مدونة منذر اسامة

من خلال قراءتي لكتاب Management Information Systems / Managing Digital Firm أشار الكاتب الى كيفية استخدام الرابطة الوطنية لكرة السلة NBA لتقنية المعلومات في تحسين أداء لاعبيهم والاستفادة القصوى من جميع الإمكانيات.

عمدت هذه المنظمة التي تدفع 5 مليون دولار سنويا لكل لاعب الى التعاون مع شركة Synergy Sport Technology لتحليل جميع بيانات لاعبيهم , إنهم يبحثون في نقاط القوة و الضعف لدى الاعبين عبر القيام بتسجيل المباريات وبعدها يقوم 30 موظف من هذه الشركة لتحليل البيانات وتصنيفها بحسب معطيات تُهم متخذي القرارات والحكام.

كل حركة خاطئة أو قفزة مميزة تُسجل في لوحة نقاط الفريق (الأهداف) وهذا ما يمثل هاجس لدى المدربين وأصحاب النوادي.

بعد تصنيف هذه البيانات وتحليلها وفهرستها بأشكال متعددة , ستصبح الإجابة سهلة عن أي تساؤل حول:

من أهم أفضل اللاعبين ؟

وما هي الأخطاء الموجودة لدى الفريق المنافس لاستغلالها ؟

من هم اللاعبون الذين يتسببون في ضياع أهداف الفريق؟

ما هي الحركات الواجب تجنبها أثناء المباراة؟

ما التشكيلة المناسبة للفريق وما التوزيع الأنسب في الملعب؟. الخ.

الجميل في الأمر أن هذه التصنيفات والمعلومات تكون مرتبطة مباشرة مع مقاطع الفيديو المتعلقة بها (كبرهان وزيادة إيضاح) ويمكن لكل لاعب أن يقوم بالدخول الى موقع الكتروني لتحميل المقاطع التي تخصه مثلا وارتكب فيها أخطاء على جهازه iPod  ليتعلم من أخطاءه ويستعد للمباراة القادمة.

كيف استخدام هذه التقنية وأطوعها لخدمتي؟

استخدام التقنية يمكن أن يُطبق على 99% من الأشياء من حولك , إليك هذا المثال وأنت قس عليه …

أذكر منذ 4 سنوات بأني استخدمت تقنية مشابهة , حين كان لدى شركة الاتصالات عرض يمنحك خصم 50% على أربع أرقام جوال تقوم بتحديدها , وكان علي أن أتخذ قراراً صائبا للاستفادة القصوى من هذا العرض وهو وتحديد الأرقام التي يجب أن أزود بها الشركة.

قمت بتفريغ الأرقام التي أتصلت عليها والتي وردت في فاتورة الجوال (عبر تحميلها من موقع شركة الاتصالات السعودية ) وتحليلها لمعرفة ما هي أكثر المكالمات التي تكلفني؟

وما أطول مكالمة تحدثت بها؟

بعد تصنيف المكالمات وفهرستها من خلال برنامج Excel وباستخدام Pivot Table  تمكنت من استخراج أكثر 4 أرقام أتصل عليهم ويكلفونني مبالغ عالية .

وبعدها اشتركت بهذه الخدمة لأوفر مبالغ كبيرة شهريا خصوصا بعد اكتشافي أن حوالي 59% من قيمة الفاتورة كانت تذهب الى شخص واحد فقط!  , و25% كانت لمديري في العمل .

أرجو عدم تمرير مقالتي هذه لشركة الاتصالات السعودية

تأتي كلمة ERP اختصارا لـ Enterprise Resource Planning  أو تخطيط موارد الشركات , ويمكن أن تتخيلها كأتمتة لأعمال الشركات مهما كان نشاطها (صناعية , مبيعات , جمعيات خيرية , مستشفيات … الخ) .

إن أهم مايميز برامج تخطيط موارد الشركات عن الأنظمة المعتادة، أنها تعمل كنظام موحد متكامل (Integrated system)، وتتصل فيما بينها كوحدة متكاملة في جميع أقسام وإدارات المؤسسة أو المنشأة. أما الأنظمة الآلية السابقة فإنها لا تعمل كنظام موحد، فلكل إدارة نظامها المستقل عن الإدارة المجاورة لها، ويبدأ وينتهي عمل النظام في نفس الإدارة، فلا يستطيع الاتصال والتواصل والتكامل مع باقي أقسام وإدارات الشركة.

فتخيل مثلاً أن موظف يعمل كمندوب مبيعات في شركة ما, عليه سلُفة (مديونية) نقدية ويجب أن يُخصم من راتبه 1000 ريال شهريا لمدة سنة , ولديه مبلغ عمولة يُضاف الى راتبه شهرياً بناء على حجم مبيعاته, و عليه عقوبات تأخير خلال الشهر يجب أن يُخصم من إجمالي الراتب.

سيقوم الشخص الذي سيصرف راتبه باحتساب ساعات تأخره خلال 30 يوما بالتنسيق مع شؤون الموظفين وبمراجعة سجل دفعات المالية للموظف لمعرفة كم هو مبلغ السلفة المتبقية عليه  إن وجدت ليخصمها من راتبه , وعليه التنسيق مع إدارة المبيعات لمعرفة حجم مبيعاته لاحتساب العمولة … وهكذا لكل موظف.

هذا أبسط مثال يمكن أن يحدث داخل كل منشأة وأنت قس على ذلك من حجم الأعمال الأخرى ….

يمكن لأنظمة الـERP  أن تقوم بما سبق بشكل آلي  ومنضبط وبدقة متناهية  .

هذه الأعمال تستنزف الكثير من الأوقات والأخطاء الكبيرة التي لا يمكن ضبطها إلا باستخدام برامج تخطيط موارد الشركات ERP .

ولكن تكمن صعوبة تنفيذ هذه المشاريع، أنها تحتاج إلى مزيج من الخبرات التقنية والإدارية ، ومن الخطأ أن يُنظر لها من منظور تقني بحت، أو منظور إداري بحت. ويجب دمج هذه الخبرات فيما بينها للخروج بمنتج إداري تقني يخدم أهداف العمل، ويساهم في سرعة إنجاز المعاملات في المؤسسة أو المنشأة. وهنا تكمن أهمية وجود الموظف الذي يعرف إجراءات العمل الدقيقة داخل القسم أو الإدارة التي يعمل بها ويتمتع بالحس التقني ليكون عنصراً مهماً في إعادة هندسة العمليات الإدارية (Business Process Reengineering  (BPR ، وفي كتابة الوثيقة (Request for Proposal  (RFP  التي تتضمن خطوات وإجراءات العمل الدقيقة وتحويلها من الإجراء اليدوي إلى الإجراء الآلي.

عوائق تطبيق نظام ERP

أظهرت نتائج إستطلاع للرأي حول العوائق التي تواجهها المنشآت في تطبيق نظام ERP والذي أجري على 230 شركة ما يلي :
36% من الشركات التي شملها المسح في طور تطبيق نظام ERP
51% من الشركات أخفقت في تطبيق نظام ERP
46% من الشركات لم تطبيق النظام بالشكل الصحيح
50% من الشركات ليست راضية عن نتائج تطبيق نظام ERP

وفي احصائيات أخرى :

أكثر من 61% من مشاريع التطبيق مصيرها الفشل

50% من مشاريع تطبيق الـ ERP  تتوقف أثناء خلال مرحلة التطبيق

75% حُكم عليها من قِبل الموظفين العاملين عليها بأنها ضعيفة .

أهم أسباب فشل تطبيق نظام ERP

عدم معرفة المتطلبات
عدم وجود الاستشاريين الخارجيين
مقاومة التغيير من قبل الموظفين والإدارات (راجع موضوعي حول إدارة التغيير )
التدريب غير الكافي (للمستخدمين الرئيسيين والمستخدمين النهائيين لا يحصلون على التدريب المناسب)
ثقافة المنشأة و عدم دعم الادارة العليا
التوقعات الغير واقعية من البرنامج
كثرة التعديلات على النظام والاعتماد على الـ Customaization
عدم المرونة في الجدول الزمني ( سوء حساب الوقت والجهد)
سوء البنية التحتية التقنية
سوء اختيار نظام ERP (اختيار المنتج الخاطئ، عدم ملائمة تطبيق البرامج مع إجراءات العمل)
سوء الاتصال والتواصل
إرتفاع تكلفة الاستشاريين الباهظة
تخفيض التكاليف الغير مجدي .

عوامل نجاح ERP

إعداد وثيقة المتطلبات  بشكل جيد بعد فهم طبيعة العمل بأدق تفاصيله

فرز المشاكل التي تطمح الشركة بالتخلص منها من جراء تركيب نظام ERP

الرؤية المستقبلية البعيدة للشركة واخذها بعين الاعتبار لدى اختيار البرنامج المناسب.
اختيار البرنامج المناسب
توفير الدعم القوي من قيادة المنشأة لمدير المشروع أو المُطبق (Implementer )
التنسيق بين أطراف المشروع (الاستشاريين وفرق العمل)
توفير فِرق عمل مؤهلة للعمل مع الشركة الاستشارية
مشاركة فرق العمل في مراجعة المخرجات و تقديم الملاحظات
مشاركة فرق العمل من خلال الالتزام والحضور الدائم في مختلف مراحل المشروع.
تدريب المستخدمين على الانظمة وإجراءات العمل الجديدة
ادارة عملية التغيير ومتابعة الموظفين .

بعض أسماء برامج ERP :
Microsoft Dynamics GP (Great Plains)
Microsoft Dynamics Axapta
Microsoft Dynamics Navision
Microsoft Dynamics Solomon
SAP
Oracle

يمكنك الاستفادة من موضوع للأستاذ عبد الحي أتاسي في موقع ومنتديات جريت بلينز العربية بعنوان “تنفيذ تقنيات نُظم ERP  لتحقيق العائد على الاستثمار بنجاح “  ..

كثيرٌ منا أحيانا يستيقظ على كابوس كثرة أعباء الحياة من هموم العمل , وشؤون البيت, التزامات الاصدقاء, ومقابلة فلان …. وغيرها الكثير ! يبدو هذا مزعجا ولا بد أن يكون هنالك حلٌ جذري!

المشكلة –وكنت اعاني منها شخصيا – أننا نُقحم أنفسنا في مشاريع و أمور متفرقة دون حسبان أو تخطيط , بل دون أن ننظر في أولوياتنا تحت مسوغ الخجل أو رد الجميل! وهذا خطأ.

إدارة الوقت:

يمكن تلخيص إدارة الوقت على أنها محاولة لترويض الوقت وفرض سيطرتنا عليه ، بدلا من أن يفرض هو سيطرته علينا .

من وجهة نظري هذه العبارة يمكن أن تحمل بين طياتها معاني كثيرة تدفعنا الى الاهتمام بإدارة وقتنا , وإن صحة استغلالك للوقت سيضيف إلى حياتك أوقاتاً إضافية! كيف؟؟؟؟  اكتشف معي ذلك!

لنفرض جدلاً أنك تقضي يوميا ساعة واحدة في تنقلاتك (إن لم تكن من سكان جدة ) في السيارة , هذا يعني ان هنالك 30 ساعة من عمرك تذهب في الطرقات شهرياً ! أي 360 ساعة سنويا مما تعادل 72 يوم عمل (باعتبار ساعات العمل 5 ساعات يومياً) يا الهي  360 ساعة ضاعت !!. رقم مخيف أليس كذلك ؟

قس على ذلك واحسب أوقات الانتظار في العيادة وعند الحلاق , و أوقات السفر …. كم من ساعات مهدرة؟؟

تخيل أنك لو استثمرت هذا الوقت في سماع ما يفيدك (محاضرة, كتاب صوتي , دروس اللغة, أو قرآن كريم )

فهذا يعني أن عمرك الانتاجي قد ازداد شهرين ونصف تقريبا كل سنة !

إن استغلال هذه الأوقات فيما ينفعك سيعطيك شعور رائع , وستحقق إنجازات تُبهر الجميع بإذن الله .

وتذكر دائما

يقضي الناجحون وقتهم في تأدية الأعمــــــــال التي لا يرغب الخائبون في عملها .

خطوات عملية احرص عليها:

1- احتفظ بكتاب تحمله معك دائماً (أُفضل كُتب الجيب).

2- احتفظ بمجموعة من الأشرطة النافعة في السيارة.

3- اذا كان جوالك ذو شاشة كبيرة حمِّل ما تراه مناسباً من كتب أو برنامج القرآن الكريم.

4- قم بتحميل الكتب الصوتية على جهازك واحتفظ بالسماعات معك.

وبالنهاية أذكر نفسي بحديث النبي صلى الله عليه وسلم حين قال : لا تزول يوم القيامة قدما عبد حتى يسأل عن أربع:

عن عمره فيما أفناه وعن جسده فيما أبلاه وعن علمه ماذا عمل به وعن ماله من أين أخذه وفيما أنفقه

نلتقي بإذن الله قريبا في تدوينة جديدة حول تقسيم الأوليات  … بأمان الله وحفظه