مدونة منذر اسامة

إدارة تقنية تطوير أعمال تخطيط موارد ERP

تجد هنــا ...

مواضيع متخصصة في
إدارة المشاريع , التقنية, تطوير الأعمال, وتخطيط موارد الشركات ERP .

أرشيف الفئة ‘إدارة’

يتطلع كل مدير مشروع الى مراقبة أداة عمل مشروعه بما فيه العناصر المُحركة للمشروع ومن أهم هذه العناصر هي موارد المشروع البشرية وغيرها من موارد تساهم في تحريك عجلة المشروع كالمستلزمات والأدوات وغيرها

يتيح برنامج Microsoft Project 2016 مجموعة من التقارير والرسوم البيانية التي تُساعد مدراء المشاريع وصناع القرار في إدارة موارد مشروعاتهم، ومن التقارير المهمة هي:

الرسم البياني الأول:
نظرة عامة عن تكاليف الموارد 
Resource Cost Overview

يحتوي هذا الرسم البياني على ثلاثة رسوم بيانية تعطي نظرة سريعة وشاملة حول جميع التكاليف المرتبطة بموارد المشروع وكيفية توزعها وسلوك صرفها ..
الرسم التالي يوضح شكل هذه الرسوم البيانية ويليه تفاصيل كل رسم
image
حالة تكلفة موارد العمل COST STATUS
   يُظهر مقارنة بين تكلفة موارد العمل في المشروع مع توضيح التكلفة المتبقية والتكلفة الفعلية لكل مورد ويُبين لو تجاوزت الموارد التكلفة المخطط له أم لا
– توزيع التكاليف  COST DISTRIBUTION

يُظهر هذا الرسم البياني أين تتوزع مصاريف المشروع بين الموارد (العاملين، المواد، التكاليف الأخرى)
– تفاصيل تكلفة الموارد COST DETAILS
يُبين هذا الجدول اسم كل مورد بالإضافة الى عدد ساعات

العمل الفعلية والتكاليف الفعلية في المشروع بالإضافة الى التكلفة القياسية لكل مورد
للوصول الى هذه الرسوم البيانية:

    من قائمة التقارير Report >> تكاليف Costs >> نظرة عامة على التكاليف Resource Cost Overview

 

الرسم البياني الثاني :
نظرة عامة عن الموارد  Resource Overview

تُبين هذه الرسوم البيانية حالة وأداء الموارد داخل المشروع، عبر ثلاثة رسوم بيانية فرعية كالتالي:
image
إحصائيات الموارد Resource Stats
  يُظهر هذا الرسم البياني توزع ساعات العمل على الموارد مُبيناً لكل مورد إجمالي ساعات العمل و عدد  الساعات المُنجَزة وفيما لو تجاوزت هذه الساعات خط الأساس Base Line أم لا
– حالة إنجاز العمل Work Status
   يُظهر هذا الرسم البياني إجمالي النسبة المئوية لانتهاء كل مورد من مهامه داخل المشروع
– حالة الموارد
يُظهر هذا التقرير الفترة الزمنية لالتزام كل مورد في المشروع بالإضافة الى حجم العمل المتبقي مُمثلاً بعدد الساعات المتبقية

للوصول الى هذه الرسوم البيانية:
من قائمة التقارير Report >> موارد Resource >> نظرة عامة على الموارد Resource Overview

تقرير:

استخدام الموارد  Resource Usage Tools

يُعتبر هذا التقرير من أفضل التقارير التفاعلية التي تُبين استخدام الموارد في المشروع، إذ يعرض التقرير اسم كل مورد  Resource وإجمالي عدد الساعات المطلوبة منه في المشروع وتحته تفصيل المهام المسؤول عنها وتوزيع الساعات على كل مهمة.
في القسم الآخر الآخر من التقرير يعرض توزع هذه المهام على الفترات الزمنية.image

فكما تلاحظ في الرسم يشير الى أن الموظف أحمد مطلوب منه 48 ساعة عمل في المشروع موزعة على أربعة مهام، في المهمة المسماة ” مهمة 5″  مطلوب منه 16 ساعة، وهذه الساعات مطلوبة منه على يومين  بتاريخ 4/4/2017 و 5/4/2017 بمعدل 8 ساعات يومياً.أنت الآن كمدير مشروع ستتمكن – مثلاً – من اتخاذ قرار في حال لو قدم هذا الموظف طلب إجازة في تاريخ سيُخبرك Microsoft Project إن كان مطلوباً في مهمة داخل المشروع أم لا …

للوصول الى هذا العرض من قائمة Task أو  Resource اختر Resource Usage من القائمة المنسدلة View

في النهاية التقرير والرسوم البيانية التي ذُكرت أعلاه هي التقارير القياسية Standered أي كما تم إعداداها مسبقاً داخل Microsoft Projcet، تذكر أنه بإمكانك التعديل على هذه التقارير وإضافة أو إزالة أي معلومات أخرى بسهولة عبر الضغط على الرسم البياني Chart واختيار الحقول التي تريد إظهارها ….

.

التصنيفات : إدارة

أطلقت مايكروسوفت مؤخرا منصة Microsoft Teams كإحدى الخدمات الجديدة داخل المنصة السحابية Office 365، تعمل هذه المنصة على تسهيل العمل الجماعي داخل المنظمات بمختلف أحجامها، حيث تمكن أفراد المنظمات من إدارة أعمالهم واجتماعاتهم ومناقشة الأفكار التي تخص تسيير الأعمال بالإضافة الى عقد الاجتماعات المرئية وتبادل الملفات عبر الخدمات المتضمنة لـ Skype for Business & One Drive

تتيح لك المنصة أيضا استدعاء البرامج الأخرى من Office 365  مثل ملف نصي أو تقرير مرتبط ب PowerBI  وعرضها بشكل حي وتفاعلي وبدء النقاش حولها مع فريق العمل.

 

 

 

تتيح منصة Microsoft Teams  من العمل من خلال المتصفح أو من برامج الجوال (Android & IOS) ومن خلال برامج يتم تنزيله على جهازك الشخصي ……

 

 

 

 

إن كان لديك اشتراك في Office 365 في إحدى الباقات التالية:

Business Essentials, Business Premium, أو Enterprise E1, E3, E5، جرب هذه الميزة مباشرة عبر تفعيلها من خلال المسار: Settings > Services & Add Ins > Microsoft Teams.
أو عبر الرابط https://teams.microsoft.com

 

 

لمزيد من المعلومات:

https://products.office.com/en/microsoft-teams/group-chat-software?utm_source=facebook.com&utm_medium=referral

 

التصنيفات : إدارة, ريادة الأعمال

من المقرر أن يصدر الدليل المعرفي لإدارة المشروعات PMBOK Guide Sixth Edition في الربع الثالث لهذا العام 2017

هذا الدليل الذي يتضمن المعايير التأسيسية لإدارة المشاريع سيتم إصداره بإحدى عشر لغة منها العربية.

في السطور القليلة سأشير الى أهم التعديلات التي ستتضمن الإصدار السادس..

 

ما الجديد في PMBOK 6th ?

سيكون هنالك تعديل على مجموعة عمليات إدارة المشروع والمجالات المعرفية Knowledge Areas ،

التعديلات تتمثل في :

  • إضافة 3 عمليات جديدة
  • حذف عملية واحدة "إغلاق المشروع أو المرحلة" لتكون مدموجة مع عملية إغلاق المشروع.
عمليات جديدة عمليات تم حذفها
Manage Project Knowledge Close Procurements
Control Resources  
Implement Risk Responses  
  • مازال هناك  5 مجموعات للعمليات process groups وعشرة مجالات معرفية knowledge areas
  • أصبح إجمالي عدد العمليات Processes هو 49 عملية بدلا من 47 عملية
  • تم تغيير على مسمى اثنين من مسميات المجالات المعرفية Knowledge Areas
  • مجال إدارة وقت المشروع Project Time Management أصبح باسم Project Schedule Management
  • عملية Project Human Resource Management أصبح اسمها Project Resource Management
  • 7 عمليات سيتم تغيير اسمها لتصبح على النحو التالي:

الاسم كما في (PMBOK 5th)

الاسم الجديد (PMBOK 6th)

Perform Quality Assurance

Manage Quality

Plan Human Resource Management

Plan Resource Management

Acquire Project Team

Acquire Resources

Control Communications

Monitor Communications

Control Risks

Monitor Risks

Plan Stakeholder Management

Plan Stakeholder Engagement

Control Stakeholder Engagement

Monitor Stakeholder Engagement
عمليات تم التعديل على مسماها

ماذا عن اختبار الـ PMP أي إصدار يتوجب علي دراسته؟

  • لا تقلق، هنالك متسع كبير من الوقت، إذا كنت تنوي التقدم للاختبار قبل 01-01-2018 فيمكنك الاستمرار والتقديم على الاختبار وفقاُ للمعايير المنشورة في الإصدار الخامس (الحالي) PMBOK® Guide 5th
  • أما لو كنت تخطط للتقدم بعد هذا الموعد، فعليك مراعاة التعديلات التي ستتضمن في  الاصدار السادس PMBOK 6th

تذكر إنه يمكنك تحميل آخر نسخة من PMBOK مجاناً من خلال الرابط أدناه (يتوجب أن يكون لديك عضوية PMI)

http://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok

التصنيفات : إدارة

اختبار ” إدارة المشاريع باستخدام برنامج بروجيكت ” Managing Projects with Microsoft Project  هو الاختبار الرسمي من شركة مايكروسوفت لتقييم مدى كفاءة الأفراد في استخدام البرنامج في تخطيط ومتابعة المشاريع. يحمل هذا الاختبار الرقم Exam 74-343 ويتم حالياً قياس المهارات بناءً على آخر إصدار طرحته مايكروسوفت وهو Microsoft Project 2016.

اجتيازك لهذا الاختبار يؤهلك للحصول على شهادة أخصائي مايكروسوفت في بروجيكت 2016 Microsoft Specialist certification in Microsoft Project 2016

 

مواضيع الاختبار وتوزيع الأسئلة

هنالك ما يقارب 55 سؤال بطريقة الاختيارات المتعدد Multiple-choice، يتوجب الإجابة عليهم في فترة لا تتجاوز الساعتين من خلال اختبار حاسوبي Computer-based يتم من خلال أحد المراكز المعتمدة لشركة Pearson VUE المنتشرة حول العالم (Pearson VUE Test Center)نتيجة بحث الصور عن ‪Microsoft Specialist certification in Microsoft Project 2016‬‏

لتتخطى هذا الاختبار، عليك الحصول على  درجة 700 من أصل 1000

يمكن التقدم للاختبار بأكثر من لغة (على الرغم من وجود نسخة عربية من البرنامج إلا أن اللغة العربية ليست من الخيارات المتاحة لدخول الاختبار )

 

تتوزع أسئلة الاختبار حول المواضيع التالية:

  • تهيئة البرنامج لإنشاء مشروع جديد Initialize a project ( نسبة الأسئلة من 15 الى 20%)
  • إنشاء المهام Create a task-based schedule (نسبة الأسئلة من 20الى 25%)
  • إدارة الموارد والتعيينات Manage resources and assignments (نسبة الأسئلة من  20 إلى 25%)
  • تتبع وتحليل أداء المشروع  Track and analyze a project  (نسبة الأسئلة من 20الى 25%)
  • استخدام معلومات البرنامج في التواصل Communicate project information (من 15إلى 20%)

قيمة الاختبار:

رسوم تقديم الاختبار هي165$ (قد يختلف المبلغ بحسب مكان إقامتك)
هنالك إمكانية لحصولك على خصم إن كنت ما زلت طالباً، اتبع الرابط أدناه لمزيد من المعلومات
https://www.microsoft.com/en-us/learning/certification-exam-policies.aspx#policies-2

 

للتسجل في الاختبار:

اتبع الرابط التالي https://goo.gl/lGXEDB للتسجيل في الاختبارـ يتوجب أن يكون لديك حساب على Windows Live  وبطاقة ائتمانية.Project 2013

احرص على إدخال اسمك كما هو موجود في جواز السفر وتذكر أن الشهادة ستُطبع بنفس الطريقة التي كتبت بها الاسم.
سيتم عرض المراكز المعتمدة، اختر الأقرب إليك واحدد التاريخ والوقت وتذكر بإنك لو أردت تغيير التاريخ فيجب القيام بذلك قبل 24 ساعة على الأقل من موعد الاختبار

 

 

 

مراجع وروابط مفيدة:

التصنيفات : إدارة, تخطيط

تقارير ورسوم بيانية متقدمة لإدارة المشاريع من برنامج مايكروسوفت بروجيكت Ms Project 2016

يصب اهتمام الكثير ممن يعملون على برنامج إدارة المشاريع Ms. Project على الاكتفاء بوضع الخطط الزمنية والمالية للمشروع ويقتصرون على شيء بسيط من التقارير! الحقيقة أن هنالك العديد من التقارير والتحليلات الهامة التي يوفرها برنامج مايكروسوفت بروجيكت Microsoft Projcet 2016 تتسم بالاحترافية وبسهولة استخراجها، هذه التقارير ستكون مهمة جدا بالدرجة الاولى لمدير المشروع ومن ثم للفريق ولراعي المشروع، كلٌّ بحسب احتياجه.

 

سأتناول اليوم الرسم البياني الذي يبين المهام المتبقية مقابل الزمن Task Burndown

يُعتبر الرسم البياني Task Burndown من الرسومات المهمة لكل مدير مشروع، إذ يكون محط متابعة يومية.
هذا المخطط مهم للغاية لمن ينتهجون منهجية الـ Agile & Scrum-based Methodology.

Capture

 

 

 

تم إدراج هذا المخطط في النسخة Project 2013،
في السابق لرؤية هذا المخطط كان عليك استخدام قوالب Excel لتصل اليه، والان أصبح الحصول على المعلومة سهل للغاية

 

كيف تقرأ هذا المخطط البياني؟

يبين هذا الرسم البياني مقدار المهام المكتملة خلال فترة زمنية (يمكن تحديدها).

يمثل المحور العمودي مقدار عدد المهام بينما يمثل المحور الأفقي الزمن.
يمكن أن تتحكم بطريقة عرض الزمن بحسب مدة المشروع (كأن يظهر بحسب اليوم أو الأسبوع أو الشهر ..)
إن كانت الفجوة بين منحنى المهام المتبقية (اللون الأزرق) ومنحنى المهام الفعلية المتبقية (اللون البرتقالي)

فهذا يدل على ان المشروع عرضة بشكل الكبير لأن يتأخر.

 

 

ليظهر هذا الرسم بشكل صحيح يجب أن تحتوي خطتك على:

  1. تعريف الموارد البشرية وربطها بالمهام Define and assign resources
  2. ربط المهام فيما بينها Link Tasks
  3. تعريف خط أساس للمشروع Project Baseline
  4. إدخال القيم الفعلية التي تنتج عن تقدم سير المشروع  Project Progress

للوصول الى هذا التقرير اتبع المسار التالي:

Report > Dashboard > Burndown

 

 

التصنيفات : إدارة, تخطيط

أهمية الوصف الوظيفي Job Description

كتبه منذر اسامة في 2016.5.07

الوصف الوظيفي أو الـ Job Description يظنه البعض أنها من الكماليات أو الترف الإداري  – إن صح التعبير – فلا تجد العديد من اصحاب المناصب الادارية العليا يهتم بوجوده داخل منظمته ربما لعدم تخيل الفوائد الحقيقية!

سأحاول في هذا الموضوع تسليط الضوء على فائدة وجود الأوصاف الوظيفية داخل المنظمة، وأهميته ….

 

اهمية الاوصاف الوظيفية

للوصف الوظيفي أهمية كبيرة سواءً للعاملين أو أصحاب العمل، فجميع الموظفين يرغبون في معرفة ما المتوقع منهم في المناصب التي يتعينوا عليها وكيف سيتم تقييم أدائهم لاحقاً، كما أن – من جهة أخرى – أرباب العمل يودون أيضاً معرفة المهام التفصيلية لكل وظيفة لتقييم أهمية الوظيفية التي سيتم البحث عن موظفين لشغرها أو في حال تفكيرهم بإقالة من يشغرها.

 

يمكن القول أن استخدامات الوصف الوظيفي يساعد في :

  1. وضع عوامل لقياس الاداء الوظيفي
  2. تكوين تصور واضح لكل موظف عن المهام والمسؤوليات الملقاة على عاتقه
  3. إظهار الحدود الوظيفية والصلاحيات لكل منصب
  4. تسهيل عملية التوظيف والاستقطاب لموظفي الموارد البشرية
  5. تحديد المهارات والمعارف الواجب تنميتها لدى الموظفين
  6. توضيح التسلسل الهرمي للوظيفي وتحديد المسار الوظيفي
  7. بناء الصلاحيات ورسم حدود الاعتماد عند تطبيق النظام التقني

بنود الوصف الوظيفي

للأوصاف الوظيفية محددات لا يجب أن تُغفل، منها:

  • ترويسة الوصف
    وتشمل تاريخ اعداده و رمزه واسم  الوظيفة والادارة والمرؤوسين وغيرها..
  • الهدف من الوظيفة
    ويشمل الهدف العام للوظيفة
  • المهام الوظيفية
    ويُذكر المهام التفصيلية التي يتوجب ان يقوم بها الموظف بشكل دوري
  • المواصفات الى يجب توافرها في الموظف
    كالمؤهلات الأكاديمية والخبرات المطلوبة
  • المعارف والمهارات الرئيسية التي تحتاجها الوظيفة

المتطلبات الاساسية لبناء أوصاف وظيفية واضحة ومتكاملة،

يوصى بشدة ان تكون العناصر أدناه جاهزة قبل البدء في اعداد الاوصاف الوظيفية:

  1. العمليات على مستوى المنظمة High-level Business Process
  2. هيكل تنظيمي Organizational Chart واضح للإدارات والوظائف موضحا بها اهداف كل ادارة  (انظر موضوع الهياكل التنظيمية http://www.monzerosama.com/?p=786 )
  3. الخطة الاستراتيجية Strategic Plan
  4. الوصف الوظيفي الحالي إن وجد

 

أخيرا لا يُنصح ان تقوم الشركة عبر أحد إداراتها بتصميم الوصف الوظيفي الخاص بها دون إشراك مستشار إداري خارجي، ذلك لأن المستشار الإداري يبني هذه الاوصاف بناء على اسس علمية بعد تحليل دقيق للمنظمة عبر عقد ورشات عمل مشتركة مستحضرا خبرات سابقة لمنظمات شبيهة مستخدما أفضل الممارسات في ذلك

التصنيفات : إدارة, تخطيط

هذا الموضوع يُبسط مفهوم الخطة الاستراتيجية وتبين مشاكل تطبيق الخطة الاستراتيجية لدى المنظمات.
يمكن القول أن التخطيط الاستراتيجي Strategic Plans عبارة عن عملية شاملة أو نتيجة أو خارطة طريق يخرج بها أصحاب المصلحة Stakeholders داخل المنظمة لتحديد ما ينبغي أن تُصبح عليه الأعمال و تؤسس لعوالم تساعد المنظمة للتحرك الى مستويات أعلى في الإنجاز خلال السنوات القادمة !

 

تُبين الخطة الاستراتيجية أين أنت الآن، وما هو المهم بالنسبة لمنظمتك لتركز عليه، وما الذي يجب أن تُنجزه خلال الفترة القادمة.

لا بد للتخطيط الاستراتيجي أن يصف الرسالة والرؤية والقيم الأساسية للمنظمة، ويستكشف  التهديدات والفرص للأسواق او المجالات المستهدفة ويؤخذ بعين الاعتبار الأولويات الحالية والمستقبلية للمنظمة.

 

 

هل يمكن أن تقوم المنظمات بعمل خطتها الاستراتيجية مُعتمدين على طاقمها الداخلي فقط؟
يصعب أن يكون الجواب “نعم” ! إذ أَن مُعظم العاملين في المنظمات التجارية أو الخيرية أو الحكومية لديهم ما يُشغلهم من أعمال تم تعيينهم في المنظمة لأدائها، وقد لا يكونوا على اطلاع على كافة المنهجيات وطرق تصميم  الاستراتيجيات، لذا يُوصى بشدة بأن يُركز منسوبي المنظمة على تنفيذ الاستراتيجية عوضاً عن تأسيسها من البداية وإسناد هذه المهمة لمختص أو جهة استشارية تُشرف على عملية التخطيط بمشاركة أصحاب العلاقة.

دور الطرف الاستشاري في صياغة الاستراتيجية هام جداً, ومستشار التخطيط الاستراتيجي – والذي يسمى أحيانا بـ Facilitator – دوره يكمن في مساعدة الفريق الإداري للمنظمة في تطوير وتبني الخطة الاستراتيجية والتأكد من الإحاطة بكافة جوانبها وفق منهجيات معتمدة.


كثيرةٌ هي المهام المناطة بهذا المستشار فهو مسؤول عن دفع وقيادة العجلة أثناء عملية التخطيط… ويعمل على المساهمة في تبني فريق المنظمة للاستراتيجية ومن انخراط الأطراف اللازمة في عملية التخطيط،
هو يساعد أيضاً على استخراج الأفكار والأهداف وتفكيكها ووضعها في إطارها المناسب ومناقشة توافقها مع الاستراتيجية وفق منهجيات علمية، ويتأكد من جودة المخرجات وصلاحيتها للتطبيق من خلال ورشات عمل مكثفة ومُرَكزة.

 

 

مكونات الخطة الاستراتيجية

يمكن للخطة الاستراتيجية بأن تأتي بأشكال مختلفة، لكن أغلب الخطط  الفعالة تحتوي على:

  1. الرؤية  Vision
  2. الرسالة Mission statement
  3. قيم المنظمة
  4. التحليل الرباعي SWOT Analysis
  5. الميزة التنافسية
  6. الأهداف الاستراتيجية البعيدة المدى
  7. الاهداف والمبادرات الاستراتيجية قصيرة المدى
  8. بطاقة الأداء المتوازن ومؤشرات الأداء KPI

وقفت على العديد من الشركات الكبيرة التي تعمل دون تخطيط استراتيجي وبعضهم كان عنده خطة استراتيجية موجودة بداخل مُغلفٍ فخم ومطبوعةٍ على أوراقٍ فاخرة، ويُفرد لها صفحات على موقع الشركة على الانترنت! لكن للأسف محتواها لم يخرج عن إطار الدُرج الذي يحتويها وما يُطبق منها لا يكاد يُذكر …. ويتساءل أصحاب القرار في المنظمة عن سبب الفشل وبطئ الإنجاز!!!

 

من أهم الأسباب التي قد تؤدي الى فشل تطبيق الخطة الاستراتيجية:

  1. عدم وجود قناعة \ أو وعي بأهمية التخطيط الاستراتيجي. بعض الشركات تضع الخطة الاستراتيجية ليُقال أن لديها خطة وحسب!
  2. عدم أخذ بيئة المنظمة أثناء التخطيط بعين الاعتبار والتركيز على النتائج وإهمال عملية التغيير.
  3. عدم التبني أو الالتزام الجزئي لمجلس الإدارة أو المدراء التنفيذيين.
  4. إشراك الأشخاص الخطأ في عملية التخطيط مما يؤدي الى حصول تضارب أثناء عملية تنفيذ الخطة
  5. تعيين الأشخاص الخطأ في المناصب القيادية
  6. اعداد الخطة بناء على بيانات غير دقيقة.
  7. ضعف المتابعة وعدم المسائلة لمسؤولي تنفيذ الاستراتيجية
  8. ضعف في الموارد اللازمة لتنفيذ الاستراتيجية أو وضع الأهداف بطريقة غير صحيحة (قد تكون غير واقعية أو مبعثرة ) تؤدي الى قلة التركيز!

 

 

في المكتب الاستشاري الذي أعمل به (مكتب المسارات الرائدة للاستشارات الإدارية و تقنية المعلومات) أطلعني بعض الاستشاريين المعتمدين دولياً على حالات رائعة لاستشارات طُبقت لمنظمات خيرية أَحدثَ التخطيط الاستراتيجي فيها نقلة نوعية! بل إن بعض المنظمات قادها الالتزام بخطتها الاستراتيجية الى الحصول على جوائز متميزة في العمل الخيري.

ختاماً: الخطة الاستراتيجية شيء رائع…. تطبيقها بشكل سليم قد ينقل منظمتك الصغيرة الى مستويات عالية ويفتح أمامها مجالات لم تعتقد يوماً أنه من الممكن بلوغها .

في الموضوع القادم بإذن الله، سأتحدث عن أهم الأدوات التي تساعد في تطبيق الاستراتيجية وقياس فعاليتها وهي أداة Balance Scorecard أو بطاقة الأداء المتوازن.

 

شاركني معلوماتك حول تحديات تنفيذ الخطة الاستراتيجية في منظمتك.