مدونة منذر اسامة

إدارة تقنية تطوير أعمال تخطيط موارد ERP

تجد هنــا ...

مواضيع متخصصة في
إدارة المشاريع , التقنية, تطوير الأعمال, وتخطيط موارد الشركات ERP .

أرشيف الفئة ‘تخطيط’

أهمية الوصف الوظيفي Job Description

كتبه منذر اسامة في 2016.5.07

الوصف الوظيفي أو الـ Job Description يظنه البعض أنها من الكماليات أو الترف الإداري  – إن صح التعبير – فلا تجد العديد من اصحاب المناصب الادارية العليا يهتم بوجوده داخل منظمته ربما لعدم تخيل الفوائد الحقيقية!

سأحاول في هذا الموضوع تسليط الضوء على فائدة وجود الأوصاف الوظيفية داخل المنظمة، وأهميته ….

 

اهمية الاوصاف الوظيفية

للوصف الوظيفي أهمية كبيرة سواءً للعاملين أو أصحاب العمل، فجميع الموظفين يرغبون في معرفة ما المتوقع منهم في المناصب التي يتعينوا عليها وكيف سيتم تقييم أدائهم لاحقاً، كما أن – من جهة أخرى – أرباب العمل يودون أيضاً معرفة المهام التفصيلية لكل وظيفة لتقييم أهمية الوظيفية التي سيتم البحث عن موظفين لشغرها أو في حال تفكيرهم بإقالة من يشغرها.

 

يمكن القول أن استخدامات الوصف الوظيفي يساعد في :

  1. وضع عوامل لقياس الاداء الوظيفي
  2. تكوين تصور واضح لكل موظف عن المهام والمسؤوليات الملقاة على عاتقه
  3. إظهار الحدود الوظيفية والصلاحيات لكل منصب
  4. تسهيل عملية التوظيف والاستقطاب لموظفي الموارد البشرية
  5. تحديد المهارات والمعارف الواجب تنميتها لدى الموظفين
  6. توضيح التسلسل الهرمي للوظيفي وتحديد المسار الوظيفي
  7. بناء الصلاحيات ورسم حدود الاعتماد عند تطبيق النظام التقني

بنود الوصف الوظيفي

للأوصاف الوظيفية محددات لا يجب أن تُغفل، منها:

  • ترويسة الوصف
    وتشمل تاريخ اعداده و رمزه واسم  الوظيفة والادارة والمرؤوسين وغيرها..
  • الهدف من الوظيفة
    ويشمل الهدف العام للوظيفة
  • المهام الوظيفية
    ويُذكر المهام التفصيلية التي يتوجب ان يقوم بها الموظف بشكل دوري
  • المواصفات الى يجب توافرها في الموظف
    كالمؤهلات الأكاديمية والخبرات المطلوبة
  • المعارف والمهارات الرئيسية التي تحتاجها الوظيفة

المتطلبات الاساسية لبناء أوصاف وظيفية واضحة ومتكاملة،

يوصى بشدة ان تكون العناصر أدناه جاهزة قبل البدء في اعداد الاوصاف الوظيفية:

  1. العمليات على مستوى المنظمة High-level Business Process
  2. هيكل تنظيمي Organizational Chart واضح للإدارات والوظائف موضحا بها اهداف كل ادارة  (انظر موضوع الهياكل التنظيمية http://www.monzerosama.com/?p=786 )
  3. الخطة الاستراتيجية Strategic Plan
  4. الوصف الوظيفي الحالي إن وجد

 

أخيرا لا يُنصح ان تقوم الشركة عبر أحد إداراتها بتصميم الوصف الوظيفي الخاص بها دون إشراك مستشار إداري خارجي، ذلك لأن المستشار الإداري يبني هذه الاوصاف بناء على اسس علمية بعد تحليل دقيق للمنظمة عبر عقد ورشات عمل مشتركة مستحضرا خبرات سابقة لمنظمات شبيهة مستخدما أفضل الممارسات في ذلك

التصنيفات : إدارة, تخطيط

هذا الموضوع يُبسط مفهوم الخطة الاستراتيجية وتبين مشاكل تطبيق الخطة الاستراتيجية لدى المنظمات.
يمكن القول أن التخطيط الاستراتيجي Strategic Plans عبارة عن عملية شاملة أو نتيجة أو خارطة طريق يخرج بها أصحاب المصلحة Stakeholders داخل المنظمة لتحديد ما ينبغي أن تُصبح عليه الأعمال و تؤسس لعوالم تساعد المنظمة للتحرك الى مستويات أعلى في الإنجاز خلال السنوات القادمة !

 

تُبين الخطة الاستراتيجية أين أنت الآن، وما هو المهم بالنسبة لمنظمتك لتركز عليه، وما الذي يجب أن تُنجزه خلال الفترة القادمة.

لا بد للتخطيط الاستراتيجي أن يصف الرسالة والرؤية والقيم الأساسية للمنظمة، ويستكشف  التهديدات والفرص للأسواق او المجالات المستهدفة ويؤخذ بعين الاعتبار الأولويات الحالية والمستقبلية للمنظمة.

 

 

هل يمكن أن تقوم المنظمات بعمل خطتها الاستراتيجية مُعتمدين على طاقمها الداخلي فقط؟
يصعب أن يكون الجواب “نعم” ! إذ أَن مُعظم العاملين في المنظمات التجارية أو الخيرية أو الحكومية لديهم ما يُشغلهم من أعمال تم تعيينهم في المنظمة لأدائها، وقد لا يكونوا على اطلاع على كافة المنهجيات وطرق تصميم  الاستراتيجيات، لذا يُوصى بشدة بأن يُركز منسوبي المنظمة على تنفيذ الاستراتيجية عوضاً عن تأسيسها من البداية وإسناد هذه المهمة لمختص أو جهة استشارية تُشرف على عملية التخطيط بمشاركة أصحاب العلاقة.

دور الطرف الاستشاري في صياغة الاستراتيجية هام جداً, ومستشار التخطيط الاستراتيجي – والذي يسمى أحيانا بـ Facilitator – دوره يكمن في مساعدة الفريق الإداري للمنظمة في تطوير وتبني الخطة الاستراتيجية والتأكد من الإحاطة بكافة جوانبها وفق منهجيات معتمدة.


كثيرةٌ هي المهام المناطة بهذا المستشار فهو مسؤول عن دفع وقيادة العجلة أثناء عملية التخطيط… ويعمل على المساهمة في تبني فريق المنظمة للاستراتيجية ومن انخراط الأطراف اللازمة في عملية التخطيط،
هو يساعد أيضاً على استخراج الأفكار والأهداف وتفكيكها ووضعها في إطارها المناسب ومناقشة توافقها مع الاستراتيجية وفق منهجيات علمية، ويتأكد من جودة المخرجات وصلاحيتها للتطبيق من خلال ورشات عمل مكثفة ومُرَكزة.

 

 

مكونات الخطة الاستراتيجية

يمكن للخطة الاستراتيجية بأن تأتي بأشكال مختلفة، لكن أغلب الخطط  الفعالة تحتوي على:

  1. الرؤية  Vision
  2. الرسالة Mission statement
  3. قيم المنظمة
  4. التحليل الرباعي SWOT Analysis
  5. الميزة التنافسية
  6. الأهداف الاستراتيجية البعيدة المدى
  7. الاهداف والمبادرات الاستراتيجية قصيرة المدى
  8. بطاقة الأداء المتوازن ومؤشرات الأداء KPI

وقفت على العديد من الشركات الكبيرة التي تعمل دون تخطيط استراتيجي وبعضهم كان عنده خطة استراتيجية موجودة بداخل مُغلفٍ فخم ومطبوعةٍ على أوراقٍ فاخرة، ويُفرد لها صفحات على موقع الشركة على الانترنت! لكن للأسف محتواها لم يخرج عن إطار الدُرج الذي يحتويها وما يُطبق منها لا يكاد يُذكر …. ويتساءل أصحاب القرار في المنظمة عن سبب الفشل وبطئ الإنجاز!!!

 

من أهم الأسباب التي قد تؤدي الى فشل تطبيق الخطة الاستراتيجية:

  1. عدم وجود قناعة \ أو وعي بأهمية التخطيط الاستراتيجي. بعض الشركات تضع الخطة الاستراتيجية ليُقال أن لديها خطة وحسب!
  2. عدم أخذ بيئة المنظمة أثناء التخطيط بعين الاعتبار والتركيز على النتائج وإهمال عملية التغيير.
  3. عدم التبني أو الالتزام الجزئي لمجلس الإدارة أو المدراء التنفيذيين.
  4. إشراك الأشخاص الخطأ في عملية التخطيط مما يؤدي الى حصول تضارب أثناء عملية تنفيذ الخطة
  5. تعيين الأشخاص الخطأ في المناصب القيادية
  6. اعداد الخطة بناء على بيانات غير دقيقة.
  7. ضعف المتابعة وعدم المسائلة لمسؤولي تنفيذ الاستراتيجية
  8. ضعف في الموارد اللازمة لتنفيذ الاستراتيجية أو وضع الأهداف بطريقة غير صحيحة (قد تكون غير واقعية أو مبعثرة ) تؤدي الى قلة التركيز!

 

 

في المكتب الاستشاري الذي أعمل به (مكتب المسارات الرائدة للاستشارات الإدارية و تقنية المعلومات) أطلعني بعض الاستشاريين المعتمدين دولياً على حالات رائعة لاستشارات طُبقت لمنظمات خيرية أَحدثَ التخطيط الاستراتيجي فيها نقلة نوعية! بل إن بعض المنظمات قادها الالتزام بخطتها الاستراتيجية الى الحصول على جوائز متميزة في العمل الخيري.

ختاماً: الخطة الاستراتيجية شيء رائع…. تطبيقها بشكل سليم قد ينقل منظمتك الصغيرة الى مستويات عالية ويفتح أمامها مجالات لم تعتقد يوماً أنه من الممكن بلوغها .

في الموضوع القادم بإذن الله، سأتحدث عن أهم الأدوات التي تساعد في تطبيق الاستراتيجية وقياس فعاليتها وهي أداة Balance Scorecard أو بطاقة الأداء المتوازن.

 

شاركني معلوماتك حول تحديات تنفيذ الخطة الاستراتيجية في منظمتك.

أطلقت مايكروسوفت إصدارها الجديد من برنامج تخطيط موارد المنظمات داينمكس جريت بلينز  Microsoft Dynamics GP 2015 في الثاني من ديسمبر الماضي.
التحسينات الجديدة كانت تركز على أنظمة سير العمل Workflow في كل من موديول المالية، المشتريات، المبيعات، الرواتب والأجور payroll بالاضافة الى سماحيات المتعلقة بمصاريف المشاريع.MDGP2015_Web_Client_SM_Deployment_1
هنالك العديد من الميزات والإضافات الأخرى كالتكامل مع Azure Active Directory  وامكانية الربط مع البرمجيات القائمة على الحوسبة السحابية cloud-based applications وارتباطه مع Office 365 and Power BI ….
تابع المزيد عن الميزات عبر  المقاطع أدناه

 

 

 

 

 

 

 

إذا كنت تخطط للترقية الى الإصدار الجديد إتبع الرابط التالي:

https://mbs.microsoft.com/customersource/northamerica/GP/support/hot-topics/HOT_TOPIC_MDGP2015Upgrade

 

التصنيفات : تخطيط, تقنية

منظومة Project Online لإدارة المشاريع

كتبه منذر اسامة في 2014.17.12

الكثير منا عمل أو يعمل على برنامج Microsoft Project 2013  في إدارة مشاريعه. هذا البرنامج الذي تطوره مايكروسوفت يبدي بين الحين والآخر كفاءة عالية في التحكم وفي إدارة موارد وتكاليف ووقت المشروع.

من أجل تحكم أكثر مرونة للمشاريع التي تتعدد فيها المدخلات والتي يكون البعد الجغرافي بين أفراد المشروع مهيمناً قامت مايكروسوفت بإنشاء منظومة بروجيكت سيرفر Microsoft Project server  الذي يتيح بيئة تعاونية على المشروع مستفيدة من إمكانيات الشيربوينت.

لماذا لا نكتفي باستخدام برنامج Microsoft Project فقط؟

يعتبر برنامج Microsoft Project فعال في إدارة الجداول الزمنية للمشاريع الفردية. إذ يتيح التعامل مع الكم كبير من المهام والمصادر من خلال مستخدم واحد فقط في أغلب الأحيان.
أحد الإشكاليات هي أن جميع التعديلات على خطة المشروع تتم من طرف واحد وهو مدير المشروع غالباً أو مسؤول التخطيط., مما يجعل عملية تحديث مهام المشروع المرتبطة بالموظفين داخل البرنامج عبأً إضافياً على مدير المشروع وترفع من نسبة الخلل والدقة.

يفتقر برنامج Project professional 2013 الى وجود مكان موحد يجمع جميع خطط وملفات المشروع في مكان موحد، كخطة المخاطر, ملفات التعاقد, المراسلات الرسمية، محاضر الاجتماعات …الخ

هذا عدا عن صعوبة الربط بين المشاريع مما يُنتج صعوبة في إدارة وتوزيع الموظفين بين مشاريع المنظمة.

 

منظومة Project Online

قامت مايكروسوفت بإطلاق منتجاها الجديد بروجيكت أون لاين  Project Online والمتخصصimage في إدارة المشاريع التفاعلية عبر الانترنت دون الحاجة الى تركيب وشراء Microsoft Project server أو SharePoint server على السيرفرات المحلية بل من خلال الحزمة السحابية لـ Office 365.

 

 

 

الفوائد المكتسبة من العمل على Project Online

يعتبر Project Online منظومة متخصصة في إدارة المشاريع Projects والمحافظ Portfolio تتيح لجميع أفراد المشاريع من إدارة أعمالهم عبر الانترنت من أي مكان حول العالم وذلك عبر توفير منصة على الانترنت تتيح للإدارة العليا متابعة سير جميع المشاريع القائمة بالإضافة الى:

  1. إيجاد آلية تتيح التعاون بين جميع موظفي الشركة على مستوى المشروع أو المشاريع.
  2. القدرة على توزيع الموارد البشرية والمادية بين المشاريع وضبط أوقاتهم.
  3. قدرة العاملين على تحديث المهام المسندة إليهم في المشاريع مباشرة.
  4. توحيد منهجية لاعتماد إنجاز مهام المشروع
  5. توفير بيئة تزامنية تتيح أرشفة جميع مستندات المشروع في مكان واحد
  6. إمكانية إدارة المشكلات والمخاطر المتعلقة بكل مشروع
  7. الاستفادة من خاصية التقويم المشترك shared calender المتعلق بكل المشروع وربطها مع برنامج الأوتلوك.Microsoft Outlook
  8. تسجيل الدروس المستفادة من المشاريع
  9. تعزيز التعاون اليومي بالاستفادة من الإمكانيات الاجتماعية في SharePoint Online لتسهيل المناقشات ومشاركة المعلومات، وكذلك الاستفادة من قدرة الفريق على إنجاز المزيد من الأعمال.
  10. ربطه مع برامج خارجية مثل برنامج التواصل الاجتماعي Yammer
  11. توفير رخص لاستخدام برنامج Microsoft Project Professional عند المستخدمين مع امكانية الحصول على النسخ الجديدة حال صدورها
  12. إمكانية تنفيذ جميع ما سبق من أهداف عبر شبكة الانترنت من أي مكان وفي أي وقت.
  13. يدعم البرنامج التاريخين الهجري والميلادي بالإضافة الى اللغة العربية
  14. الحصول على تقارير إجمالية وتفصيلية على مستوى المهام, المشروع والمشاريع

    من التقارير:

  1. تقرير عن سير عمل المشروع والمهام الجاري تنفيذها
  2. المهام التي ستبدأ بالفترة القادمة و تقرير بالمهام المتأخرةimage
  3. إجمالي وتفصيل لتكلفة المشروع/ المشاريع المخطط لها
  4. تقرير دوري بالمهام التي قاربت أو تجاوزت التكلفة
  5. التنبؤ بتاريخ انتهاء المشروع
  6. تقرير المخاطر وتاريخ المتوقع لحدوثها ونسبة احتمالية وقوعها وأثره
  7. وغيرها الكثير …

التجهيزات المطلوبة لبدء العمل على منظومة إدارة المشاريع

تبني هذه المنظومة في منظمتك هو أمر سهل نسبياً إلا أنه يتوجب أن يكون هنالك:

  • منهجية متبعة ومهارات تنظيمية في إدارة المشاريع
  • المعرفة بالعمل على برنامج Microsoft Project 2013
  • الحصول على الاشتراكات اللازمة للخدمة ( اضغط هنــــا )
  • تكييف البرنامج وتطبيقه بناءً على خصوصية منظمتك ( عادة يقوم بها طرف استشاري خارجي)
  • اتصال سريع ومستقر بشبكة الانترنت

عينات من بعض التقارير والـ Dashboards التي يمكن استخراجها

image

image

التصنيفات : إدارة, تخطيط, تقنية

مثال عن إعادة هندسة العمليات (الهندرة)

كتبه منذر اسامة في 2014.21.04

كثيرة هي الأمثلة والمقالات التي تتحدث عن إعادة هندسة العمليات أو ما يطلق عليها البعض مصطلح الهندرة وهو مصطلح يعبر عن نهج يهدف إلى إدخال تحسينات عن طريق رفع كفاءة وفعالية العمليات المتبعة داخل المنظمات (Wikipedia) و يطلق عليه بالانكليزية BPR  اختصاراً لـ Business Process Re engineering

سبق وأن فصلت في الموضوع سابقاً
لكن أدعوك لمتابعة تابع هذا المقطع (~دقيقتين) الذي يبين مقدار تحسن عملية تغيير إطارات سيارات الفورمولا بين عام 1950 و عام 2013

 

التصنيفات : تخطيط

مثال عن طرق تقييم جدوى المشاريع

كتبه منذر اسامة في 2014.3.03

في هذا المثال ستتعرف على طريقتين من الطرق العلمية المتبعة في تقييم جدوى المشاريع وهم

  1. طريقة تحليل التكاليف والمنافع (Cost-benefit analysis)
    ويسميها البعض (تحليل المنافع مقارنة بالتكاليف أو تحليل الجدوى الاقتصادية)  و
    ويعد هذا التحليل من الخطوات الهامة في الحكم على قرارات الاستثمار والأعمال، إذ تبين هذه الطريقة الجدوى من الاستثمار في مشروع ما
  2. طريقة قياس فترة استراد العائد المالي (Payback)
    وتقيس هذه الطريقة عدد السنوات التي يتطلبها مشروع ما ليسترد نفقاته او رأس المال المدفوع

مثال

لنفرض أن شركة متخصصة في تقديم الخدمات أتاحت لعملائها إمكانية سداد فواتيرهم عبر الانترنت.
شكلت هذه الإمكانية ميزة تنافسية لدى هذه الشركة وبالتالي تضاعف عدد عملائها بشكل أكبر مما هو متوقع.
للتعامل مع العدد المتزايد من العملاء الذين يستخدمون خدمات الانترنت، قررت الشركة استبدال النظام القديم بآخر جديد بهدف تسريع العملية وتقليل عمولة تحصيل المبالغ.تعلم طرق تقييم جدوى المشاريع باستخدام Cost-benefit analysis و Payback

في حالة النظام القديم كانت الشركة تدفع مبلغ 1.2 ريال لقاء كل عملية سداد
النظام الجديد يخفض قيمة المبلغ الى 0.5 ريال لكل عملية سداد.
بحسب الاحصائيات، هنالك 250000 عملية سداد تتم سنوياً
الكلفة الاجمالية للانتقال الى النظام الجديد هي 100,000 ريال

 

ما رأيك؟ هل الأمر يستحق الاستثمار في مشروع قيمته  100،000 ريال بهدف تخفيض تكلفة العملية من 1.2 الى 0.5 ريال؟

 

 

دعنا نحلل المعطيات بالشكل التالي:

في حال النظام الحالي في حال النظام الجديد
التكلفة 250،000(عملية سنويا) * 1.2(ريال) =300،000ريال 250،000(عملية سنويا) * 0,5(ريال)=125،000ريال
الصافي

300،000 ريال سنوياً

125،000 ريال سنوياً

قيمة التركيب

(النظام موجود أصلاً) 0 ريال

100,000 ريال

 

تحليل التكاليف والمنافع (Cost-benefit analysis)

دعنا نحسب  قيمة التوفير السنوية في حال تطبيق النظام الجديد كالتالي:

300,000 – 125،000 = 175،000 ريال

طريقة تحليل التكاليف والمنافع (Cost-benefit analysis)  هي أن تُقسِّم  الفائدة أو التوفير المتوقع على التكلفة المتوقعة أي

175،000 / 100،000 = 1.75

Cost benefit analysis

Cost benefit analysis

كلما كان الرقم أكبر من 1 فهذا يعطي دلالة على زيادة جدوى المشروع من الناحية المالية و أن المشروع مربح أكثر

 

فترة استراد العائد المالي (Payback)

دعنا نحتسب الفترة التي يمكن لمشروع كهذا أن يسترد قيمة الاستثمار فيه ( والتي هي 100،000 ريال)

عبر قسمة قيمة الاستثمار / صافي الفوائد السنوية من المشروع

وفي مثالنا يكون كالتالي

100،000/ 125،000 = 0.8

وهذا يعني أن المشروع يحتاج الى فترة 8 شهور حتى يسترد القيمة الاستثمارية.

طبعا كلما كانت القيمة قليلة كلما كان مؤشر جدوى المشروع وربحيته أكبر

 

أسئلة كهذه هي نموذج من نماذج الأسئلة في إمتحان إدارة المشاريع PMP

التصنيفات : إدارة, تخطيط

إذا كنت مديراً تنفيذياً أو ممن يهتمون بالإطلاع على تقارير شركاتهم دون الخوض في التفاصيل الجزئية, أو إذا كانت تستهويك المخططات البيانية, فإليك هذه الأداة التحليلية التي أطلقتها مايكروسوفت مؤخراً لتعمل على نظام التشغيل Windows 8 سواءً على الأجهزة المحمولة أو اللوحية  Tablets.image

إنها أداة  Microsoft Dynamics Business Analyzer.

 

المميز في هذه النسخة أنه بالإمكان الاطلاع على مخططات بيانية عبر اتصال حي ببرامج Microsoft Dynamics Axapta, Great Plains, Solomon المبنية أصلاً على تقارير SQL Reporting Server.

 

التحميل وتعليمات التشغيل

بعد دخولك الى متجر Microsoft  عبر أي جهاز يعمل على Windows 8 ابحث عن Microsoft Dynamics Business Analyzer لتحميل البرنامج مجاناً على جهازك.

بعد التحميل والتثبيت افتح الأداة وادخل الى التهيئة configuration وضع عنوان سيرفر الـ SRS لديك, وحدد اسم المجلد الذي يحتوي تقاريرك كما في الصورة أدناه (اضغط على الصورة للتكبير)

image

من الضروري أن يكون جهازك الذي حمّلت عليه هذه الأداة متصلاً على نفس المجال Domain المرتبط بالـ SRS , ويجب أن يكون لك صلاحيات لاستعراض التقارير من داخل الـ SQL Reporting Server  .

اضغط على Add Reports by Role لإضافة تقارير مُصنفة حسب الوظيفة (تقارير مالية, خدمية, مخزنيه, مبيعات …الخ)

image

يمكنك فتح Microsoft Lync من خلال تلك الأداة للتحدث الصوتي أو المرئي حول التقرير الذي تقف عليه.

 

تتطلب هذه الأداة أن يكون لديك Microsoft SQL Server Reporting Services 2008 R2 أو  Microsoft SQL Server Reporting Services 2012

وتعمل مع البرامج التالية :

  • Microsoft Dynamics AX 2012 R2
  • Microsoft Dynamics GP 2013
  • Microsoft Dynamics SL 2011 FP1

للمزيد حول هذه الأداة http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj899791.aspx

التصنيفات : تخطيط, تقنية