مدونة منذر اسامة

نادراً ما يُتطرق في الشركات الى موضوع إدارة التغيير أو ما يسمى بالـ Change Management مع إنها من الأمور المهمة جداً لمن يريد تطبيق أي نظام في الشركة وخصوصا أنظمة تخطيط موارد الشركات ERP .

وبشكل عام فهي العملية الوحيدة المستمرة بالمؤسسة.

والادارة الفعالة هي التي تتخذ خطوات متأنية لتدير التغيير بسلاسة دون ان تُحدث صدامات أو ردود فعل عنيفة تؤثر على أداء العمل.

كثيرا ما يواجه التغيير عوائق – أغلبها تكون نفسية – من الموظفين لذلك لابد ان تكون عملية التغيير بطريق سليمة ومدروسة وفق استراتيجية واضحة ومتدرجة .

أهمية إدارة التغيير في تطبيق نظام الـ ERP :

لإنجاح تركيب برامج التخطيط ERP  في الشركات يحتاج الى دعم من أكبر سلطة إدارية في الشركة ويجب أن يقوم مدير المشروع أو مُطبق النظام (Implementer) أن يُقنع الإدارة بأهمية التغير وما سيترتب عليه من تحسين في أداء العمل, وبالتالي يجب أن يُفوَض بتوجيه من يلزم بإجراء هذا التغيير.

أثناء تخطيطك لتنفيذ مشروع الـERP  قد تضطر غالباً إلى تغيير في تنظيم العمل, أو توزيع المهام, أوتعيل خط سير العمليات (Workflow), أو الصلاحيات وغيرها ..

كثيرٌ من المشاريع المتعثرة التي وقفت عليها كانت بسبب إهمال عامل التغيير, وتكمن المشكلة أن كثيرٌ من الناس يريدون أن يغيروا البرنامج ليفهمهم لا أن يتغيروا ليفهموه !

عندما تريد تطبيق سياسة الشركة دون تعديل في برنامج الـ ERP  سواء كان Great Plains أو Axepta أو SAP  أو Oracle  أو غيرها  فإنك ستضطر غالباً الى إجراء تعديلات كثيرة على البرنامج Customizations  وهذا بحد ذاته ليس مناسباً أبداً, وقد يكون معول هدم في طريق نجاح تطبيق النظام.

من طبع البشرأنهم مقاومون للتغيير وأعداءَ ما يجهلون , لذلك  الشركات الكبيرة تأتي بإستشاريين في الموارد البشرية بشأن إدارة التغيير , يقومون بشرح المنافع من أتمتة الأعمال وكيف أن هذا سيُسرع إنجاز وكفاءة العمل.

ينبغي أن يتم التغيير على ثلاثة محاور أساسية:

1- التغيير على مستوى الموظفيين:

الموظفون هم اللاعبون الأساسيون في سبيل إنجاح نظام الـERP  في الشركة ولا أرى من المناسب اللجوء الى النظام الديكتتوري والقمعي من البداية لفرض السياسات الجديدة , إذ أن نجاح مشروعك والنتائج المترتبة تكون مبنية على إدخالات وطرق تعامل الموظفين مع البرنامج و يشكل العاملون في تقبلهم وتأييدهم و تصرفهم ومساندتهم جزءا هاما للنجاح  وجميعنا يعرف القاعدة (Garbage In= Garbage Out ) أي لو أدخلت بيانات خاطئة فستحصل على تقارير خاطئة دون أدنى شك.

2- التغيير على مستوى العمليات (Process ):

ستجد نفسك أثناء تخطيط المشروع ,أن تغيير بسيط في العمليات (خط سير عملية المبيعات مثلا ) سيزيد من فرصة نجاح المشروع , بل ستزيد من مستوى الانتاجية وسرعة إنجاز العمل وهذا بحد ذاته هدف من أهداف الإدارة لزيادة العائد على الاستثمار ROI  , وبنهاية المطاف ستعطي نتائج مبهرة لم تكن للإدارة العليا تتوقعها.

3- التغيير على مستوى التقنية:

لكي تنجح في إنجاز مشروعك لا بد أن تستغل كل تقنية وصل إليها العالم, لا تبخل في تقديم حلول الإتصالات , والأرشفة , وربط الأنظمة (Integration System) , وجميع التقنيات التي تكون على مستوى الـ Hardwar & Software

إلتزام الشركة في التغيير:

بعد ما سبق سرده في إحداث التغيير في شركتك , فإنه من المهم جدا متابعة ومراقبة هذا التغيير. فمن أهم أهداف إدارة التغيير هو تحقيق الالتزام بالتغيير.

ختاماً : إذا كنت متأكد من اختيارك لبرنامج الـ ERP  بشكل سليم فاعلم إن التغيير الذي ستحدثه في منشأتك سيقودك حتما الى الأمام, إذ أن البرنامج الذي حصلت عليه مقابل مبلغ معين , اجتمع عليه العشرات بل ربما المئات من الخبراء والاستشاريين في وضع أفضل النظم الافتراضية Pest Practice .

إذا كانت هذه هي زيارتك الأولى, فأقترح عليك الإشتراك في خدمة الخلاصات. لتحصل على الجديد أولاً بأول, شكرا لزيارتك

لعله يدور في ذهنك تساؤل عن معنى ” تحديثات تويتر ” الموجودة على يسار مدونتي والأسطر التي تليها بمواضيع غير مترابطة !

تحديثات تويتر هي نافذة مدونتي الى عالمي الخاص وتوضيح ما أقوم به الآن !. ستظهر آخر 4 تحديثات لصفحتي في تويتر بشكل تلقائي في المدونة.

دعني أنقل لك  من موقع الفوائد عن ما هو Twitter (والذي تعني تغريد باللغة العربية ) وكيفية الاستفادة منه ….

• المبدأ الاساسي لمو قع وخدمة www.twitter.com تويتر هو أن تخبر الآخرين بما تفعل سواء أصدقائك, عائلتك أو زوارك. وذلك في كلمات قليلة شرطا ألا تتعدى 140 رمز, وهذه الرموز تتضمن الحروف والارقام, والمسافات بين الكلمات!
• في ماذا قد يفيدك تويتر؟
  • قد يفيدك تويتر في حياتك الشخصية, بأن يخبر أحباءك بما تفعله, ومن الممكن أن يكون وسيلة اتصال جديدة بينك وبين أصدقائك. حيث أن تويتر قد شبه بخدمه للمحادثات السريعة.
  • ويفيدك في عملك, بأن تتواصل مع عملائك بسهولة, وتوجه لهم الطلبات, وتحديثات العمل وآخر المستجدات.
  • يساعدك في أعمالك على الشبكة المعلوماتية, من مواقع ومدونات, ويسهل نشرها, فيطلع متابعيك على آخر مواضيعك.
• مثال للكلمات التي قد تكتبها في تويتر:
  • انني أقرأ كتاب, لقد انتهيت من صنع القهوة, سوف أنام الآن إلى اللقاء
  • لقد نشرت موضوع في مدونتي, يمكنك قراءة على هذا الرابط: (وتعطيهم الرابط المختصر)
• يمكنك أن تشارك الآخرين بحكمة أو بكلمة, أو برابط لموقع أعجبك.
• سيكون لديك صفحة تظهر فيها كلماتك وصورتك الشخصية, ومقتطف عنك لمتابيعيك.
• يمكنك متابعة الآخرين لتعرف آخر مستجداتهم, وستظهر لك كلماتهم في صفحتك الخاصة التي تراها أنت لوحدك.
• ويمكن أيضا لآخرين متابعتك لمعرفة آخر مستجداتك.

• ماهي الأمور التي يمكنك أداء في تويتر:
  • كتابة كلمات وتحديثات خاصة بك.
  • الرد على كلمات غيرك.
  • إرسال رسائل سريعة لمن يتابعوك وتتابعهم.
  • قراءة تحديثات غيرك والإطلاع على كلماتهم وجديدهم.
• يمكنك استخدام تويتر من أماكن مختلفة, لكي توصل الكلمات لمن تريد, ومنها هاتفك المحمول, ومواقع مختلفة غير موقع تويتر الأساسي!

أيضاً يمكنك متابعة مقطع الفيديو الذي قام قسم الإعلام الجديد بقناة الجزيرة بإنتاج فيديو تعريفي بموقع تويتر ليتيح المجال للراغبين في معرفة ماهية موقع تويتر وأفق استخدامه….

أخبرني الآن  … هل أعجبتك خدمة تويتر ؟

سجل ثم أضفني من خلال صفحتي http://twitter.com/Almonzer

يحكى أن رجلاً كانت وظيفته ومسؤوليته هي الاشراف على الأباريق لحمام عمومي، والتأكد من أنها مليئة بالماء بحيث يأتي الشخص ويأخذ أحد الأباريق ويقضي حاجته ثم يرجع الابريق الى صاحبنا، الذي يقوم باعادة ملئها للشخص التالي وهكذا.
في إحدى المرات جاء شخص وكان مستعجلا فخطف أحد هذه الأباريق بصورة سريعة وانطلق نحو دورة المياه، فصرخ به مسؤول الأباريق بقوة وأمره بالعودة اليه فرجع الرجل على مضض، وأمره مسؤول الأباريق بأن يترك الابريق الذي في يده ويأخذ آخر بجانبه، فأخذه الشخص ثم مضى لقضاء حاجته، وحين عاد لكي يسلم الابريق سأل مسؤول الأباريق: لماذا أمرتني بالعودة وأخذ ابريق آخر مع أنه لا فرق بين الأباريق، فقال مسؤول الأباريق بتعجب: اذن ما عملي هنا؟!
ان مسؤول الأباريق هذا يريد أن يشعر بأهميته وبأنه يستطيع أن يتحكم وأن يأمر وأن ينهى مع أن طبيعة عمله لا تستلزم كل هذا ولا تحتاج الى التعقيد، ولكنه يريد أن يصبح سلطان الأباريق!

ان سلطان الأباريق موجود بيننا وتجده أحياناً في الوزارات أو في المؤسسات أو في الجامعات أو المدارس أو في المطارات، بل لعلك تجده في كل مكان تحتك فيه مع الناس! ألم يحدث معك، وأنت تقوم بانهاء معاملة تخصك، أن تتعطل معاملتك لا لسبب الا لأنك واجهت سلطان الأباريق الذي يقول لك: اترك معاملتك عندي وتعال بعد ساعتين، ثم يضعها على الرف وأنت تنظر، مع أنها لا تحتاج الا لمراجعة سريعة منه ثم يحيلك الى الشخص الآخر، ولكن كيف يشعر بأهميته الا اذا تكدست عنده المعاملات وتجمع حوله المراجعون.. انه سلطان الأباريق يبعث من جديد!
انها عقدة الشعور بالأهمية ومركب النقص بالقوة والتحكم بخلق الله! ان ثقافة سلطان الأباريق تنسحب أيضا على المدراء والوكلاء والوزراء.. تجدها في مبادئهم حيث انهم يؤمنون بالتجهم والشدة وتعقيد الأمور ومركزيتها لكي يوهموك بأنهم مهمون، وما علموا أن أهميتهم تنبع من كراسيهم أكثر من ذواتهم!!
ولقد جاء في الحديث الشريف الذي رواه الامام أحمد (اللهم من رفق بأمتي فارفق به ومن شق على أمتي فشق عليه)، ولكنك تستغرب من ميل الناس الى الشدة والى التضييق على عباد الله في كل صغيرة وكبيرة، ولا نفكر بالرفق أو اللين أو خفض الجناح، بل نعتبرها من شيم الضعفاء!
انها دعوة لتبسيط الأمور لا تعقيدها ولتسهيل الاجراءات لا تشديدها وللرفق بالناس لا أن نشق عليهم، ولكم نحن بحاجة للتخلص من عقلية سلطان الأباريق (وما أكثرهم في هذا الزمان)، وهونها وتهون.

أشكر الكاتب (الذي لم أعرف اسمه) على هذا المقال