأتمتة المعاملات الداخلية لشركتك والتخلص من الأوراق وميزانيتك المالية محدودة, فبرنامج ProcessMaker سيقوم بالواجب وزيادة

 

لمزيد من المعلومات, http://www.processmaker.com

التصنيفات : تخطيط, تقنية

تطبيق منهجية ASP في تأجير تطبيقات الـ ERP

كتبه منذر اسامة في 2011.22.03

مزود خدمات التطبيقات,أو ما يسمى بالـ  Applications Service Provider) ASP Model)

بصورة عامة هو اسلوب عمل يقوم على إتاحة العمل على برنامج معين عبر الشبكة دون الحاجة الى شراء أي تراخيص تشغيلية (Licences), بل دون الحاجة لشراء عتاد البنية التحتية التقنية Technical Infrastructure, فأنت بالنهاية ستحصل على خدمة Service للعمل على البرنامج وليس المنتج نفسه Product.

البرامج التي تُرَوَج بإسلوب الـ ASP تسمى أيضاً ببرامج عند الطلب (On-demand software) ,
أو بـ software as a service (SaaS)

فمثلاً: هنالك شركات تقوم على توفير هذه الخدمة لبرنامج الـ ERP الشهير Microsoft Dynamics GP ولا تطلب منك أن تشتري رخص للبرنامج أو تجهيزات للبنية التحتية, بل يتم احتساب مبلغ شهري يعتمد على عدد المستخدمين (Users) الذين سيعملون على البرنامج.asp2

المطلوب منك تأمين خط اتصال بشبكة الانترنت وجهاز كمبيوتر بأقل المواصفات متصل بطابعة وبرنامج صغير لا يتعدى حجمه الـ4 ميغا فقط!

فكرة هذه الطريقة تعتمد على أن يكون البرنامج الذي تود العمل عليه مُحملاً على سيرفرات بعيدة وأنت تقوم بالعمل عليها عن بعد باستخدام أحدى تقنيات التحكم عن بعد مثل الـ Citrix  أو  Terminal Service .

 

محاسن استخدام ASP:

  1. كما ذكرت سابقاً أنك لن تدفع تكاليف شراء لرخص البرنامج أو أنظمة التشغيل أو قواعد البيانات.
  2. في حال اكتشافك أن النظام لم يناسب طبيعة عملك وتود تغيره لن تخسر الكثير, وبياناتك تبقى محفوظة.
  3. لن تحتاج الى تركيب البرنامج على أجهزة المستخدمين مهما بلغ عددهم.
  4. عمليات التحديث والترقية لن تكون من مسؤوليتك بل من مسؤولية مقدم الخدمة.
  5. لو ترغب بربط فروع شركتك على نفس البرنامج لن تضطر لدفع تكاليف ربط بين الفروع, يكفيك إتصال عادي فقط
  6. لست بحاجة لشراء وتطبيق وإدارة للسيرفرات أو الشبكة, أي لن تحتاج الى فريق دعم فني ومدير شبكات,وبالتالي خفضت التكلفة .
  7. عمليات إدارة وإصلاح وتحديث النظام و النسخ الاحتياطي ستكون من مسؤولية مقدم الخدمة.
  8. ستتمكن من الوصول الى بياناتك و البرنامج في أي وقت من أي مكان بالعالم.
  9. ستعمل الخدمة مهما كان نوع أنظمة التشغيل لديك (Windows, Mac OS X or Linux)
  10. الأعطال التي قد تلحق بالسيرفرات أو الأخطار الأخرى مثل الحرائق أو انقطاع التيار الكهربائي تكون عادة مدارة بشكل أكثر آمناً واحتياطاً ومزودة بخطط طوارئ مُحكمة .
  11. لن تفكر في إشكاليات الربط عندما تقرر تضمين فرع جديد لشركتك في البرنامج.
  12. عملية الدعم الفني تكون عن بعد Remotly وهي من مسؤولية مقدم الخدمة (أو حسب الاتفاق معه)
  13. مما سبق ستجد أن التكلفة ستكون منخفضة إلى أدنى حد

من مساوئ استخدام  ASP:asp3

  1. جميع بياناتك ستكون مُستضافة على السيرافرات الخاصة بالمورد, مقدم الخدمة والبعض – خصوصا في دولنا العربية – لا يرتاح بأن تكون بياناته مُستضافة لدى الغير مهما كان هنالك من اتفاقيات عدم إفشاء معلومات وضمانات قضائية! (رغم تحفظي على هذه النقطة, يمكن مناقشتها لاحقاُ كي لا اخرج عن الموضوع في التعليقات أسفل الصفحة)
  2. أي خلل يحصل في الاتصال الذي يستخدمه مزود الخدمة دون اتخاذ إجراءات تصحيحية عاجلة ستتوقف الخدمة عن جميع الفروع في شركتك.
  3. بما أن العمليات ستتم على السيرفرات الخاصة بمزود الخدمة بشكل مركزي, يجب عليك التأكد من جودة التجهيزات التقنية Hardware وخط الاتصال وإلا ستجد أن جميع الاجهزة لديك تعمل بشكل غير مستقر.
  4. باختصار أن الخلل لو حدث فسيحدث على جميع الفروع التي تعمل على البرنامج, وهذه من مساوئ المركزية.
  5. من جميع ما سبق تجد أن أكبر تحدي يمكن أن تواجهه هو جودة المورد, مقدم الخدمة ومدى مصداقيته, وقد كان ذلك تحدي كبير حينما عملت كمزود خدمة تطبيقات برامج ASP قبل 7 سنوات حينما كان الإنترنت محدود جداً وشركات الـISP  قليلة للغاية.

عملية الـ ASP تصلح لجميع برامج الـ ERP سواءً Axapta, Great Plains, Navision , SAP, Oracle وحتى أي برنامج آخر تسمح الشركة المنتجة باستخدام هذا الاسلوب من العمل.

للمزيـــد

التصنيفات : تخطيط

تكاليف واحتياجات تطبيق برامج الـ ERP

كتبه منذر اسامة في 2010.21.11

في معظم الحالات تتخطى تكلفة تطبيق برامج الـ ERP  الميزانية المحددة لها على الرغم من التخطيط المسبق للمشروع من النواحي المادية!, لذا تجد العديد من الشركات تفاجأ بظهور تكاليف غير مباشرة نشأت عند تركيب نظام الـ ERP.

سأناقش في موضوعي هذا أغلب التكاليف التي قد تحتاجها المؤسسة عند تطبيق برنامج ERP.

طبعا ليس الهدف من ذلك رسم صورة سوداوية عن تلك الأنظمة بقدر محاولتي لوضع النقاط على الحروف ومساعدتك في التخطيط الجيد ووضع الميزانية المناسبة لتطبيق هذه البرامج الذكية.

من المهم أيضاً أن تضع في حسابك أنه ليس بالضرورة أن تنطبق جميع هذه التكاليف على كل الشركات, فكل شركة لها وضعها واحتياجاتها الخاصة, وإنما ما ذكر هو بالمُجمل.

يمكننا تصنيف تكاليف تطبيق برامج الـ ERP على أنها تكاليف تُصرف قبل تطبيق البرنامج وأخرى تشغيلية تنشئ أثناء العمل على البرنامج.

تتوزع تكاليف ما قبل التطبيق الى:

  1. تكاليف شراء وتطبيق برنامج الـ ERP
    بعد تحديد البرنامج المناسب الذي يلبي احتياجات الشركة لديك, فلا بد شراء رخص التشغيل (License), ودفع قيمة التطبيق للجهة المطبقة (Implementer) وتتغير قيمة هذه التكاليف بناءً على عدة عوامل أهمها:
    • نوع البرنامج (مثل: Oracle, SAP, Axapta, Great Plains ..الخ)
    • عدد المستخدمين
    • عدد ونوع التطبيقات المرفقة (Modules) tired_of_erp
       
  2. تكاليف برنامج خادم قواعد البيانات License for Database Server
    كخوادم الـ SQL Server أو Oracel وغيرها ,
    تتحدد هذه التكاليف عادةً بعد اختيارك لبرنامج الـ ERP وطريقة احتساب سعر الرخص (Per User, Per Processor ..etc)
  3. تكاليف البنية التحتية التقنية
    إن لم تكن لديك بنية تحتية مسبقاً فستحتاج الى شراء أجهزة (Hardware) مثل الخوادم (Servers) وتجهيز الشبكات وغيرها,
    تختلف تكلفة الهاردوير بسحب مجال تطبيق البرنامج و عدد الموديول والمستخدمين, ويمكن سرد تلك التكاليف كالتالي:
    • تكاليف الخوادم الرئيسية (Servers) وما يتبعها من أجهزة الحماية (Firewall) |وأجهزة النسخ الاحتياطي (Backup devices )
    • انشاء مركز بيانات Data Center وأجهزة الاتصالات (في بعض الحالات )
    • تكاليف برامج أنظمة التشغيل (Operation System) وبرامج الحماية من الفيروسات
    • تكاليف الاجهزة الطرفية من كمبيوترات وطابعات وفي بعض الحالات أجهزة الجرد والباركود وغيرها
  4. تكاليف استشارية
    انتقالك من طُرق العمل اليدوية الى أتمتة كاملة لأعمال شركتك قد يضطرك للاستعانة باستشاريين في مجال اعادة هندسة عمليات و إجراءات العمل, وتحسين سياساتك لتتماشى مع اسلوب عملك الجديد, وقد تحتاج الى استشارات في طرق ترتيب المستودعات وترميز الأصناف (Coding) وإتمام عمليات البيع وتنظيم أوامر المشتريات والارتجاع, إن لم يكن هذا الأمر مضبوطاً بما فيه الكفاية .
  5. تكاليف التدريب
    يُعد التدريب من أهم الأشياء التي لا يجب أن تبخل فيها على موظفي الشركة, حيث يقع على عاتقهم كاهل كبير في إنجاح البرنامج , و تذكر دائما :  Garbage in = Garbage out  

تكاليف أثناء وبعد التطبيق:

  1. تكاليف الدعم الفني
    عادة تضطر الشركات التي ليس لديها كادر متدرب للتعاقد مع المورد الذي قام بتطبيق البرنامج بتكاليف سنوية لقاء الدعم الفني للبرنامج.
  2. تكاليف الرسوم السنوي (Enhancement Fees)
    وهذه يُلزمها أغلب الموردين للعملاء وتُستقطع منهم مبلغ سنوي ثابت لقاء حصولهم على التحديثات والنسخ الجديدة للبرنامج إضافة الى بعض الموارد المساعدة في تحسين العمل.
  3. تكاليف الفريق التقني
    أصبح العديد من الشركات تتوجه الى توظيف كادر تقني متدرب بغية الاستغناء عن تكاليف الدعم الفني والاستفادة من هذا الفريق في إدارةٍ لمشروع التطبيق والأمور الفنية الأخرى,
    قد يتألف هذا الفريق (بحسب حجم الشركة) من:
    • مدير المشروع \ مدير النظام ERP Project manager – ERP Application administrator
    • مدير الشبكة Network Administrator
    • مدير قواعد البيانات Database administrator
    • مطور أنظمة System developer 
    • موظفي الدعم الفني Technical support
  4. تكاليف التطوير, الاضافات والتعديلات البرمجية
    • أحيانا قد تضطر الى عمل تعديل برمجي إذا كان لديك متطلبات معينة وعلى هذا فستحتاج الى مطور (إذا لم يكن لديك بالفعل) ينجزها لك
    • لو لديك نظام قديم تود نقل بياناتك منه الى برنامجك الجديد, قد تتكلف على ذلك جهداً ووقتاً
    • قد يكون لك احتياج الى ربط نظام الـ ERP الجديد ببعض أنظمتك القديمة المصممة خصيصا لتماشي أعمالك ذات الطابع الخاص جدا
    • أو ربما يكون عملك بحاجة الى ربط النظام مع واجهات الانترنت والتعاملات الالكترونية E-Business
    • أو انك ستحتاج الى إنشاء تقارير ذات طابع معين غير مدعوم بالبرنامج الذي سبق واخترته .
  5. تكاليف الترقيات
    إن لم يكن لدي اكتفاء ذاتي من الموظفين القادرين على ترقية نظامك وصيانته وليس لديك عقد دعم فني مع أحد الموردين , فستحتاج الى جهة خارجية تقوم بترقية نظام الـ ERP  الى الإصدار الأحدث, وقد يكلف هذا الأمر مبلغا ليس بالهين خصوصا إذا كان لديك تعديلات Customizations لا تعمل على الاصدار الجديد وستضطر الى اعادتها من جديد.
  6. تكاليف التدريب
    نعم, هذه التكاليف قد تستمر معك حتى بعد العمل على البرنامج خصوصا لو كان لدى الشركة معدل دوران كبير في عملية التوظيف,وهذا يجب أن يؤخذ بعين الاعتبار .
  7. وأخيرا تكاليف الاتصالات الشهرية

ما هي التكاليف الأخرى التي اضطررت اليها عند تطبيق النظام لديك؟

التصنيفات : تخطيط

تحسين إجراءات العمل Business Process Improvement

كتبه منذر اسامة في 2010.15.07

تحدثنا في الموضوع السابق عن تعريف إجراءات العمل Business Procedures واليوم أفرد هذه التدوينة لشرح كيفية تحسين العمليات.business_process_box

عادة ما تكون عمليات التحسين والمتابعة مستمرة على صعيد العملية أو على صعيد الإجراء بشكلٍ عام , ويتم مراجعتها كل ستة أشهر أو عند تطبيق تكنولوجيا جديدة,أو إعادة تنظيم المؤسسة, أو تغيير الظروف الاقتصادية والاجتماعية أو عند تغيير الأنظمة والتشريعات الحكومية .

 

مثال :

لو كانت أحد عمليات إجراء ”  إصدار أمر شراء PO ” لمنتج معين في شركة ما تتطلب :

  1. عملية توقيع من إدارة المستودعات يفيد بعدم توفر المواد في مستودعات الشركة .
  2. عملية توقيع من الشؤون المالية للتأكد من عدم تجاوز الميزانية المحددة.
  3. عملية تعميد من شؤون المحاسبة من وجود رصيد كافي بالبنك لإخراج شيك للمورد.

عند تطبيق نظام ERP  بشكل صحيح لم يعد هنالك أي مبرر لتلك العمليات السابقة, لأن النظام يقوم بعرضها أمامك وسيحكمك بأن لا تتجاوزها تلك السياسات.

عند تحسينك لإجراءٍ معين ينبغى أن تأخذ بعين الاعتبار ما يلي:

  1. محاولة تقليل الوقت :
    وقت تنفيذ الإجراء هو مجموع وقت الموظف + وقت العميل ,فحاول التقليل من وقت العملية دون المساس بجودة مخرجات الإجراء أو فتح ثغرات فيه.
  2. الخبرة والتدريب:
    وذلك بتدريب المعنيين على تنفيذ الإجراءات بالشكل الصحيح وإكسابهم خبرة كافية في هذا المجال وتزويدهم بمراجع ورسومات يلجئوا إليها عند اللزوم .أؤكد على التدريب حتى على الخطوات البسيطة في الإجراءات.
  3. تحليل العمل:
    لوضع إجراء جديد قم أولاً بتعريف المنتج النهائي أي أرسم مخرجاته , ثم اكتب العمليات والمستندات اللازمة للوصول الى المنتج النهائي,
    إذا كانت العمليات كثيرة قَسِّم المنتج النهائي الى منتجات مرحلية تكون متكاملة مع بعضها حتى تصل الى المنتج النهائي, ثم قم بإسناد العمليات بين الأقسام المعنية بتنفيذ كل عملية (كما في الشكل السابق ).
  4. فكر قبل توزيع المهمة :
    وهذه من أكثر الأخطاء التي يقع بها الكثيرون, ففي إجراء طباعة الرواتب  ستلاحظ أن كثير من المهام التي يفترض أن تقوم بها الموارد البشرية يقوم بها قسم الحسابات ! وهذا يستدعي الى إعادة توزيع المهام بين الأقسام كلاً بحسب اختصاصه.
    أيضاً احرص أن تُنجز أكثر من عملية لدى الشخص نفسه إن تسنى لك ذلك وذلك اختصاراً للوقت.
  5. تبسيط الإجراءات:
    تبسيط الإجراء يؤدي الى سهولة تطبيقه ويختصر الوقت اللازم لإنجازه, ولتبسيط الإجراءات احرص على :

    1. تقليل العمليات داخل الإجراء
      فتخلص –مثلاً- من كثرة التواقيع التي لا فائدة حقيقة من وجودها , أيضاً لا تفصل بين العمليات الإدارية والمالية وتجعل لكل منها إجراء منفصل!, رتب مكان العمل لتسهيل التمرير الداخلي للمعاملات (أي أعد تخطيط مكان عملك ) .
    2. تقليل المستندات
      فكثرة المستندات ليست شرطاً في زيادة التوثيق, ولا دعي لطلب مستندات موجوداً أصلا في الملف أو مدخلة في الكمبيوتر وأنت تعلم أنه لم يطرأ عليها تعديل .
    3. تقليل الوقت
      استخدم برامج حاسوبية تُسرع من استرجاع المعلومات وتقلل الأعمال اليدوية, استخدم التقنيات التي تسرع إدخال المعلومة مثل البطاقات الالكترونية, البصمة والباركود , وإذا كان هنالك حاجة للنماذج الورقية , وفر نماذج جاهزة .
    4. تقليل الاحتكاك مع الجمهور \ العملاء
      كأن تجعل الموظف يتعامل مع موظف واحد فقط , مع محاولة الاستفادة من خدمات الإنترنت والفاكس وبقية وسائل الاتصال والرد الآلي.

هنالك بعض البرامج لمساعدتك في رسم إجراءات العمل منها:

التصنيفات : تخطيط, تقنية