مدونة منذر اسامة

إدارة تقنية تطوير أعمال تخطيط موارد ERP

تجد هنــا ...

مواضيع متخصصة في
إدارة المشاريع , التقنية, تطوير الأعمال, وتخطيط موارد الشركات ERP .

أرشيف الفئة ‘إدارة’

من المقرر أن يصدر الدليل المعرفي لإدارة المشروعات PMBOK Guide Sixth Edition في الربع الثالث لهذا العام 2017

هذا الدليل الذي يتضمن المعايير التأسيسية لإدارة المشاريع سيتم إصداره بإحدى عشر لغة منها العربية.

في السطور القليلة سأشير الى أهم التعديلات التي ستتضمن الإصدار السادس..

 

ما الجديد في PMBOK 6th ?

سيكون هنالك تعديل على مجموعة عمليات إدارة المشروع والمجالات المعرفية Knowledge Areas ،

التعديلات تتمثل في :

  • إضافة 3 عمليات جديدة
  • حذف عملية واحدة "إغلاق المشروع أو المرحلة" لتكون مدموجة مع عملية إغلاق المشروع.
عمليات جديدة عمليات تم حذفها
Manage Project Knowledge Close Procurements
Control Resources  
Implement Risk Responses  
  • مازال هناك  5 مجموعات للعمليات process groups وعشرة مجالات معرفية knowledge areas
  • أصبح إجمالي عدد العمليات Processes هو 49 عملية بدلا من 47 عملية
  • تم تغيير على مسمى اثنين من مسميات المجالات المعرفية Knowledge Areas
  • مجال إدارة وقت المشروع Project Time Management أصبح باسم Project Schedule Management
  • عملية Project Human Resource Management أصبح اسمها Project Resource Management
  • 7 عمليات سيتم تغيير اسمها لتصبح على النحو التالي:

الاسم كما في (PMBOK 5th)

الاسم الجديد (PMBOK 6th)

Perform Quality Assurance

Manage Quality

Plan Human Resource Management

Plan Resource Management

Acquire Project Team

Acquire Resources

Control Communications

Monitor Communications

Control Risks

Monitor Risks

Plan Stakeholder Management

Plan Stakeholder Engagement

Control Stakeholder Engagement

Monitor Stakeholder Engagement
عمليات تم التعديل على مسماها

ماذا عن اختبار الـ PMP أي إصدار يتوجب علي دراسته؟

  • لا تقلق، هنالك متسع كبير من الوقت، إذا كنت تنوي التقدم للاختبار قبل 01-01-2018 فيمكنك الاستمرار والتقديم على الاختبار وفقاُ للمعايير المنشورة في الإصدار الخامس (الحالي) PMBOK® Guide 5th
  • أما لو كنت تخطط للتقدم بعد هذا الموعد، فعليك مراعاة التعديلات التي ستتضمن في  الاصدار السادس PMBOK 6th

تذكر إنه يمكنك تحميل آخر نسخة من PMBOK مجاناً من خلال الرابط أدناه (يتوجب أن يكون لديك عضوية PMI)

http://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok

التصنيفات : إدارة

اختبار ” إدارة المشاريع باستخدام برنامج بروجيكت ” Managing Projects with Microsoft Project  هو الاختبار الرسمي من شركة مايكروسوفت لتقييم مدى كفاءة الأفراد في استخدام البرنامج في تخطيط ومتابعة المشاريع. يحمل هذا الاختبار الرقم Exam 74-343 ويتم حالياً قياس المهارات بناءً على آخر إصدار طرحته مايكروسوفت وهو Microsoft Project 2016.

اجتيازك لهذا الاختبار يؤهلك للحصول على شهادة أخصائي مايكروسوفت في بروجيكت 2016 Microsoft Specialist certification in Microsoft Project 2016

 

مواضيع الاختبار وتوزيع الأسئلة

هنالك ما يقارب 55 سؤال بطريقة الاختيارات المتعدد Multiple-choice، يتوجب الإجابة عليهم في فترة لا تتجاوز الساعتين من خلال اختبار حاسوبي Computer-based يتم من خلال أحد المراكز المعتمدة لشركة Pearson VUE المنتشرة حول العالم (Pearson VUE Test Center)نتيجة بحث الصور عن ‪Microsoft Specialist certification in Microsoft Project 2016‬‏

لتتخطى هذا الاختبار، عليك الحصول على  درجة 700 من أصل 1000

يمكن التقدم للاختبار بأكثر من لغة (على الرغم من وجود نسخة عربية من البرنامج إلا أن اللغة العربية ليست من الخيارات المتاحة لدخول الاختبار )

 

تتوزع أسئلة الاختبار حول المواضيع التالية:

  • تهيئة البرنامج لإنشاء مشروع جديد Initialize a project ( نسبة الأسئلة من 15 الى 20%)
  • إنشاء المهام Create a task-based schedule (نسبة الأسئلة من 20الى 25%)
  • إدارة الموارد والتعيينات Manage resources and assignments (نسبة الأسئلة من  20 إلى 25%)
  • تتبع وتحليل أداء المشروع  Track and analyze a project  (نسبة الأسئلة من 20الى 25%)
  • استخدام معلومات البرنامج في التواصل Communicate project information (من 15إلى 20%)

قيمة الاختبار:

رسوم تقديم الاختبار هي165$ (قد يختلف المبلغ بحسب مكان إقامتك)
هنالك إمكانية لحصولك على خصم إن كنت ما زلت طالباً، اتبع الرابط أدناه لمزيد من المعلومات
https://www.microsoft.com/en-us/learning/certification-exam-policies.aspx#policies-2

 

للتسجل في الاختبار:

اتبع الرابط التالي https://goo.gl/lGXEDB للتسجيل في الاختبارـ يتوجب أن يكون لديك حساب على Windows Live  وبطاقة ائتمانية.Project 2013

احرص على إدخال اسمك كما هو موجود في جواز السفر وتذكر أن الشهادة ستُطبع بنفس الطريقة التي كتبت بها الاسم.
سيتم عرض المراكز المعتمدة، اختر الأقرب إليك واحدد التاريخ والوقت وتذكر بإنك لو أردت تغيير التاريخ فيجب القيام بذلك قبل 24 ساعة على الأقل من موعد الاختبار

 

 

 

مراجع وروابط مفيدة:

التصنيفات : إدارة, تخطيط

أهمية الوصف الوظيفي Job Description

كتبه منذر اسامة في 2016.5.07

الوصف الوظيفي أو الـ Job Description يظنه البعض أنها من الكماليات أو الترف الإداري  – إن صح التعبير – فلا تجد العديد من اصحاب المناصب الادارية العليا يهتم بوجوده داخل منظمته ربما لعدم تخيل الفوائد الحقيقية!

سأحاول في هذا الموضوع تسليط الضوء على فائدة وجود الأوصاف الوظيفية داخل المنظمة، وأهميته ….

 

اهمية الاوصاف الوظيفية

للوصف الوظيفي أهمية كبيرة سواءً للعاملين أو أصحاب العمل، فجميع الموظفين يرغبون في معرفة ما المتوقع منهم في المناصب التي يتعينوا عليها وكيف سيتم تقييم أدائهم لاحقاً، كما أن – من جهة أخرى – أرباب العمل يودون أيضاً معرفة المهام التفصيلية لكل وظيفة لتقييم أهمية الوظيفية التي سيتم البحث عن موظفين لشغرها أو في حال تفكيرهم بإقالة من يشغرها.

 

يمكن القول أن استخدامات الوصف الوظيفي يساعد في :

  1. وضع عوامل لقياس الاداء الوظيفي
  2. تكوين تصور واضح لكل موظف عن المهام والمسؤوليات الملقاة على عاتقه
  3. إظهار الحدود الوظيفية والصلاحيات لكل منصب
  4. تسهيل عملية التوظيف والاستقطاب لموظفي الموارد البشرية
  5. تحديد المهارات والمعارف الواجب تنميتها لدى الموظفين
  6. توضيح التسلسل الهرمي للوظيفي وتحديد المسار الوظيفي
  7. بناء الصلاحيات ورسم حدود الاعتماد عند تطبيق النظام التقني

بنود الوصف الوظيفي

للأوصاف الوظيفية محددات لا يجب أن تُغفل، منها:

  • ترويسة الوصف
    وتشمل تاريخ اعداده و رمزه واسم  الوظيفة والادارة والمرؤوسين وغيرها..
  • الهدف من الوظيفة
    ويشمل الهدف العام للوظيفة
  • المهام الوظيفية
    ويُذكر المهام التفصيلية التي يتوجب ان يقوم بها الموظف بشكل دوري
  • المواصفات الى يجب توافرها في الموظف
    كالمؤهلات الأكاديمية والخبرات المطلوبة
  • المعارف والمهارات الرئيسية التي تحتاجها الوظيفة

المتطلبات الاساسية لبناء أوصاف وظيفية واضحة ومتكاملة،

يوصى بشدة ان تكون العناصر أدناه جاهزة قبل البدء في اعداد الاوصاف الوظيفية:

  1. العمليات على مستوى المنظمة High-level Business Process
  2. هيكل تنظيمي Organizational Chart واضح للإدارات والوظائف موضحا بها اهداف كل ادارة  (انظر موضوع الهياكل التنظيمية http://www.monzerosama.com/?p=786 )
  3. الخطة الاستراتيجية Strategic Plan
  4. الوصف الوظيفي الحالي إن وجد

 

أخيرا لا يُنصح ان تقوم الشركة عبر أحد إداراتها بتصميم الوصف الوظيفي الخاص بها دون إشراك مستشار إداري خارجي، ذلك لأن المستشار الإداري يبني هذه الاوصاف بناء على اسس علمية بعد تحليل دقيق للمنظمة عبر عقد ورشات عمل مشتركة مستحضرا خبرات سابقة لمنظمات شبيهة مستخدما أفضل الممارسات في ذلك

التصنيفات : إدارة, تخطيط

هذا الموضوع يُبسط مفهوم الخطة الاستراتيجية وتبين مشاكل تطبيق الخطة الاستراتيجية لدى المنظمات.
يمكن القول أن التخطيط الاستراتيجي Strategic Plans عبارة عن عملية شاملة أو نتيجة أو خارطة طريق يخرج بها أصحاب المصلحة Stakeholders داخل المنظمة لتحديد ما ينبغي أن تُصبح عليه الأعمال و تؤسس لعوالم تساعد المنظمة للتحرك الى مستويات أعلى في الإنجاز خلال السنوات القادمة !

 

تُبين الخطة الاستراتيجية أين أنت الآن، وما هو المهم بالنسبة لمنظمتك لتركز عليه، وما الذي يجب أن تُنجزه خلال الفترة القادمة.

لا بد للتخطيط الاستراتيجي أن يصف الرسالة والرؤية والقيم الأساسية للمنظمة، ويستكشف  التهديدات والفرص للأسواق او المجالات المستهدفة ويؤخذ بعين الاعتبار الأولويات الحالية والمستقبلية للمنظمة.

 

 

هل يمكن أن تقوم المنظمات بعمل خطتها الاستراتيجية مُعتمدين على طاقمها الداخلي فقط؟
يصعب أن يكون الجواب “نعم” ! إذ أَن مُعظم العاملين في المنظمات التجارية أو الخيرية أو الحكومية لديهم ما يُشغلهم من أعمال تم تعيينهم في المنظمة لأدائها، وقد لا يكونوا على اطلاع على كافة المنهجيات وطرق تصميم  الاستراتيجيات، لذا يُوصى بشدة بأن يُركز منسوبي المنظمة على تنفيذ الاستراتيجية عوضاً عن تأسيسها من البداية وإسناد هذه المهمة لمختص أو جهة استشارية تُشرف على عملية التخطيط بمشاركة أصحاب العلاقة.

دور الطرف الاستشاري في صياغة الاستراتيجية هام جداً, ومستشار التخطيط الاستراتيجي – والذي يسمى أحيانا بـ Facilitator – دوره يكمن في مساعدة الفريق الإداري للمنظمة في تطوير وتبني الخطة الاستراتيجية والتأكد من الإحاطة بكافة جوانبها وفق منهجيات معتمدة.


كثيرةٌ هي المهام المناطة بهذا المستشار فهو مسؤول عن دفع وقيادة العجلة أثناء عملية التخطيط… ويعمل على المساهمة في تبني فريق المنظمة للاستراتيجية ومن انخراط الأطراف اللازمة في عملية التخطيط،
هو يساعد أيضاً على استخراج الأفكار والأهداف وتفكيكها ووضعها في إطارها المناسب ومناقشة توافقها مع الاستراتيجية وفق منهجيات علمية، ويتأكد من جودة المخرجات وصلاحيتها للتطبيق من خلال ورشات عمل مكثفة ومُرَكزة.

 

 

مكونات الخطة الاستراتيجية

يمكن للخطة الاستراتيجية بأن تأتي بأشكال مختلفة، لكن أغلب الخطط  الفعالة تحتوي على:

  1. الرؤية  Vision
  2. الرسالة Mission statement
  3. قيم المنظمة
  4. التحليل الرباعي SWOT Analysis
  5. الميزة التنافسية
  6. الأهداف الاستراتيجية البعيدة المدى
  7. الاهداف والمبادرات الاستراتيجية قصيرة المدى
  8. بطاقة الأداء المتوازن ومؤشرات الأداء KPI

وقفت على العديد من الشركات الكبيرة التي تعمل دون تخطيط استراتيجي وبعضهم كان عنده خطة استراتيجية موجودة بداخل مُغلفٍ فخم ومطبوعةٍ على أوراقٍ فاخرة، ويُفرد لها صفحات على موقع الشركة على الانترنت! لكن للأسف محتواها لم يخرج عن إطار الدُرج الذي يحتويها وما يُطبق منها لا يكاد يُذكر …. ويتساءل أصحاب القرار في المنظمة عن سبب الفشل وبطئ الإنجاز!!!

 

من أهم الأسباب التي قد تؤدي الى فشل تطبيق الخطة الاستراتيجية:

  1. عدم وجود قناعة \ أو وعي بأهمية التخطيط الاستراتيجي. بعض الشركات تضع الخطة الاستراتيجية ليُقال أن لديها خطة وحسب!
  2. عدم أخذ بيئة المنظمة أثناء التخطيط بعين الاعتبار والتركيز على النتائج وإهمال عملية التغيير.
  3. عدم التبني أو الالتزام الجزئي لمجلس الإدارة أو المدراء التنفيذيين.
  4. إشراك الأشخاص الخطأ في عملية التخطيط مما يؤدي الى حصول تضارب أثناء عملية تنفيذ الخطة
  5. تعيين الأشخاص الخطأ في المناصب القيادية
  6. اعداد الخطة بناء على بيانات غير دقيقة.
  7. ضعف المتابعة وعدم المسائلة لمسؤولي تنفيذ الاستراتيجية
  8. ضعف في الموارد اللازمة لتنفيذ الاستراتيجية أو وضع الأهداف بطريقة غير صحيحة (قد تكون غير واقعية أو مبعثرة ) تؤدي الى قلة التركيز!

 

 

في المكتب الاستشاري الذي أعمل به (مكتب المسارات الرائدة للاستشارات الإدارية و تقنية المعلومات) أطلعني بعض الاستشاريين المعتمدين دولياً على حالات رائعة لاستشارات طُبقت لمنظمات خيرية أَحدثَ التخطيط الاستراتيجي فيها نقلة نوعية! بل إن بعض المنظمات قادها الالتزام بخطتها الاستراتيجية الى الحصول على جوائز متميزة في العمل الخيري.

ختاماً: الخطة الاستراتيجية شيء رائع…. تطبيقها بشكل سليم قد ينقل منظمتك الصغيرة الى مستويات عالية ويفتح أمامها مجالات لم تعتقد يوماً أنه من الممكن بلوغها .

في الموضوع القادم بإذن الله، سأتحدث عن أهم الأدوات التي تساعد في تطبيق الاستراتيجية وقياس فعاليتها وهي أداة Balance Scorecard أو بطاقة الأداء المتوازن.

 

شاركني معلوماتك حول تحديات تنفيذ الخطة الاستراتيجية في منظمتك.

هل سمعت بوظيفة المدير التنفيذي لتقنية المعلومات أو CIO؟ ما هو عمله وأهميته داخل الشركة؟ ما هي المهارات التي يجب أن يتقنها ليتمكن من إدارة هذا القسم؟

“كبير موظفي تقنية المعلومات” أو “المدير التنفيذي لتقنية المعلومات” هي الترجمة  المعقولة ل لـ CIO أو       Chief Information Officer .

تعتبر هذه الوظيفة من الوظائف الإدارية التي تكون في أعلى الهرم الإداري في إدارة تقنية المعلومات، من يشغل هذا المنصب تَنصَبُ عليه مسؤوليات إدارية وتقنية، وله دور مهم في الشركات التي تنوي التحول (أو تحولت ) الى التقنية وأتمته عملياتها الإدارية، إذ أنه مسؤول بالدرجة الأولى عن التوجه التكنولوجي للشركة التي يعمل بها.

يمكن القول أيضاً أن هذا الموظف يقع على عاتقه تسخير التقنية في خدمة أهداف الشركة الاستراتيجية، وعليه فإن هذا الموظف عليه أن يكون مدرك بشكل كبير بالاستراتيجية العامة التي تقود الشركة ومن ثم صياغة خطة استراتيجية تقنية IT Strategic Plan  بحيث تخدم الأهداف Strategic Goals والمبادرات Initiatives المرتبطة بتنفيذ الاستراتيجية العامة للشركة Global Strategy Plan، هذا الدور مهم للغاية ليس فقط بهدف ترشيد التكاليف بل حتى كونه جزء لا يتجزأ من صياغة نجاح استراتيجي طويل الأمد.Untitled38

الـ CIO سيعمل بشكل مباشر على إيجاد طرق جديدة للتعامل مع بيانات الشركة بشكل أكثر فعالية لدعم صناع القرار، سيكون مسؤولاً أيضاً عن تحسين العائد على الاستثمار ROI في تقنية المعلومات.

هذا باختصار شديد عن طبيعة دور هذا المنصب، أما خبرة المرشحين لهذه الوظيفة فيجب أن تتعدى الـ 7 سنوات في مجال إدارة تقنية المعلومات، وبعض الشركات تطلب أكثر من 10 سنوات، وتُفضل الحاصلين على درجة الماجستير في إدارة نظم المعلومات Master In Management Information Systems.

 

 

من تجربة شخصية عندما درست الماجستير في إدارة نظم المعلومات، وجدت أن المنهج يعمل على تهيئة الخريجين لتولي هذا المنصب بدأً من اليوم الأول في الجامعة ويركز على الأمور الاستراتيجية التقنية.

 

عودة الى الموضوع الرئيسي …  لشاغري هذا المنصب يتوجب أن يكون لديهم مهارات عالية تقنية وإدارية وقيادية بالإضافة الى خبرات متنوعة في بيئات عمل  مختلفة.

من أهم المهام الوظيفة للمدير التنفيذي لتقنية لمعلومات Chief Information Officer :

  1. يفترض أن يكون هذا الموظف CIO على تفاعلٍ واتصالٍ دائمين مع باقي الإدارات ويحضر اجتماعاتهم الدورية ليبقى مطلعا على جميع التغيرات والتحديات التي تواجه الشركة.
  2. عليه أيضاً وضع الخطة الاستراتيجية للتوجه التقني للشركة بما فيها من الأهداف والمؤشرات والمبادرات والخطط التشغيلية لتنفيذها.
  3. وضع السياسيات والإجراءات الخاصة بقسم تقنية المعلومات.
  4. تحديد احتياجات المستخدمين في بقية الأقسام وإيجاد حل لمشاكلهم.
  5. اقتراح الحلول البرمجية والتجهيزات التقنية الأخرى  (Hardware/Software) لتحقيق أهداف الشركة
  6. الاشراف على  شبكة الاتصال الداخلية والخارجية
  7. تصميم وإنشاء وإدارة ومراقبة البنية التحتية التقنية بما فيها الشبكة واجهزة السيرفرات وتهيئتها للربط لداخلي والخارجي.
  8. الاستجابة لتغيرات العمل
  9. الإشراف على إدارة الانظمة التي تدير الشركة (مثل أنظمة الـ ERP ) وتطويرها بشكل مستمر.
  10. تثقيف العاملين تقنياً والمشاركة في إدارة التغيير Change Management
  11. المشاركة مع قسم المشتريات في التفاوض على العقود المتعلقة بالمشاريع، التجهيزات أو البرامج التقنية.
  12. القيام بشكل دوري بتحليل التكلفة والمنفعة Cost-Benefit Analysis لسير العمليات الداخلية وتطويرها.
  13. تقييم المشاريع التقنية ووضع توصياته بشأن الموارد التي ستُسند لهذه المشاريع.

هل لديك مهام أو أدوار أخرى تجد من لضروري إسنادها الى هذا الموظف؟

شاركني بها في التعليقات أدناه.

التصنيفات : إدارة, تقنية

دروس مستفادة من البحث العلمي الذي أجريته مؤخرا أضعها بين أيدي كل من يرغب بالقيام بأي نوع من انواع البحث ، بحثي هذا كان لاستكمال نيل شهادة الماجستير في إدارة نظم المعلومات وكان بعنوان : “تحول المنظمات الغير هادفة للربح الى الأتمتة”.

ينقسم هذا المقال الى قسمين: القسم الأول حول نصائح في إعداد وتقديم المقترح البحثي Research Proposal والقسم الثاني حول آلية التعامل مع الاستبيانات Survey كون البحث الذي أجريته كان يعتمد على اسلوب البحث الكمي Quantitative Research Method.

 

القسم الأول: أثناء إعداد المقترح البحثي

  1. قبل أن تبدأ باختيار الموضوع، فكر كثيراً بالنتيجة الحقيقة لبحثك، لا تعمل على البحث كما لو انه مجرد عملٍ لتمرير مادة في الجامعة ولتحصل على الشهادة أو على درجة عالية, لا! …. image
    عليك تحديد مشكلة حقيقية في المجال الذي تعمل به وتحاول حلها، هذا من شأنه أن يُعطيك الكثير من الطاقة ويخلق ولاءً وشغفاً للعمل، هذا الشغف هو الذي سيقعدك ساعات طويلة لدراسة موضوع بحثك. الشغف هو الوقود الذي سيُحبب ويُسهل عليك ارتقاء الصعاب.
  2. بعد تحديدك لفكرة وعنوان البحث من المهم جدا أن تأخذ وقتاً كافياً في كتابة المقترح البحثي الخاص، تأكد من فهمك لفكرة البحث فهماً جيداً
    ومحيطاً بجوانبه ومتحمساً لفكرته وكذلك مقتنعاً بموضوعه.
  3. طبعاً عليك أن تقرر من البداية بمنهجية البحث التي ستتبعها، (البحث النوعي Qualitative Method، كمي Quantitative Method, أو طريقة البحث المختلطة Mixed Method)
  4. حاول ان تجد من يرعى بحثك (ممول) ليدعمك، فبعض الابحاث تتطلب مصاريف متفرقة قد لا يقوى عليها الباحث.
  5. خطط جيداُ حول كيفية جلب البيانات، لتجنب أي انقطاع في منتصف رحلة البحث .
  6. من المهم جداً تحديد الأهداف الذكية SMART Goals التي ستحكم من خلالها على نجاح بحثك من عدمه ( هذه الاهداف يجب ان تكون قابلة للقياس ويمكن تحقيقها، واقعية ومُقيدة بزمن ).
  7. من المهم جدا وضع خطة بالمهام التي ستقوم بها لإجراء البحث، وإلا سوف يكون من الصعب جدا قياس الزمن والانتاجية والتقدم في مشروع بحثك ستكون بطيئة ومنخفضة جدااضغط هنــــــــا لتحميل مثال على خطة البحث التي صممتها واتبعتها في بحثي،الخطة بملف Microsoft Project، يمكنك التعديل عليها بما يتناسب مع طبيعة
    image

  8. تنبئ دائما بالمخاطر ولا تنسى وضع خطة بديلة ( او خطتين إذا استطعت) لكيفية جمع البيانات قبل البدء لتجنب إضاعة الوقت في أي مسألة غير متوقعة خلال رحلة بحثك … فالوقت حتما لن يكون بصالحك.
  9. حاول الاستفادة من التكنولوجيا مما توفره من ادوات في مجال البحوث، على سبيل المثال، استخدم الادوات الفعالة في جمع الاستبيانات وتحليلها عبر الانترنت (كاستخدام LimeSurvey أو SurveyMonkey)، وأيضا محاولة استخدام أدوات التحليل الاكثر ذكاءً مثل الـ SPSS أو على الأقل خاصية الجداول المحورية Pivot Table والمحاور الرسومية Pivot Charts  وذلك في Microsoft Excel 2013.
    الخرائط الذهنية هي أدوات رائعة جدا، يمكنك استخدامها في ترتيب أفكارك، مهامك، اسئلة الاستبيان، وكتابة التقرير ، والعروض التقديمية وكل شيء تقريباً….
  10. إن كانت طبيعة بحث تستدعي العمل على فترات متقطعة طويلة ، قم بتوثيق كل أفكارك وخلاصة قراءاتك في مكان واحد (أقترح استخدام برنامج MindJet) لأنك حين تقدم على كتابة تقرير البحث النهائي لن تتذكر كل شيء.
  11. حاول قراءة مقترح بحثك المُعتمد من وقت لآخر لتتأكد من أنك ما زلت في نفس النطاق أو الإطار الذي رسمته للبحث، ولتتجنب من عدم بذل أي مجهود لا يصب في الأهداف الأساسية لبحثك.
  12. لا تؤجل أي مهمة من مهام البحث ، اتبع الخطة التي رسمتها من البداية! الوقت حرج للغاية، شخصياً كنت دائما أشعر بوجود الوقت الكافي لإنهاء البحث، ولكن الحقيقة المرة هي أن المفاجئات كانت تتوالى بمقدار التأخير وأجد نفسي أعمل على مدار 24 ساعة لتلبية الموعد النهائي!

 

في ما يتعلق بإجراء الاستبيانات Survey

  1. حاول تصميم بنية البحث بشكل منطقى وكتابة الأسئلة بأبسط أسلوب ممكن وسهلة الفهم لأي شخص.
  2. أثناء عملية تصميم الاستبانة، تجنب الأسئلة التي لا تضيف قيمة حقيقية للبحث، حاول أن تجعل الاسئلة قصيرة قدر المستطاع.
  3. حاول – بقدر المستطاع – أن تجعل المُشارك في الاستبانة يُجيب على أسئلتك عبر إجابات مُحددة مسبقاً (قوائم منسدلة، اختيارات متعددة … الخ) مع محاولة تقليل الأجوبة المفتوحة, هذا من شأنه أن يسهل عليك عملية التحليل .
  4. جمع البيانات الصحيحة من جمهور مُستهدف مُتعاون هو تحدي كبير.
  5. متابعة الناس مع ملء إجابات الاستبانة ستستغرق وقتا طويلاً، ضع هذا في حسبانك.
  6. راجع الأسئلة التي أنشأتها في إستبيانك، أُطلب من شخص آخر أن يُقيّمها ويُحاول الإجابة عليها قبل إرسالها إلى جمهورك المستهدف.
  7. قبل نشر الاستبانة على الانترنت، حاول ملئ الاستبيان ببيانات وهمية، ثم حاول تحليل تلك البيانات. قد تكتشف أن بعض الأسئلة تحتاج الى كتابة بشكل أفضل وأسئلة أخرى قد تجدها مفقودة وكان عليك كتابتها.
  8. لا ترسل على رابط الاستبيان إلى عناوين بريد إلكتروني عشوائية وركز على الجمهور المستهدف.
  9. حاول أن ترصد مبلغ معين من ميزانية البحث لنشر رابط الاستبانة على الانترنت عن طريق إنشاء الإعلانات المدفوعة على وسائل الإعلام الاجتماعية وعلى المواقع الأخرى التي تستهدف نفس الجمهور الذي تبحث عنه. (في حال عدم وجود قائمة بريدية بجمهورك المستهدف)
  10. قد تكون فكرة جيدة الأعلان عن بعض الهدايا التشجيعية لترغيب جمهورك بالتفاعل معك وملئ الاستبيان بسرعة.
  11. حاول وضع بعض الأسئلة الكاشفة للتأكد من مصداقية المدخلات، كأن تضع سؤال ليس له علاقة أبداً بالمحتوى (مثلاُ ما هو ناتج 5+10) وتضع الاجابة الصحيحة ضمن عدة اجابات في قائمة منسدلة، (شخصياً اكتشفت 35 إجابة كانت خاطئة واستبعدتها من عملية التحليل)
  12. وأخيراً، فإنه من المهم وضع تاريخ لإيقاف تلقي الأجوبة.
    عند جمع البيانات، سوف تصل إلى مرحلة لن يكون هنالك فائدة كبيرة من جمع مدخلات إضافية.

هذا ما خرجت به من نصائح على عجالة في أول بحث أقوم به، أحببت مشاركتها معك، شاركها أنت بدورك مع زملائك ابتسامة

تمنياتي لك بالتوفيق

التصنيفات : إدارة

منظومة Project Online لإدارة المشاريع

كتبه منذر اسامة في 2014.17.12

الكثير منا عمل أو يعمل على برنامج Microsoft Project 2013  في إدارة مشاريعه. هذا البرنامج الذي تطوره مايكروسوفت يبدي بين الحين والآخر كفاءة عالية في التحكم وفي إدارة موارد وتكاليف ووقت المشروع.

من أجل تحكم أكثر مرونة للمشاريع التي تتعدد فيها المدخلات والتي يكون البعد الجغرافي بين أفراد المشروع مهيمناً قامت مايكروسوفت بإنشاء منظومة بروجيكت سيرفر Microsoft Project server  الذي يتيح بيئة تعاونية على المشروع مستفيدة من إمكانيات الشيربوينت.

لماذا لا نكتفي باستخدام برنامج Microsoft Project فقط؟

يعتبر برنامج Microsoft Project فعال في إدارة الجداول الزمنية للمشاريع الفردية. إذ يتيح التعامل مع الكم كبير من المهام والمصادر من خلال مستخدم واحد فقط في أغلب الأحيان.
أحد الإشكاليات هي أن جميع التعديلات على خطة المشروع تتم من طرف واحد وهو مدير المشروع غالباً أو مسؤول التخطيط., مما يجعل عملية تحديث مهام المشروع المرتبطة بالموظفين داخل البرنامج عبأً إضافياً على مدير المشروع وترفع من نسبة الخلل والدقة.

يفتقر برنامج Project professional 2013 الى وجود مكان موحد يجمع جميع خطط وملفات المشروع في مكان موحد، كخطة المخاطر, ملفات التعاقد, المراسلات الرسمية، محاضر الاجتماعات …الخ

هذا عدا عن صعوبة الربط بين المشاريع مما يُنتج صعوبة في إدارة وتوزيع الموظفين بين مشاريع المنظمة.

 

منظومة Project Online

قامت مايكروسوفت بإطلاق منتجاها الجديد بروجيكت أون لاين  Project Online والمتخصصimage في إدارة المشاريع التفاعلية عبر الانترنت دون الحاجة الى تركيب وشراء Microsoft Project server أو SharePoint server على السيرفرات المحلية بل من خلال الحزمة السحابية لـ Office 365.

 

 

 

الفوائد المكتسبة من العمل على Project Online

يعتبر Project Online منظومة متخصصة في إدارة المشاريع Projects والمحافظ Portfolio تتيح لجميع أفراد المشاريع من إدارة أعمالهم عبر الانترنت من أي مكان حول العالم وذلك عبر توفير منصة على الانترنت تتيح للإدارة العليا متابعة سير جميع المشاريع القائمة بالإضافة الى:

  1. إيجاد آلية تتيح التعاون بين جميع موظفي الشركة على مستوى المشروع أو المشاريع.
  2. القدرة على توزيع الموارد البشرية والمادية بين المشاريع وضبط أوقاتهم.
  3. قدرة العاملين على تحديث المهام المسندة إليهم في المشاريع مباشرة.
  4. توحيد منهجية لاعتماد إنجاز مهام المشروع
  5. توفير بيئة تزامنية تتيح أرشفة جميع مستندات المشروع في مكان واحد
  6. إمكانية إدارة المشكلات والمخاطر المتعلقة بكل مشروع
  7. الاستفادة من خاصية التقويم المشترك shared calender المتعلق بكل المشروع وربطها مع برنامج الأوتلوك.Microsoft Outlook
  8. تسجيل الدروس المستفادة من المشاريع
  9. تعزيز التعاون اليومي بالاستفادة من الإمكانيات الاجتماعية في SharePoint Online لتسهيل المناقشات ومشاركة المعلومات، وكذلك الاستفادة من قدرة الفريق على إنجاز المزيد من الأعمال.
  10. ربطه مع برامج خارجية مثل برنامج التواصل الاجتماعي Yammer
  11. توفير رخص لاستخدام برنامج Microsoft Project Professional عند المستخدمين مع امكانية الحصول على النسخ الجديدة حال صدورها
  12. إمكانية تنفيذ جميع ما سبق من أهداف عبر شبكة الانترنت من أي مكان وفي أي وقت.
  13. يدعم البرنامج التاريخين الهجري والميلادي بالإضافة الى اللغة العربية
  14. الحصول على تقارير إجمالية وتفصيلية على مستوى المهام, المشروع والمشاريع

    من التقارير:

  1. تقرير عن سير عمل المشروع والمهام الجاري تنفيذها
  2. المهام التي ستبدأ بالفترة القادمة و تقرير بالمهام المتأخرةimage
  3. إجمالي وتفصيل لتكلفة المشروع/ المشاريع المخطط لها
  4. تقرير دوري بالمهام التي قاربت أو تجاوزت التكلفة
  5. التنبؤ بتاريخ انتهاء المشروع
  6. تقرير المخاطر وتاريخ المتوقع لحدوثها ونسبة احتمالية وقوعها وأثره
  7. وغيرها الكثير …

التجهيزات المطلوبة لبدء العمل على منظومة إدارة المشاريع

تبني هذه المنظومة في منظمتك هو أمر سهل نسبياً إلا أنه يتوجب أن يكون هنالك:

  • منهجية متبعة ومهارات تنظيمية في إدارة المشاريع
  • المعرفة بالعمل على برنامج Microsoft Project 2013
  • الحصول على الاشتراكات اللازمة للخدمة ( اضغط هنــــا )
  • تكييف البرنامج وتطبيقه بناءً على خصوصية منظمتك ( عادة يقوم بها طرف استشاري خارجي)
  • اتصال سريع ومستقر بشبكة الانترنت

عينات من بعض التقارير والـ Dashboards التي يمكن استخراجها

image

image

التصنيفات : إدارة, تخطيط, تقنية