مدونة منذر اسامة

إدارة تقنية تطوير أعمال تخطيط موارد ERP

تجد هنــا ...

مواضيع متخصصة في
إدارة المشاريع , التقنية, تطوير الأعمال, وتخطيط موارد الشركات ERP .

أرشيف الفئة ‘تخطيط’

يقيم موقع ومنتديات جريت بلينز العربية ندوة تفاعلية لتبادل الخبرات حول “الاستفادة من نظم إدارة المستودعات في تحسين الأداء وتطوير العمليات “.

سيعقد اللقاء مباشرة على شبكة الانترنت ( Online conference ) بمشيئة الله يوم الأربعاء 13\01\2010 الساعة السادسة مساءً بتوقيت مكة المكرمة.

بإمكانك التسجيل في هذا اللقاء مجانا والمشاركة وطرح أسئلتك واستفساراتك ضمن المدة المحددة للقاء.

الشريحة المستهدفة :

1. مدير المستودعات

2. مديراً للتوزيع والعمليات اللوجيستية

3. مدير المشترياتclip_image001

4. مدير المالية والحسابات

5. مدير المبيعات أو خدمة العملاء

6. مدير أو استشاري أنظمة المعلومات

النقاط التي سيتم التطرق إليها:

1- التعريف بنظم إدارة المستودعات WMS.

2- الفرق بينها وبين نظم ERP.

3- مزايا واستخدامات نظم إدارة المستودعات.

4- ربطها مع أنظمة جمع البيانات RFID.

5- آراء الحضور ومناقشة مواضيع الندوة.

إضغط هنـــــــا للتسجيل … الآن
https://www2.gotomeeting.com/register/691727714

التصنيفات : تخطيط

تحدثنا في الجزء الأول عن كيفية استخدام منظمة الفيفا لنظم المعلومات في تقييم لاعبيه , وتطرقنا الى الدور الذي لعبته تقنية المعلومات في تقليص التكاليف وزيادة الأرباح وتنمية المهارات .

أتحول اليوم  – وأنا ما زلت في رحلتي مع كتاب “إدارة نظم المعلومات – إدارة الشركات الرقمية ” – الى شركة UPS العملاقة , تلك الشركة التي نشأت في مدينة سياتل عام 1907 على أيدي شابين مراهقين يملكان دراجتين وجهاز هاتف فقط ! والتي تُعد اليوم من أفضل شركات التوصيل , يندرج تحتها 425,000 موظف وتملك أكثر من 93,000 حافلة , ولديها تاسع أكبر أسطول طائرات في العالم!.
تقوم لك الشركة بتوصيل ما يزيد عن 15 مليون طرد ومستند يوميا في أميركا و200 دولة.

تدفع هذه الشركة بليون دولار سنويا على تقنية المعلومات لتوفير أفضل خدمة وأقل سعر لعملائها .

تبدأ جميع عمليات الأتمتة في هذه الشركة في ورقة صغيرة تُلups_deliveryصق على الطرود , وعليها خطوط ورموز ( باركود Barcode ) الذي يحتوي على معلومات :

1- المُرسل     2- الجهة المُرسل إليها    3- والوقت الذي يجب أن تصل فيه.

يمكن أن يظهر هذا الباركود لدى الشخص المُرسل (العميل) عبر كتابة معلومات الشُحنة من خلال برنامجاً يُحمل من موقع UPS  ويقوم بلصقه على الطرد المُراد شحنه.

قبل أن يتم تحميل البضاعة من عند العميل  , تُرسل هذه المعلومات الى أقرب مركز توزيع من نقطة وصول الشحنة (To Destination) والتي بدورها تقوم – وعبر برنامج خاص – برسم أقصر وأفضل طريق لتوصيل الشحنة وتحديد المسار (الخارطة) آخذة بعين الاعتبار الأحوال الجوية (للطائرات) وكثافة الإشارات المرورية (للشاحنات ) ثم ترسل هذه الخريطة الى أقرب سائق متواجد من منطقة العميل كي يستلم هذا الطرد !

sat

هذا السائق يحمل بيده جهاز مرتبط بشبكات الـ Wirless  أو شبكات  الجوال مع أجهزة شبكة UPS الرئيسية يطلق عليه DIAD  وهو اختصار لـ (Delivery Information Acquisition ) , يُسجِل هذا الجهاز النقطة التي وصل إليها هذا الطرد , ويمكن أن يتابع العميل شحنته, أين وصلت وفي أي بلد لحظة بلحظة عبر إدخال رقم التتبع Tracking Number في موقعهم الرئيسي .

تقنية تحديد المسارات واختصار الأوقات هذه ,  وفرت على شركة UPS ما يُقدر بـ 28 مليون ميل و 3 مليون جالون من البنزين سنويا !

التصنيفات : تخطيط, تقنية

من خلال قراءتي لكتاب Management Information Systems / Managing Digital Firm أشار الكاتب الى كيفية استخدام الرابطة الوطنية لكرة السلة NBA لتقنية المعلومات في تحسين أداء لاعبيهم والاستفادة القصوى من جميع الإمكانيات.

عمدت هذه المنظمة التي تدفع 5 مليون دولار سنويا لكل لاعب الى التعاون مع شركة Synergy Sport Technology لتحليل جميع بيانات لاعبيهم , إنهم يبحثون في نقاط القوة و الضعف لدى الاعبين عبر القيام بتسجيل المباريات وبعدها يقوم 30 موظف من هذه الشركة لتحليل البيانات وتصنيفها بحسب معطيات تُهم متخذي القرارات والحكام.

كل حركة خاطئة أو قفزة مميزة تُسجل في لوحة نقاط الفريق (الأهداف) وهذا ما يمثل هاجس لدى المدربين وأصحاب النوادي.

بعد تصنيف هذه البيانات وتحليلها وفهرستها بأشكال متعددة , ستصبح الإجابة سهلة عن أي تساؤل حول:

من أهم أفضل اللاعبين ؟

وما هي الأخطاء الموجودة لدى الفريق المنافس لاستغلالها ؟

من هم اللاعبون الذين يتسببون في ضياع أهداف الفريق؟

ما هي الحركات الواجب تجنبها أثناء المباراة؟

ما التشكيلة المناسبة للفريق وما التوزيع الأنسب في الملعب؟. الخ.

nba

الجميل في الأمر أن هذه التصنيفات والمعلومات تكون مرتبطة مباشرة مع مقاطع الفيديو المتعلقة بها (كبرهان وزيادة إيضاح) ويمكن لكل لاعب أن يقوم بالدخول الى موقع الكتروني لتحميل المقاطع التي تخصه مثلا وارتكب فيها أخطاء على جهازه iPod  ليتعلم من أخطاءه ويستعد للمباراة القادمة.

كيف استخدام هذه التقنية وأطوعها لخدمتي؟


استخدام التقنية يمكن أن يُطبق على 99% من الأشياء من حولك , إليك هذا المثال وأنت قس عليه …

أذكر منذ 4 سنوات بأني استخدمت تقنية مشابهة , حين كان لدى شركة الاتصالات عرض يمنحك خصم 50% على أربع أرقام جوال تقوم بتحديدها , وكان علي أن أتخذ قراراً صائبا للاستفادة القصوى من هذا العرض وهو وتحديد الأرقام التي يجب أن أزود بها الشركة.

قمت بتفريغ الأرقام التي أتصلت عليها والتي وردت في فاتورة الجوال (عبر تحميلها من موقع شركة الاتصالات السعودية ) وتحليلها لمعرفة ما هي أكثر المكالمات التي تكلفني؟

وما أطول مكالمة تحدثت بها؟

بعد تصنيف المكالمات وفهرستها من خلال برنامج Excel وباستخدام Pivot Table  تمكنت من استخراج أكثر 4 أرقام أتصل عليهم ويكلفونني مبالغ عالية .

وبعدها اشتركت بهذه الخدمة لأوفر مبالغ كبيرة شهريا خصوصا بعد اكتشافي أن حوالي 59% من قيمة الفاتورة كانت تذهب الى شخص واحد فقط!  , و25% كانت لمديري في العمل .

أرجو عدم تمرير مقالتي هذه لشركة الاتصالات السعودية 🙂

التصنيفات : تخطيط, تقنية

ماذا تعني ERP ؟

كتبه منذر اسامة في 2009.16.10

تأتي كلمة ERP اختصارا لـ Enterprise Resource Planning  أو تخطيط موارد الشركات , ويمكن أن تتخيلها كأتمتة لأعمال الشركات مهما كان نشاطها (صناعية , مبيعات , جمعيات خيرية , مستشفيات … الخ) .

إن أهم مايميز برامج تخطيط موارد الشركات عن الأنظمة المعتادة، أنها تعمل كنظام موحد متكامل (Integrated system)، وتتصل فيما بينها كوحدة متكاملة في جميع أقسام وإدارات المؤسسة أو المنشأة. أما الأنظمة الآلية السابقة فإنها لا تعمل كنظام موحد، فلكل إدارة نظامها المستقل عن الإدارة المجاورة لها، ويبدأ وينتهي عمل النظام في نفس الإدارة، فلا يستطيع الاتصال والتواصل والتكامل مع باقي أقسام وإدارات الشركة.

فتخيل مثلاً أن موظف يعمل كمندوب مبيعات في شركة ما, عليه سلُفة (مديونية) نقدية ويجب أن يُخصم من راتبه 1000 ريال شهريا لمدة سنة , ولديه مبلغ عمولة يُضاف الى راتبه شهرياً بناء على حجم مبيعاته, و عليه عقوبات تأخير خلال الشهر يجب أن يُخصم من إجمالي الراتب.ERP_Consulting

سيقوم الشخص الذي سيصرف راتبه باحتساب ساعات تأخره خلال 30 يوما بالتنسيق مع شؤون الموظفين وبمراجعة سجل دفعات المالية للموظف لمعرفة كم هو مبلغ السلفة المتبقية عليه  إن وجدت ليخصمها من راتبه , وعليه التنسيق مع إدارة المبيعات لمعرفة حجم مبيعاته لاحتساب العمولة … وهكذا لكل موظف.

هذا أبسط مثال يمكن أن يحدث داخل كل منشأة وأنت قس على ذلك من حجم الأعمال الأخرى ….

يمكن لأنظمة الـERP  أن تقوم بما سبق بشكل آلي  ومنضبط وبدقة متناهية  .

هذه الأعمال تستنزف الكثير من الأوقات والأخطاء الكبيرة التي لا يمكن ضبطها إلا باستخدام برامج تخطيط موارد الشركات ERP .

ولكن تكمن صعوبة تنفيذ هذه المشاريع، أنها تحتاج إلى مزيج من الخبرات التقنية والإدارية ، ومن الخطأ أن يُنظر لها من منظور تقني بحت، أو منظور إداري بحت. ويجب دمج هذه الخبرات فيما بينها للخروج بمنتج إداري تقني يخدم أهداف العمل، ويساهم في سرعة إنجاز المعاملات في المؤسسة أو المنشأة. وهنا تكمن أهمية وجود الموظف الذي يعرف إجراءات العمل الدقيقة داخل القسم أو الإدارة التي يعمل بها ويتمتع بالحس التقني ليكون عنصراً مهماً في إعادة هندسة العمليات الإدارية (Business Process Reengineering  (BPR ، وفي كتابة الوثيقة (Request for Proposal  (RFP  التي تتضمن خطوات وإجراءات العمل الدقيقة وتحويلها من الإجراء اليدوي إلى الإجراء الآلي.

عوائق تطبيق نظام ERP

أظهرت نتائج إستطلاع للرأي حول العوائق التي تواجهها المنشآت في تطبيق نظام ERP والذي أجري على 230 شركة ما يلي :
36% من الشركات التي شملها المسح في طور تطبيق نظام ERP
51% من الشركات أخفقت في تطبيق نظام ERP
46% من الشركات لم تطبيق النظام بالشكل الصحيحerp-block
50% من الشركات ليست راضية عن نتائج تطبيق نظام ERP

وفي احصائيات أخرى :

أكثر من 61% من مشاريع التطبيق مصيرها الفشل

50% من مشاريع تطبيق الـ ERP  تتوقف أثناء خلال مرحلة التطبيق

75% حُكم عليها من قِبل الموظفين العاملين عليها بأنها ضعيفة .

أهم أسباب فشل تطبيق نظام ERP

عدم معرفة المتطلبات
عدم وجود الاستشاريين الخارجيين
مقاومة التغيير من قبل الموظفين والإدارات (راجع موضوعي حول إدارة التغيير )
التدريب غير الكافي (للمستخدمين الرئيسيين والمستخدمين النهائيين لا يحصلون على التدريب المناسب)
ثقافة المنشأة و عدم دعم الادارة العليا
التوقعات الغير واقعية من البرنامج
كثرة التعديلات على النظام والاعتماد على الـ Customaization
عدم المرونة في الجدول الزمني ( سوء حساب الوقت والجهد)
سوء البنية التحتية التقنية
سوء اختيار نظام ERP (اختيار المنتج الخاطئ، عدم ملائمة تطبيق البرامج مع إجراءات العمل)
سوء الاتصال والتواصل
إرتفاع تكلفة الاستشاريين الباهظة
تخفيض التكاليف الغير مجدي .

 

 

 

عوامل نجاح ERP

إعداد وثيقة المتطلبات  بشكل جيد بعد فهم طبيعة العمل بأدق تفاصيله

فرز المشاكل التي تطمح الشركة بالتخلص منها من جراء تركيب نظام ERP

الرؤية المستقبلية البعيدة للشركة واخذها بعين الاعتبار لدى اختيار البرنامج المناسب.
اختيار البرنامج المناسب
توفير الدعم القوي من قيادة المنشأة لمدير المشروع أو المُطبق (Implementer )
التنسيق بين أطراف المشروع (الاستشاريين وفرق العمل)
توفير فِرق عمل مؤهلة للعمل مع الشركة الاستشارية
مشاركة فرق العمل في مراجعة المخرجات و تقديم الملاحظات
مشاركة فرق العمل من خلال الالتزام والحضور الدائم في مختلف مراحل المشروع.
تدريب المستخدمين على الانظمة وإجراءات العمل الجديدة
ادارة عملية التغيير ومتابعة الموظفين .

بعض أسماء برامج ERP :
Microsoft Dynamics GP (Great Plains)
Microsoft Dynamics Axapta
Microsoft Dynamics Navision
Microsoft Dynamics Solomon
SAP
Oracle

يمكنك الاستفادة من موضوع للأستاذ عبد الحي أتاسي في موقع ومنتديات جريت بلينز العربية بعنوان “تنفيذ تقنيات نُظم ERP  لتحقيق العائد على الاستثمار بنجاح ”  ..

التصنيفات : تخطيط, تقنية

إدارة التغيير Change Management

كتبه منذر اسامة في 2009.24.09

نادراً ما يُتطرق في الشركات الى موضوع إدارة التغيير أو ما يسمى بالـ Change Management مع إنها من الأمور المهمة جداً لمن يريد تطبيق أي نظام في الشركة وخصوصا أنظمة تخطيط موارد الشركات ERP .

وبشكل عام فهي العملية الوحيدة المستمرة بالمؤسسة.

والادارة الفعالة هي التي تتخذ خطوات متأنية لتدير التغيير بسلاسة دون ان تُحدث صدامات أو ردود فعل عنيفة تؤثر على أداء العمل.

كثيرا ما يواجه التغيير عوائق – أغلبها تكون نفسية – من الموظفين لذلك لابد ان تكون عملية التغيير بطريق سليمة ومدروسة وفق استراتيجية واضحة ومتدرجة .

أهمية إدارة التغيير في تطبيق نظام الـ ERP :

لإنجاح تركيب برامج التخطيط ERP  في الشركات يحتاج الى دعم من أكبر سلطة إدارية في الشركة ويجب أن يقوم مدير المشروع أو مُطبق النظام (Implementer) أن يُقنع الإدارة بأهمية التغير وما سيترتب عليه من تحسين في أداء العمل, وبالتالي يجب أن يُفوَض بتوجيه من يلزم بإجراء هذا التغيير.

أثناء تخطيطك لتنفيذ مشروع الـERP  قد تضطر غالباً إلى تغيير في تنظيم العمل, أو توزيع المهام, أوتعيل خط سير العمليات (Workflow), أو الصلاحيات وغيرها ..change_management

كثيرٌ من المشاريع المتعثرة التي وقفت عليها كانت بسبب إهمال عامل التغيير, وتكمن المشكلة أن كثيرٌ من الناس يريدون أن يغيروا البرنامج ليفهمهم لا أن يتغيروا ليفهموه !

عندما تريد تطبيق سياسة الشركة دون تعديل في برنامج الـ ERP  سواء كان Great Plains أو Axepta أو SAP  أو Oracle  أو غيرها  فإنك ستضطر غالباً الى إجراء تعديلات كثيرة على البرنامج Customizations  وهذا بحد ذاته ليس مناسباً أبداً, وقد يكون معول هدم في طريق نجاح تطبيق النظام.

من طبع البشرأنهم مقاومون للتغيير وأعداءَ ما يجهلون , لذلك  الشركات الكبيرة تأتي بإستشاريين في الموارد البشرية بشأن إدارة التغيير , يقومون بشرح المنافع من أتمتة الأعمال وكيف أن هذا سيُسرع إنجاز وكفاءة العمل.

ينبغي أن يتم التغيير على ثلاثة محاور أساسية:

1- التغيير على مستوى الموظفيين:

الموظفون هم اللاعبون الأساسيون في سبيل إنجاح نظام الـERP  في الشركة ولا أرى من المناسب اللجوء الى النظام الديكتتوري والقمعي من البداية لفرض السياسات الجديدة , إذ أن نجاح مشروعك والنتائج المترتبة تكون مبنية على إدخالات وطرق تعامل الموظفين مع البرنامج و يشكل العاملون في تقبلهم وتأييدهم و تصرفهم ومساندتهم جزءا هاما للنجاح  وجميعنا يعرف القاعدة (Garbage In= Garbage Out ) أي لو أدخلت بيانات خاطئة فستحصل على تقارير خاطئة دون أدنى شك.

2- التغيير على مستوى العمليات (Process ):

ستجد نفسك أثناء تخطيط المشروع ,أن تغيير بسيط في العمليات (خط سير عملية المبيعات مثلا ) سيزيد من فرصة نجاح المشروع , بل ستزيد من مستوى الانتاجية وسرعة إنجاز العمل وهذا بحد ذاته هدف من أهداف الإدارة لزيادة العائد على الاستثمار ROI  , وبنهاية المطاف ستعطي نتائج مبهرة لم تكن للإدارة العليا تتوقعها.

3- التغيير على مستوى التقنية:

لكي تنجح في إنجاز مشروعك لا بد أن تستغل كل تقنية وصل إليها العالم, لا تبخل في تقديم حلول الإتصالات , والأرشفة , وربط الأنظمة (Integration System) , وجميع التقنيات التي تكون على مستوى الـ Hardwar & Software

إلتزام الشركة في التغيير:

بعد ما سبق سرده في إحداث التغيير في شركتك , فإنه من المهم جدا متابعة ومراقبة هذا التغيير. فمن أهم أهداف إدارة التغيير هو تحقيق الالتزام بالتغيير.

ختاماً : إذا كنت متأكد من اختيارك لبرنامج الـ ERP  بشكل سليم فاعلم إن التغيير الذي ستحدثه في منشأتك سيقودك حتما الى الأمام, إذ أن البرنامج الذي حصلت عليه مقابل مبلغ معين , اجتمع عليه العشرات بل ربما المئات من الخبراء والاستشاريين في وضع أفضل النظم الافتراضية Pest Practice .

التصنيفات : إدارة, تخطيط