مدونة منذر اسامة

إدارة تقنية تطوير أعمال تخطيط موارد ERP

تجد هنــا ...

مواضيع متخصصة في
إدارة المشاريع , التقنية, تطوير الأعمال, وتخطيط موارد الشركات ERP .

أرشيف الفئة ‘ريادة الأعمال’

أطلقت مايكروسوفت مؤخرا منصة Microsoft Teams كإحدى الخدمات الجديدة داخل المنصة السحابية Office 365، تعمل هذه المنصة على تسهيل العمل الجماعي داخل المنظمات بمختلف أحجامها، حيث تمكن أفراد المنظمات من إدارة أعمالهم واجتماعاتهم ومناقشة الأفكار التي تخص تسيير الأعمال بالإضافة الى عقد الاجتماعات المرئية وتبادل الملفات عبر الخدمات المتضمنة لـ Skype for Business & One Drive

تتيح لك المنصة أيضا استدعاء البرامج الأخرى من Office 365  مثل ملف نصي أو تقرير مرتبط ب PowerBI  وعرضها بشكل حي وتفاعلي وبدء النقاش حولها مع فريق العمل.

 

 

 

تتيح منصة Microsoft Teams  من العمل من خلال المتصفح أو من برامج الجوال (Android & IOS) ومن خلال برامج يتم تنزيله على جهازك الشخصي ……

 

 

 

 

إن كان لديك اشتراك في Office 365 في إحدى الباقات التالية:

Business Essentials, Business Premium, أو Enterprise E1, E3, E5، جرب هذه الميزة مباشرة عبر تفعيلها من خلال المسار: Settings > Services & Add Ins > Microsoft Teams.
أو عبر الرابط https://teams.microsoft.com

 

 

لمزيد من المعلومات:

https://products.office.com/en/microsoft-teams/group-chat-software?utm_source=facebook.com&utm_medium=referral

 

التصنيفات : إدارة, ريادة الأعمال

هذا الموضوع يُبسط مفهوم الخطة الاستراتيجية وتبين مشاكل تطبيق الخطة الاستراتيجية لدى المنظمات.
يمكن القول أن التخطيط الاستراتيجي Strategic Plans عبارة عن عملية شاملة أو نتيجة أو خارطة طريق يخرج بها أصحاب المصلحة Stakeholders داخل المنظمة لتحديد ما ينبغي أن تُصبح عليه الأعمال و تؤسس لعوالم تساعد المنظمة للتحرك الى مستويات أعلى في الإنجاز خلال السنوات القادمة !

 

تُبين الخطة الاستراتيجية أين أنت الآن، وما هو المهم بالنسبة لمنظمتك لتركز عليه، وما الذي يجب أن تُنجزه خلال الفترة القادمة.

لا بد للتخطيط الاستراتيجي أن يصف الرسالة والرؤية والقيم الأساسية للمنظمة، ويستكشف  التهديدات والفرص للأسواق او المجالات المستهدفة ويؤخذ بعين الاعتبار الأولويات الحالية والمستقبلية للمنظمة.

 

 

هل يمكن أن تقوم المنظمات بعمل خطتها الاستراتيجية مُعتمدين على طاقمها الداخلي فقط؟
يصعب أن يكون الجواب “نعم” ! إذ أَن مُعظم العاملين في المنظمات التجارية أو الخيرية أو الحكومية لديهم ما يُشغلهم من أعمال تم تعيينهم في المنظمة لأدائها، وقد لا يكونوا على اطلاع على كافة المنهجيات وطرق تصميم  الاستراتيجيات، لذا يُوصى بشدة بأن يُركز منسوبي المنظمة على تنفيذ الاستراتيجية عوضاً عن تأسيسها من البداية وإسناد هذه المهمة لمختص أو جهة استشارية تُشرف على عملية التخطيط بمشاركة أصحاب العلاقة.

دور الطرف الاستشاري في صياغة الاستراتيجية هام جداً, ومستشار التخطيط الاستراتيجي – والذي يسمى أحيانا بـ Facilitator – دوره يكمن في مساعدة الفريق الإداري للمنظمة في تطوير وتبني الخطة الاستراتيجية والتأكد من الإحاطة بكافة جوانبها وفق منهجيات معتمدة.


كثيرةٌ هي المهام المناطة بهذا المستشار فهو مسؤول عن دفع وقيادة العجلة أثناء عملية التخطيط… ويعمل على المساهمة في تبني فريق المنظمة للاستراتيجية ومن انخراط الأطراف اللازمة في عملية التخطيط،
هو يساعد أيضاً على استخراج الأفكار والأهداف وتفكيكها ووضعها في إطارها المناسب ومناقشة توافقها مع الاستراتيجية وفق منهجيات علمية، ويتأكد من جودة المخرجات وصلاحيتها للتطبيق من خلال ورشات عمل مكثفة ومُرَكزة.

 

 

مكونات الخطة الاستراتيجية

يمكن للخطة الاستراتيجية بأن تأتي بأشكال مختلفة، لكن أغلب الخطط  الفعالة تحتوي على:

  1. الرؤية  Vision
  2. الرسالة Mission statement
  3. قيم المنظمة
  4. التحليل الرباعي SWOT Analysis
  5. الميزة التنافسية
  6. الأهداف الاستراتيجية البعيدة المدى
  7. الاهداف والمبادرات الاستراتيجية قصيرة المدى
  8. بطاقة الأداء المتوازن ومؤشرات الأداء KPI

وقفت على العديد من الشركات الكبيرة التي تعمل دون تخطيط استراتيجي وبعضهم كان عنده خطة استراتيجية موجودة بداخل مُغلفٍ فخم ومطبوعةٍ على أوراقٍ فاخرة، ويُفرد لها صفحات على موقع الشركة على الانترنت! لكن للأسف محتواها لم يخرج عن إطار الدُرج الذي يحتويها وما يُطبق منها لا يكاد يُذكر …. ويتساءل أصحاب القرار في المنظمة عن سبب الفشل وبطئ الإنجاز!!!

 

من أهم الأسباب التي قد تؤدي الى فشل تطبيق الخطة الاستراتيجية:

  1. عدم وجود قناعة \ أو وعي بأهمية التخطيط الاستراتيجي. بعض الشركات تضع الخطة الاستراتيجية ليُقال أن لديها خطة وحسب!
  2. عدم أخذ بيئة المنظمة أثناء التخطيط بعين الاعتبار والتركيز على النتائج وإهمال عملية التغيير.
  3. عدم التبني أو الالتزام الجزئي لمجلس الإدارة أو المدراء التنفيذيين.
  4. إشراك الأشخاص الخطأ في عملية التخطيط مما يؤدي الى حصول تضارب أثناء عملية تنفيذ الخطة
  5. تعيين الأشخاص الخطأ في المناصب القيادية
  6. اعداد الخطة بناء على بيانات غير دقيقة.
  7. ضعف المتابعة وعدم المسائلة لمسؤولي تنفيذ الاستراتيجية
  8. ضعف في الموارد اللازمة لتنفيذ الاستراتيجية أو وضع الأهداف بطريقة غير صحيحة (قد تكون غير واقعية أو مبعثرة ) تؤدي الى قلة التركيز!

 

 

في المكتب الاستشاري الذي أعمل به (مكتب المسارات الرائدة للاستشارات الإدارية و تقنية المعلومات) أطلعني بعض الاستشاريين المعتمدين دولياً على حالات رائعة لاستشارات طُبقت لمنظمات خيرية أَحدثَ التخطيط الاستراتيجي فيها نقلة نوعية! بل إن بعض المنظمات قادها الالتزام بخطتها الاستراتيجية الى الحصول على جوائز متميزة في العمل الخيري.

ختاماً: الخطة الاستراتيجية شيء رائع…. تطبيقها بشكل سليم قد ينقل منظمتك الصغيرة الى مستويات عالية ويفتح أمامها مجالات لم تعتقد يوماً أنه من الممكن بلوغها .

في الموضوع القادم بإذن الله، سأتحدث عن أهم الأدوات التي تساعد في تطبيق الاستراتيجية وقياس فعاليتها وهي أداة Balance Scorecard أو بطاقة الأداء المتوازن.

 

شاركني معلوماتك حول تحديات تنفيذ الخطة الاستراتيجية في منظمتك.

تحول المنظمات الغير ربحية الى التقنية

كتبه منذر اسامة في 2015.7.02

أجري حالياً بحثاً أكاديمياً عن واقع التحول الى التقنية في المنظمات الغير ربحية، وهو أحد متطلبات الحصول على درجة الماجستير في إدارة تكنولوجيا المعلومات.
إذا كنت قد سبق وعملت في قطاع المنظمات الغير ربحية (جمعيات خيرية، تطوعية، إغاثية .. الخ) يسعدني ملئ هذا الاستبيان.

فضلا شاركني تطوير هذا القطاع بمشاركتك رابط الاستبيان هذا:

http://monzerosama.com/survey/index.php/survey/index/sid/435326/newtest/Y/lang/ar

الهدف الرئيسي من هذا البحث هو دراسة واقع الاتمتة لدى المنظمات الغير الهادفة للربح في المملكة العربية السعودية، وهذا بما في ذلك:

1. استكشاف الوضع الحالي لتبني المنظمات الغير ربحية للتكنولوجيا.
2. اظهار قيمة تبني تلط المنظمات للأتمتة.
3. استعراض الحلول المتاحة التي قد تناسب احتياجات المنظمة غير الربحية.
4. دراسة المعوقات التي تمنع هذه المنظمات من الأتمتة، وإيجاد حلول للتغلب عليها.
5. وضع خارطة طريق للمنظمات الغير ربحية لاعتماد نظام تقنية المعلومات.
6. دراسة الإخفاقات الآكثر شيوعا في المنظمات غير الربحية.

ماهي المنظمات الغير ربحية؟

القطاع الثالث، المنظمات التطوعية، الجمعيات الخيرية، الهيئات الاغاثية هي مسميات مختلفة للمنظمات الغير ربحية non-profit organizations أو non-governmental Organizations (NGOs) والتي تعتبر المكمل لكيانات المجتمعات المتقدمة  (القطاع الحكومي، القطاع الخاص والقطاع الثالث).image

الولايات المتحدة الأمريكية ، على سبيل المثال ، هي موطن لأكثر من مليون ونصف خيرية تعمل منتظم  داخل الولايات المتحدة وخارجها في مناطق النزاعات والصراعات وتوفر الخدمات “الخيرية” و اللوجستية في جميع أنحاء العالم دعم ، مع عائدات بلغت أكثر من 200,000,000,000 $ سنويا (ويكيبيديا).

 

ليس هناك شك في أن القطاع الخيري إذا نُظم وطُور من خلال تبني تكنولوجيا المعلومات سيسهم إلى حد كبير في دعم البيئة الداخلية للبلد، حيث انه من المعروف أن القطاع الخيري يساهم في سد العجز الذي ينتج في القطاع العام والخاص، بالتالي فإن قوة وتنوع المجالات التي يعمل بها القطاع الثالث دليل على عمق المجتمع الوطني في أي بلد لديه رؤية مستقبلية لاحتواء مشاكل المجتمع وتلبية احتياجات أفراده التي لا تستطيع الحكومة والقطاع الخاص من تلبيتها.

استنادا إلى ما ذكر أعلاه، هذا البحث الذي أقوم به حالياً هو لتسليط الضوء على أهمية نقل هذا القطاع إلى التكنولوجيا، بالاضافة الى حاجتة لأنطمة تخطيط موار المنظمات ERP وعلاقات العملاء CRM وغيرها  فضلا عن دراسة العوامل البيئية للمشاريع ذات الصلة ووضع خارطة الطريق لتبني التقنية.

 

أقدر لك مشاركتك لهذا الاستبيان

مدير المشروع الناجح … شخصية قيادية متميزة في غاية الأهمية , تملك صفة المرجعية لكافة أعضاء المشروع الذي يحوي شخصيات وربما جنسيات مختلفة بنفسيات ومرجعيات متفاوتة … عقبات وتحديات كثيرة على مدير المشروع معرفة إدارتها وضبطتها من جميع النواحي.
هنالك العديد من المهارات الضرورية التي يجب توافرها لدى مدير المشاريع الساعي للنجاح, هذه المهارات أَفرد لها المكتب العالمي لإدارة المشاريع PMI وغيره كتباً متخصصة. وهنالك العديد من المرجعيات التي تتكلم عن أخلاقيات العمل والسلوك والمهارات وغيرها .. لكن سأسرد هنا بعض الخصائص التي تساعدك – كمدير – على النجاح والتميز:

  1. مدير المشروع الناجح يخلق رؤية واضحة ويشاركها مع جميع الفريق
    حينما تُطلِع موظفيك على الرؤية العامة للمشروع فأنت تساعد كل واحدٍ منهم على صياغة رؤيته الخاصة وبالتالي تُعينه على وضع أهدافه إذ سيكون على دراية كافية الى أين سيتجه في هذا المشUnited colors 2روع.لعلك سمعت بقصة عامل النظافة في محطة ناسا الفضائية حينما سؤل عن دوره وكان وقتها يمسح الأرض بنشاط، فكان جوابه : “أنا أساعد في إرسال أول رجل فضاء إلى القمر”!
    لقد كانت الرؤيا واضحة للجميع ولذا فإنك تجدهم يقدمون أفضل ما لديهم وبتفاني.

    تُستخرج إمكانيات وطاقات البشر فقط حينما تُحدد الأهداف ويسعى أصحابها لتحقيقها.

  2. المدير الناجح يملك قدرة ومهارات تواصل عالية
    وهذا يجب أن يكون بحكم الواجب حينما نعلم أن مدير المشاريع يقضي ما نسبته  75% الى 90% من وقته في التواصل مع الأشخاص ذات العلاقة Stakeholders , فيجب أن يكون منضبطاً ومُنظماً في تواصله مع مرؤوسيه ومدراءه والعملاء, والمقاولين, كلٌ بحسب مكانتهم و واختيار الأسلوب والطريقة الأنجح للتواصل بشكل فعال مُستغلاٌ وسائل التقنية الحديثة.
  3. المدير الناجح يستخدم التقنيات الحديثة في إدارة مشاريعه
    وأقصد هنا البرامج الحاسوبية التي تساعده في إدارة مشاريعه ومتابعة سير عملها و ض33بط تكاليفها والاستغلال الأمثل لموارد هذه المشاريع.
    لقد ولى زمن الاعتماد على الذاكرة و دفتر الملاحظات و يكاد من المستحيل ضبط كل شئ وإدارته دون الاعتماد على هذه البرامج والتي من بينها برنامج Microsoft Project 2013 أو  Primavera و برنامج  MindJet .
  4. الحماس وتشجيع الآخرين من الصفات الهامة أيضاً
    حتى في أحلك الظروف أو عدم ثقتك بالمستقبل, لا تسمح بأن يتسرب اليأس الى مرؤوسيك , بل جاهد لرفع معنوياتهم, فالكثير منهم يعيش على الأمل, فلا تخيب ظنونهم بأمور غيبية لا تسيطر عليها, وقد لا تحدث!
    بعض المدراء مهرة, و لديهم معرفة واسعة, لكنهم سلبيي الطباع, ينظرون الى الجوانب المظلمة فقط, متشائمون, يثيرون الأحاديث التي من شأنها أن ترسم كآبة وإحباط على مستمعها! يمكنك تشبيه هذه الأنواع من المدراء بالبرتقالة الفاسدة, التي إن تُركت بين مثيلاتها لنقلت إليهم العدوى وأفسدتهم.
    انتبه أن تكون واحداً منهم.
  5. الإلمام والمعرفة الكافية ببعض تفاصيل المشروع الذي تديره
    أعضاء الفريق بحاجة الى الشعور بأن من يقودوهم لديه فكرة عما يقومون به, فلا يُعقل أنك تستخدم المراسلات الورقية بدلا عن البريد الالكتروني! أو أن تكون مدير مشروع لتطبيق برنامج تقني – ERP مثلا – وليس لديك أدنى فكرة عن تحديثاته الأخيرة أو منطق عمل البرنامج (Business Logic) أو الميزات التي يحتويها !
    ليس المطلوب أن يتحول مدير المشاريع الى مبرمج أو عامل أو رسام Autocad لكن عليه بالقدر المعرفي الذي يكفل فهمه للآثار المترتبة على مختلف التحديات التقنية والفرص المحتملة, وعندها ستكون آراءه وقراراته لها اعتبار و أثر كبير في التحفيز والإلهام لدى المرؤوسين.
  6. إتقان مهارات التفويض ومنح الصلاحيات للمرؤوسين
    فالثقة هي مبدأ أساسي يجب أن تُمنح – بحذر – لجميع أفراد المشروع , إذ أنها تفتح المجال للمرؤوسين لإظهار إبداعاتهم, وتزيح حمل الأعباء اليومية الروتينية عن كاهلك ..
    التفويض كذلك ينبُع من هذه الثقة, فَوِّض مرؤوسيك الثقات ببعض المهام التي تكون أكبر قليلاً من حجمهم وكن عليهم رقيبا في البداية حتى يتطورا ويصبحوا لها متقنين ومعتمدين على أنفسهم.
  7. الديناميكية , وامتصاص الصدمات أحد السمات المهمة في شخصية المدير الناجح
    لا شك أن هَمَّك الأول هو إنهاء مشروعك في الوقت المحدد ضمن التكلفة والنطاق المخطط له, لكن للأسف هذا قليلا ما يتحقق, لأن مجتمعك ومن حولك ليسوا بالمثالية التي تظن! لذا عليك التأقلم مع هذا الوضع وتقبل الأخطاء والمحافظة على اتزانك واستخدام الخطط البديلة التي يجب أن تكون قد أعددتها مسبقاً.
  8. النهوض ببناء فريق العمل وتطويره وتعزيز ولائه
    منذ 5 سنوات كان يرأسنا في العمل أحد المدراء المتميزين , كان يدير مشروع تقني معقد وفريداً من نوعه . لقد أبدع هذا المدير في إرغامنا (طواعية) على العمل, وعلى حساب أوقتنا حينما خلق جواً مteamن التحفيز والثقة و وضوح الرؤيا .. حينما عرف مفاتيح الدخول الى كل شخصية من أعضاء المشروع, فبعضهم كان مفتاحه مادي بحت, والآخر يتجاوب بالتشجيع والتقدير وذاك بالجوائز العينية البسيطة, والأخر يتحمس عند إخضاعه للتدريب …
    كان يتغاضى عن كثير من الأمور التي تُعتبر من الخطوط الحمراء في سوق العمل طالما أنها لا تؤثر على مسار العمل ويمكن تعويضها, كالتأخر البسيط عن ساعات الدوام, أو الاستئذان لظروف عائلية , بل أن ساعة الحضور والانصراف لم تكن موجودة في الشركة أصلاً مما كان يدفعنا الى العمل لساعات إضافية دون أن نتجرأ لطلب تعويض. كان يحتفل بأقل نجاح سواءً على صعيد العمل أو النجاح الشخصي لأي موظف, كان ينسب النجاح الى صاحبه ويُنزه نفسه عن سرقة أي نجاح رغم أنه كان أهم الأسباب لتحقيقه, و هذا ترك أثراً و ولاءً كبيرا لدى الموظف.
  9. مدير المشاريع الناجح لديه قدرة على حل المشاكل وتفاديها
    عبر جلوسه مع مرؤوسيه أصحاب الخبرة وتقاسم المسؤولية و عدم تحرجه من استشارة من حوله, والتعامل مع المشاكل أولاً بأول وتحديد السبب الحقيقي للمشكلة.Ishikawa_Fishbone_01بما أن الشيء بالشيء يُذكر, هنالك مخطط يدعى (مخطط السبب والتأثير Ishikawa) يساعدك على تحليل و إيجاد جميع المشكلات مهما كانت صغيرة أو تافهة التي قد تكون هي السبب الرئيسي المؤثر للمشكلة الكبيرة لمعرفة المزيد عن هذا المخطط  اضغط هـــــنا

ما سبق ذكره لا يكفي بمفرده بأن يحولك الى مدير مشاريع ناجح, إنما هي عوامل مساعدة للحاق بدرب المتميزين .

دمت بخير.

 

المراجع: 1,2,3

 

 

التصنيفات : إدارة, ريادة الأعمال

ما الذي يتوقعه منك رئيسك

كتبه منذر اسامة في 2012.20.01

حتى لو كنت تعرف أهدافك وخطتك السنوية قد لا تكون مدركاً كل ما يتوقعه منك مديرك المباشر!
فكل مدير لديه توقعات غير مكتوبة و غير معلنة, و ستنعكس نظرة المدير سلباً تجاه موظفه في حال لم تُلبى هذه التوقعات حتى لو كانت النتائج النهائية مرضية!Good-Manager

السبب في ذلك يعود الى  فكرة المدير والنظرة المرسومة في مخيلته عنك فقد تكون مشوشة وغير مكتملة. وعندها ستسأل نفسك لماذا منحني تقييم أقل بينما يمنح من هو بنفس مستواي (وقد يحمل شهادة أقل مما أحمل ) لكن منحه تقييماً أعلى؟
فيما يلي بعض الأمور التي يتطلع لها كل مدير احرص على تنفيذها ..

  1. التعاون:
    أرباب العمل والمدراء بشكل عام يريدون أشخاصاً متعاونين, لديهم قدرة على حل المشاكل والخلافات فيما بينهم ومع الآخرين دون إقحامه بكل شاردة وواردة. يفضلون التعاون بين الموظفين حتى لو لم يكن يحبون بعضهم.
  2. المبادرة :
    احرص على أن تكون من أصحاب المبادرات, من الذين يخرجون عن المألوف ويضيفون لمساتهم الاحترافية وأفكارهم الإبداعية على العمل .و يتصدرون المهام القاسية ويعاندون الصعاب بمفردهم من غير تردد في اتخاذ قراراتهم حتى لو كان فيها نسبة مخاطرة.
  3. اجعله على إطلاع:
    المدراء عادة يعتمدون على موظفيهم في المعلومات الخارجية ويرغبون بالإطلاع على تطورات موظفيهم..
    ارفع إليه بتقارير إنجازاتك حتى لو لم يطلبها منك. اجعله على دراية بآخر الأخبار التي تتعلق بمجال عملك, فمثلاً لو كنت تعمل بمجال التقنية أطلع مديرك على آخر التقنيات المستخدمة والشركات الجديدة في السوق وأحدث البرامج في المجال الفلاني واقترح عليه استخدامها وأظهر له سريعاً الفائدة منها وهكذا….

وفي النهاية وبعيداً عن مديرك سواءً رضي أم لم يرضى …. اجعل هدفك هو الإخلاص و العمل باحترافية وتذكر أن إرضاء الناس غاية لا تدرك 🙂

التصنيفات : ريادة الأعمال

كيف تدير اجتماعاً ناجحاً …

كتبه منذر اسامة في 2011.17.09

كمدير مشروع, أو مدير شركة أو مدير لأي كادرٍ بشري, تحتاج الى عقد اجتماعات طارئة و دورية تتابع فيها ما تم وما سيتم مستقبلاً. و حتى تضمن النجاح والفعالية لاجتماعاتك لا بد لك من بعض الأساليب الإدارية لضبطها كي لا تتحول الى مجرد “سوالف” أو ثرثرة لا يفهم المجتمعون فحواها, وقد يُستغل هذاmeeting الاجتماع من بعض الحاضرين في استعراض عضلاته لإبراز حنكته في اكتشاف الأخطاء أو تحوير مسار الموضوع الأساسي وطرح الأفكار التي قد تكون أحياناً جيدة وبَنّاءة, لكن تكتشف بعد فترة أن كل هذا الكلام كان أصبح سراباً ولم يُنفذ شيء على أرض الواقع!


يتوقف نجاحك بشكل كبير على التحضير المسبق لاجتماعك, وليكون اجتماعك فعالاً اسأل نفسك – قبل أن تبدأ – ما يلي:

  • هل تحتاج فعلاً الى الاجتماع؟ هل هنالك حاجة مُلِحة الى أن تجمع الناس أم أنك تود فقط وضع المجتمعين بصورة ” أنا موجود ” ؟
  • ما طبيعة الحديث المناسبة أثناء الاجتماع؟
    هل لديك معلومة تود إيصالها ومناقشتها؟ أم إنك تود إيصال قرار معين؟, أم أنك تريد أن توصل معلومة لتبيع صفقة معينة؟, هل اجتماعك بهدف الحصول على استشارة؟ أم أنك تريد الوصول الى رأي جماعي؟
    كل اجتماع يجب أن يكون له طبيعة ولهجة في الحوار, فأنت حينما تجتمع مع عميل لتبيع منتج معين لا شك ستكون لغة الحوار مختلفة فيما لو كنت مجتمعاً مع موظفك لتملي عليه تعليماتك.
  • ما هي أهدافك من الاجتماع؟
    1. ما هو المضمون الذي تود أن تجتمع بشأنه؟ وما قيمته؟
    2. ما الذي توده من المشاركون أن يفكروا أو يعملوا أو يقولوه بالنتيجة؟
    3. هل هنالك قرار معين يجب أن يتُخذ؟
  • منْ منَ المشاركين يجب أن يحضر؟ هل تعرف خلفياتهم وتوقعاتهم؟
    1. كيف سيكون تأثيرهم على الاجتماع وما القيم التي سيضفونها على اجتماعك؟
    2. ما هي القضايا التي قد تُطرح من قبلهم؟meeting2
    3. ما هي خلفياتهم السابقة وخبرتهم حول الموضوع الذي ستطرحه؟
  • ما هي الأفكار التي تود مناقشتها في اجتماعك؟
  1. هل أرسلت أجندة اجتماعك للحضور مسبقاً؟ (من سيتكلم عن ماذا وما الوقت المحدد لذلك؟)
  2. ما هي الأفكار التي يمكن أن تطرحها لتساعد المجتمعين للتركيز على الموضوع الذي تريده؟
  3. ما هو ترتيبها؟
  4. ما هي الاحصائيات أو الحقائق التي تساعدك أو تدعم فكرتك؟
    (مثال:”يظهر تقرير مبيعات الشهر الماضي تدني في الأرباح مما يستوجب علينا دراسة الأسعار مجدداً)
  • في نهاية الاجتماع.. كيف سيتم اتخاذ القرار ؟
    هل سيكون المدراء التنفيذيين هم صناع القرار؟ أم أن القرار بناءً على أغلبية المصوتين؟ أم أنه سيُتخذ بناءً على مجموعة من القواعد و المعايير ؟
  • كيف سيتم توثيق الاجتماع؟
  1. من الذي سيكتب محضر الاجتماع؟ وما المعلومات التي سيوثقها؟
  2. من الذي سيستخدم هذا المحضر ومتى سيحتاجه؟

وضعت لك نموذجاً عن محضر اجتماع بالعربية والإنجليزية يمكنك تحميله من هنــــــا

  • أخيراً … ماذا بعد الاجتماع؟
  1. ما هي الخطوة التالية؟
  2. هل هنالك أي التزامات\مهام تم وضعها؟ وهل أسندت هذه الى أصحابها ووضع وقت محدد لاستحقاقها؟
  3. كيف يجب لبقية المجتمعين أن يبقوا على إطلاع بالمتطورات؟ (هل سيتم الاجتماع مرة أخرى أم عبر البريد مثلا… )
التصنيفات : إدارة, ريادة الأعمال

ستجد في هذا الموضوع نصائح في دراسة و اجتياز امتحان إدارة المشاريع Project Management Professional.

قد تكون بعض المصطلحات التي سترد في هذا غير واضحة لمن لم يخض هذا التخصص , لمعرفة تفاصيل أكثر عن هذه الشهادة  اضغــط هنـــا .

لندخل بالموضوع …

أولاً: قبل أن تبدأ بدراسة الامتحان عليك ان تعلم الآتي:

  • الامتحان ليس عملية اختبار عن محتويات الكتاب الرسمي  PMBOK فقط!
  • اعتمادك على خبرتك الحقيقة في إدارة المشاريع وحدها لا تكفي بل يجب صقلها بمنهجية معهد إدارة المشاريع PMI .
  • عملية أخذ دورة تدريبية لدى مدرب معتمد هو أمر ضروري للغاية وهو من متطلبات قبولك لتقديم الاختبار.

ثانياً: عند البدء بالدراسة:

1- ضع خطة محددة لطريقة الدراسة وألزم نفسك بتحديد موعد للامتحان.

قمت بإعداد مسودة لجدول زمني يساعدك في دراسة المنهج كاملاً بشكل مريح وقسمت فترات الدراسة بحسب العمليات, تم توزيع المدة بناء على احتمالية الأسئلة التي ستأتي في الامتحان والتي هي بحسب الـ PMI :

PMP study Plan

 

 

Initiation 11%

Planning 23%

Executing 27%

Monitoring & Controlling 21%

Closing 18%

 

 

 

وأيضاً أخذت بالاعتبار أثناء توزيع الأوقات درجة صعوبة كل موضوع (knowledge Area ) .

الخطة عبارة عن ملف بصيغة Microsoft Project 2010 حملها من هنــا ويمكنك التعديل عليها كما تشاء

2-  يجب أن تحل أكبر قدر ممكن من الأسئلة وتنجح فيها وتتأكد من فهمك للإجابات.

3- يجب أن تكون مدركا بشكل تام لكل المخططات والتقارير المستخدمة وما هو سبب استخدامها وما هي النتيجة لها، ولا تكتفي بالفهم فقط .

4-  ادرس عمليات ادارة المشروع ال 42 بشكل عامودي واحفظ تسلسلها الموجودة بهذا الجدول فهو يساعدك على الاجابة على الأسئلة التي تحمل طابع What is the next step?pmgt_matrix2

5- استعمل ملف الـ Excel الذي طورته ليساعدك في حفظ مداخل ومخارج العمليات (Inputs , Tools and Techniques and Ouputs).

يمكنك استعمال خاصية الـ Filtering داخل هذا الملف لتصفية النتائج بحسب ما تريد…مثلاً:
إذا أردت أن تعرف أين تستخدم أداة Analogous Estimating في عمليات إدارة المشاريع, افتح ملف الإكسل, اذهب الى العمود المسمى Tools & techniques واختر Analogous Estimating سيظهر لك أسماء العمليات التي تستخدم فيها هذه الأداة…وهذا ينطبق على بقية الحقول .

(حمل الملف من هنـــــــــــا)

 

تحديث: أحد متابعي المدونة، م. هشام عبد المنعم قام بتحديث الملف للإصدار الخامس مشكوراً

اضغط هنا لتحميل النسخة المتوافقة مع عمليات الاصدار الخامس

 

ثالثاً: أثناء الامتحان:

1-لا تنفعل إذا رأيت الأسئلة الأولى صعبة أو بعيدة عن ما في ذهنك, هذا أمر عادي جداً , تجاوزها واضغط على علامة Mark.

2-ابتسم وهدي أعصابك فأسوأ ما سيحصل هو أن تقدم الامتحان ثانيةً بنصف السعر.

3-  اعمل مسح سريع على الأجوبة وبحسب فهمك للسؤال ستستبعد على الأقل سؤالين تجزم أنهم خاطئين.

4-أبدأ بحل الأسئلة بشكل متسلسل, كأن تبدأ بحل الأسئلة القصيرة تلك التي بطول سطر واحد, وبعدها تنتقل الى الأسئلة الأطول, واترك الأسئلة الطويلة الى الأخير ولا تفكر بها.

5- ستواجه بعض الأسئلة تجد فيها تعقيداً أو تحتمل أكثر من إجابة… وعند التفكير بالإجابة افترض أن الوضع مثالي وغير قابل للتأويل.

6-  لو اخترت اللغة العربية كلغة مساعدة أثناء تقديم الامتحان لا تقرأ السؤال بالعربي إلا عند الضرورة القصوى لتجنب تكرار السؤال والتشتت.

7- اسرع في الاجابة عن الأسئلة المباشرة (مثل أسئلة العمليات) كي لا تستنزف وقتك.

8-  عند ورود سؤال أشكل عليك جوابه, فكر بمنطقية مطلقة, فستعرف الإجابة لو كان لك خبرة جيدة في ادارة المشاريع.

9-  اعرف معاني اختصار الكلمات, فمثلا في الامتحان لا يكتب لك WBS بل يكتب Work Breakdown Structure.

10-  حينما تجد في السؤال كلمة MOST Important فاعلم أن هنالك أكثر من إجابة صحيحة وتحتاج أن تفكر بأهم إجابة وهنا  يأتي أهمية الخبرة.

11-  ستجد أن العديد من الأسئلة فيها إسهاب بغرض تشتيت الذهن, فانتبه لذلك..

12-  اثناء استعراضك للأجوبة وشككت بأن هنالك جواباً قد يكون صحيحاً حدده وانتقل واقرأ جميع الإجابات ورشح الأفضل بعد ذلك.

13- الأسئلة التي تتكلم عن المسار الحرج وتسرد لك فترات الأنشطة بالأرقام يجب أن ترسمها على الورق قبل أن تفكر بالإجابة على السؤال.

14-  قد تواجه أسئلة تُشعرك أنك اقتربت كثيرا لدخول مستشفى المجانين بسبب وجود جميع الأجوبة الصحيحة وانت تحتار أيهما أصح! لذا عليك لبس قبعة المنطق والمثالية وتكرار قراءة السؤال.

وكقاعدة عامة… لو أشكل عليك إجابة أي سؤال حاول أن تفكر بشكل منطقي.

15-  ركز بأن تختار الإجابة الأكثر مثالياً وأخلاقية (Professional Responsibilities).

16- طبعا وقبل كل شيء, استعن بالله أولاً وأحسن النية وأكثر من الدعاء وتوكل على الله.

17- أعيد وأكرر لا تهدر وقتك أثناء الاختبار وحاول الاستفادة من كل ثانية.

 

المراجع التي اعتمدت عليها شخصياً في الدراسة:

* بشكل رئيسي اعتمدت على برنامج ملخصات PMP MindMap (حملــها من هنــا)

* بالإضافة لامتحانات PMP Fast Track

* كتاب  PMBOK, وكتاب PMP Exam Prep

* دروس فيديو Nuggets PMP Certification Series

* امتحانات uCertify

*محاضرات صوتية Hot Topics flashcards for passing the PMP & CAMP

* تمارين من هذا الموقع http://www.brainbok.com

 

تمنياتي للجميع بالتوفيق والنجاح

التصنيفات : إدارة, ريادة الأعمال